Dopo l’introduzione dell’obbligo della Conservazione Sostitutiva a norma, a partire dal 1 gennaio 2022 è stata definita obbligatoria la redazione del Manuale di Conservazione, anche nel caso in cui il servizio sia affidato ad un provider esterno.
Secondo le nuove regole tecniche AgiD relative alla Conservazione a norma infatti, le aziende sono obbligate a nominare un soggetto giuridico in qualità di Responsabilità della Conservazione che sia diverso dal provider intermediario che continuerà a svolgere il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione.
Il Responsabile della Conservazione, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD 4, ha come ruolo primario quello di definire ed attuare le politiche complessive del sistema di Conservazione e governarne la gestione con piena autonomia. Tale ruolo può essere ricoperto solo ed esclusivamente da una persona fisica.
Per tutti i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione questo ruolo può essere svolto anche da un soggetto esterno avente le competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche purchè si tratti di un individuo terzo rispetto al Conservatore. Sotto la propria responsabilità, il Responsabile può eventualmente delegare lo svolgimento delle attività o parte di esse ad altri soggetti aventi specifiche competenze ed esperienze.
Tra i compiti del Responsabile della conservazione c’è quello di redigere e firmare il Manuale di Conservazione che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e tutte le informazioni utili alla gestione del sistema di conservazione.
In sintesi si tratta di un contenitore all’interno del quale è racchiuso tutto il processo inerente alla conservazione dei documenti informatici di un’organizzazione.
Il Manuale di Conservazione è un documento obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni e i privati a partire dall’1 gennaio 2022. Qualora le aziende si avvalessero di un conservatore esterno, si potrà scegliere se trascrivere di propria mano le attività del processo oppure demandare al conservatore a cui sono affidati.
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