Quotidianamente la tua società riceve, gestisce, elabora ed archivia una gran quantità di documenti. Si stima che un lavoratore medio impieghi circa tra il 30 e il 40% del proprio tempo nella ricerca delle informazioni in archivi fisici o informatici non strutturati.

Per continuare ad essere competitivi e per snellire i processi lavorativi aziendali, non puoi fare a meno di un software di gestione documentale e dei processi, grazie al quale potrai rendere la tua attività realmente moderna!

Efficienza, qualità, organizzazione e tempestività nel fornire risposte alla clientela sono elementi fondanti del nostro lavoro.

Il documento analogico, la carta, non rappresenta lo strumento ideale per ottenere un processo ottimale. Kalyos, con soluzioni di digitalizzazione e servizi integrati, ti permette di ottimizzare e migliorare il tuo lavoro.

Quale software di gestione documentale utilizzare?

I nostri clienti utilizzano DocuWare, il software di gestione documentale e di processi (ECM – Enterprise content management e BPM Business Process Management) che è stato scelto da più di 18 mila aziende e 500 mila utenti nel mondo, il migliore e il più completo attualmente sul mercato.

Ti permette di semplificare tutte le operazioni inerenti dati e informazioni e migliora drasticamente l’efficienza della tua azienda. Il suo utilizzo ti garantirà molteplici vantaggi in termini di organizzazione, ottimizzazione dei flussi di lavoro e sicurezza dei tuoi documenti, oltre ad essere perfettamente integrabile nella tua infrastruttura IT.

La soluzione DocuWare è scalabile, in cloud e si adatta a qualsiasi dimensione aziendale medie e grandi così come anche per i professionisti e le piccole imprese.

Potrai organizzare, gestire, archiviare e condividere file, acquisire qualsiasi documento cartaceo tramite il tuo scanner o la tua stampante multifunzione, oppure archiviare le tue e-mail in raccoglitori virtuali, in totale sicurezza e sempre a portata di mano. Basta una semplice connessione internet e le tue credenziali di accesso.

L’indicizzazione dei documenti avviene in modo automatico grazie all’ Intelligent Indexing Service di DocuWare, basato su cloud e dotato di intelligenza artificiale e funzioni di auto-apprendimento: più usi il software documentale, più precisa diventerà l’analisi dei contenuti.

In questo modo i processi manuali vengono eliminati, la tua struttura potrà dedicare più tempo per attività che producono reddito, o semplicemente essere focalizzati sulle “attività-core”.

L’adozione delle nostre soluzioni e la nostra professionalità ed esperienza ti aiuterà a migliorare i processi aziendali e gestire i documenti in digitale!

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Software gestione documentale, come utilizzarlo

L’accesso alle informazioni si agevola, i costi legati all’archiviazione vengono abbattuti, il workflow documentale viene ottimizzato al meglio, la continuità operativa è garantita: è in questo modo che diventa possibile concentrarsi sul lavoro vero e non perdere più tempo con attività manuali e condivisioni imprecise di documenti persi chissà dove nel computer di chissà chi.

Ecco perché la digitalizzazione dei processi aziendali permette di far risparmiare sia tempo che denaro all’azienda.

DocuWare è il software di gestione elettronica documentale che garantisce la sicurezza certificata ed è disponibile on-premise o tramite cloud.

Scopri le certificazioni DocuWare

come utilizzare la gestione documentale

Vantaggi della gestione documentale aziendale

Ottimizzare l’interazione e la comunicazione, gestire al meglio l’intero ciclo di vita dei documenti, archiviare ma soprattutto conservare a norma: DocuWare propone una gestione elettronica e di processi che garantisce una serie di benefici e vantaggi.

Rispetto per l’ambiente

Niente più volumi e risme di carta stampata (con conseguente risparmio in denaro).

Più spazio

L’archiviazione fisica non è più necessaria, per questo si ottimizzano gli spazi all’interno dell’ambiente (basta scaffali, benvenuti database e server o gestione in cloud).

Risparmio e meno costi di gestione

Riduci le perdite di denaro grazie all’ottimizzazione dei processi interni, che ne favorisce l’efficacia e l’efficienza e ne consegue una riduzione dei costi.

Inalterabilità dei documenti

Non ci saranno più fogli ingialliti, rovinati dal tempo o dall’usura, macchiati e rovinati. Inoltre nessuno potrà modificare le informazioni contenute all’interno dei documenti.

Informazioni completamente riservate

É l’Amministratore di Sistema a decidere quali utenti possono operare su quali documenti, in questo modo ognuno accede solo a quelli che risultano essere legati al suo profilo personale.

Completa disponibilità dei documenti

La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti permettono di relazionare i vari documenti e di avere la disponibilità della documentazione in modo immediato. Basta una semplice connessione ad internet per avere a disposizione tutti i documenti.

Le funzionalità dell’archiviazione documentale con DocuWare

Le funzioni base riguardano l’archiviazione e la ricerca dei documenti. Queste due operazioni sono importanti per introdurre in azienda la conservazione digitale a norma.

La gestione documentale, infatti, garantisce una corretta amministrazione di tutti i documenti aziendali, a partire dalla loro emissione fino alla conservazione.

All’interno di un’azienda i documenti che circolano sono svariati: dalle fatture ai contratti, dalle circolari alle autorizzazioni, dalle pratiche amministrative a quelle contabili.

I documenti hanno un proprio ciclo di vita (creazione, utilizzo, condivisione, conservazione) è proprio con la gestione del workflow documentale che si riescono a svolgere questi compiti.

Puoi modificare, verificare e autorizzare i files con numerosi strumenti digitali e timbri, annotazioni, post-it, gestire i documenti attraverso app.

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Software di gestione documentale

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Sicurezza e integrazione software gestione documentale

La sicurezza informatica è un aspetto prioritario quando si tratta di documenti aziendali e dati sensibili:

DocuWare è lo strumento ideale a cui affidare questo aspetto strategico e imprescindibile.

Gli accessi sono garantiti da un sofisticato sistema di autorizzazioni creato ad hoc sulla base delle tue esigenze, e la creazione di gruppi e profili di utenti permetterà di rendere le operazioni di assegnazioni rapide e flessibili.

E non è tutto: DocuWare è conforme a tutte le più severe normative relative alla conservazione dei dati, rendendoli a prova di manomissione, e allo stesso tempo proteggendoli da perdite grazie a un duplice backup, anche su piattaforma cloud.

Applicazione SmartSign per la firma elettronica

La firma grafometrica è un’evoluzione avanzata di firma elettronica che va a completare in sinergia con la conservazione sostitutiva, la pressoché totale dematerializzazione di tutti i documenti cartacei presenti nei tuoi archivi.

Permette di Inviare automaticamente i documenti archiviati all’app SmartSign per la firma biometrica. I documenti, una volta firmati, vengono poi restituiti a DocuWare e automaticamente archiviati nel relativo archivio.

SmartSign è un’innovativa tecnologia basata su una duplice componente hardware/software: il documento viene infatti firmato per mezzo di uno stilo su di un tablet od una tavoletta grafica.

Il software si occupa di creare una chiave univoca che si leghi al documento stesso rendendolo unico ed immodificabile analizzando informazioni biometriche quali pressione, velocità, accelerazione e ritmo dello stilo.

SmartSign ha ottenuto la Certificazione ISO27001, in quanto soluzione di Firma Elettronica Sicura che utilizza una codifica conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale e successivi adeguamenti.

Fatturazione elettronica e gestione documentale

Nel corso del 2019 è stata introdotta la fatturazione elettronica, sia per transazioni b2b che per quelle a carico della Pubblica Amministrazione.

Kalyos ha sviluppato soluzioni professionali e personalizzabili per permettere alla tua attività di essere in regola con questa nuova normativa fiscale, totalmente compatibili con i dati generati dal tuo gestionale.

Per gestire la fatturazione elettronica, sia per transazioni b2b che per quelle a carico della Pubblica Amministrazione abbiamo realizzato un tool totalmente integrato con la soluzione DocuWare, che permette di ottimizzare i la ricezione e invio delle fatture elettroniche e la loro rappresentazione in forma grafica facilmente visualizzabile registrazione automatica prima nota, firma digitale, importazione ed invio dati in formato xml, conservazione in cloud: questi sono solo alcuni degli ambiti in cui il software personalizzato Kalyos può aiutarti.

Un’occasione unica per potersi trasformare in un vero e proprio HUB per altri colleghi e fidelizzare ulteriormente la propria clientela!

gestione documentale

Ecco alcuni esempi di come utilizzare DocuWare

Contabilità

I processi del ciclo attivo e passivo, (AR e AP) vengono strutturati, definiti e verificati, ciò permette di ottimizzare i flussi di approvazione e conseguentemente scaturiscono audit semplificati, l’accesso web ai documenti agevola l’operatività e la fruibilità dei documenti stessi.

Risorse Umane

I documenti personali e sensibili vengono archiviati con la massima sicurezza e i processi di onboarding vengono semplificati, la gestione dei moduli di richiesta ferie, permessi, straordinari, nota spese etc. diventano un “form-web” di facile utilizzo di immediata efficacia, sia nel processo approvativo che nel semplice recupero delle informazioni.

Reparto Vendite

Il personale di vendita avrà un comodo accesso mobile a contratti, listini prezzi e proposte. Recuperare le informazioni essenziali e strategiche non è (sarà) più un problema, riuscirai a fidelizzare il cliente perché la gestione delle sue esigenze saranno chiare e disponibili nel sistema documentale.

Customer Care

L’esperienza del cliente viene notevolmente migliorata dalla possibilità di fornirgli informazioni tempestive e risposte rapide, è in questo modo che si costruisce una fedeltà duratura.

Accesso mobile

Finalmente sia team remoti che i collaboratori esterni possono accedere in modo facile e veloce alla documentazione presente negli archivi aziendali.

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ALCUNI CASE STUDY DOCUWARE

JURA PRODUCTS, Colne (Regno Unito)

I distributori automatici di caffè Jura permettono di preparare un caffè istantaneo semplicemente premendo un pulsante. L’archivio digitale della filiale britannica funziona in modo altrettanto automatico: i documenti vengono archiviati autonomamente e i documenti ricercati sono immediatamente disponibili.

L’azienda svizzera Jura vanta un parco clienti molto ampio in 49 paesi, tra cui più di 38.000 solo nel Regno Unito. Un moderno sistema di gestione dei documenti garantisce che tutti i loro processi siano organizzati. Il volume di documenti gestito, considerata la mole della clientela, è enorme: ogni settimana vengono archiviati circa 600 documenti di servizi, che prima di DocuWare erano distribuiti in vari punti dell’azienda. La soluzione, avviata nel reparto contabilità, è stata poi estesa a tutte le aree. Le fatture vengono scansionate e inviate automaticamente al reparto contabilità dove vengono indicizzate e inserite nell’archivio elettronico. Il sistema riconosce automaticamente quando un documento viene archiviato e invia la fattura al cliente e inoltre tutti gli ordini di riparazione e i report di analisi sono gestiti digitalmente. Nel futuro, Jura vuole testare soluzioni mobili che ottimizzeranno così anche il lavoro dei tecnici che potranno avere a disposizione, anche da remoto, tutte le informazioni pertinenti e necessarie.

GASTALDI INTERNATIONAL, Genova (Italia)

La società italiana Gastaldi International, specializzata nella gestione di sinistri per compagnie di assicurazioni, si è affidata ad un moderno sistema di gestione documentale per la gestione interna dei documenti sensibili e dei processi.

Con l’avvento del Coronavirus, la società ha sviluppato l’esigenza di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e ha deciso così di scegliere DocuWare per la sua semplicità e la sua gamma completa di funzionalità. I dati sensibili sono, grazie al DMS, accessibili solo agli utenti autorizzati e i flussi di lavoro basati sui documenti sono così più efficienti ed ottimizzati.

PROJECTO AG, Wildnau (Svizzera)

PROJECTO AG si occupa si produrre macchine speciali, sistemi e dispositivi per un’ampia gamma di industrie. La scelta di DocuWare ha portato ad un miglioramento della gestione dei flussi di lavoro, grazie all’indicizzazione e all’organizzazione delle informazioni aziendali.

Con l’adozione del nuovo sistema,  ogni giorno vengono memorizzati nell’archivio digitali fino a 140 documenti, accessibili grazie al solo clic di un pulsante.

CASEIFICIO RUPP, Hörbranz (Austria)

Da tre generazioni la qualità è al centro della filosofia aziendale del caseificio Rupp. Un’ambizione che l’azienda persegue con coerenza nella digitalizzazione dei processi aziendali. L’obbiettivo iniziale dell’azienda era quello di ridurre i volumi di carta, accellerare la progettazione più trasparente dei processi e integrare meglio le filiali globali.

Grazie all’adozione del software di gestione documentale DocuWare lo stato di elaborazione di ogni fattura è sempre disponibile e il riordino del materiale di imballaggio viene effettuato utilizzando un flusso di lavoro digitale. Anche lo scambio di dati tra i rappresentanti di vendita e la sede centrale è diventato più semplice: le ricevute vengono ora scansionate e inviate tramite app mobile anche mentre sono in movimento. Attualmente l’archivio digitale contiene circa 500.000 documenti, di cui 100.000 circa aggiunti ogni anno.

ADAM – TRANSPORTE, Neuried (Germania)

L’azienda Adam si occupa del trasporto di tutti i tipi di veicoli e oltre a migliorare i processi logistici, sono sempre alla ricerca di nuovi metodi per snellire i processi amministrativi. Hanno scelto DocuWare per l’ottimizzazione della gestione dei flussi di lavoro, perfettamente ingrato con il loro sistema di posta elettronica specializzato David grazie alla funzionalità connect-to-mail.

Le fatture e i documenti vengono digitalizzati tramite riconoscimento di codice a barre e archiviati automaticamente, con una conseguente riduzione dei tempi di elaborazione. Anche dal punto di vista ambientale la digitalizzazione è stata un successo: sono stati risparmiati dodici raccoglitori di carta ogni anno contenenti documenti di fatturazione.

Dopo la prima fase, anche l’intero reparto di gestione della qualità è stato interamente digitalizzato. Inoltre, con la versione Cloud, l’azienda risparmia notevolmente in termini di investimenti hardware e di tempo impiegato per l’esecuzione di backup regolari.

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