CASO STUDIO
La problematica da risolvere
Il gruppo Gastaldi, società italiana con una storia centenaria alle sue spalle, offre una grossa varietà di servizi: a partire dalla logistica, passando per il turismo, fino ad arrivare alla consulenza immobiliare. Ma non solo: Gastaldi offre consulenza sulla gestione dei sinistri e questa attività in particolare si basa sulle informazioni che vengono raccolte ed elaborate dai dipendenti. Il precedente sistema di gestione documentale a cui si era affidato il gruppo Gastaldi però, non era più in grado di coprire le esigenze aziendali soprattutto in seguito alla pandemia.
Gli obiettivi dell'azienda
L’obiettivo di Gastaldi International era quello di:
- Permettere l’accesso ai documenti a tutti i dipendenti, soprattutto a coloro che lavoravano da remoto
- Garantire la massima sicurezza e protezione delle informazioni sensibili contenute nei file di interscambio
- Adottare un sistema intuitivo e semplice dalle rapide tempistiche di implementazione per non rallentare l’operatività
I risultati ottenuti con DocuWare
DocuWare è stato direttamente integrato con il database dei sinistri dell’azienda e tutte le informazioni sono contenute all’interno di un archivio elettronico che garantisce la massima sicurezza di tutti i dati sensibili presenti grazie agli accessi limitati ai soli utenti autorizzati. Ma non solo: a DocuWare è stata affidata la gestione di diversi processi interni di approvazione che ha permesso in breve tempo di migliorare notevolmente l’efficienza operativa di tutta l’azienda. Questo perchè, grazie alla possibilità di completare le pratiche burocratiche in maniera digitale, le specifiche dei processi vengono soddisfatte con un minore sforzo.
La scelta di un software in cloud inoltre ha permesso, oltre a una notevole agevolazione nel lavoro da remoto, un importante risparmio economico in quanto l’amministrazione, il mantenimento e la manutenzione della piattaforma non necessitano di figure professionali aggiuntive.
"Non possiamo dire di provare nostalgia del passato e dei processi cartacei. Ad oggi, sono anche i nostri dipendenti a suggerirci quali processi possiamo digitalizzare nel futuro. Grazie a DocuWare le attività vengono svolte più velocemente ed efficacemente."
William Fielding
Managing Director