CASO STUDIO
La problematica da risolvere
Jura è un’azienda svizzera specializzata nella produzione di macchine per il caffè automatiche di elevata qualità con un parco clienti estremamente vasto in più di 49 paesi nel mondo. Ogni settimana venivano archiviati circa 600 documenti ai quali i dipendenti avevano bisogno di poter accedere quotidianamente. La problematica principale era che questi documenti si trovavano in punti differenti dell’azienda e questo significava causare una grossa perdita di tempo a ciascun utente che avesse la necessità di entrare in contatto con determinate informazioni
Gli obiettivi dell'azienda
L’obiettivo di Jura era quello di:
- Ridurre le tempistiche di ricerca dei documenti
- Migliorare l’organizzazione aziendale avendo a disposizione tutte le informazioni all’interno di un unico archivio accessibile da ogni luogo
- Ottimizzare l’operatività del reparto di Customer Service
I risultati ottenuti con DocuWare
DocuWare è stato introdotto in azienda in maniera graduale partendo dal reparto amministrativo per poi estendersi agli reparti aziendali.
Le fatture vengono ora scansionate e inviate automaticamente al reparto contabilità che si occupa di indicizzarle e registrarle all’interno di Navision per poi inserirle in un archivio elettronico. Inoltre, grazie al riconoscimento automatico del sistema, quando viene inserito un nuovo documento viene automaticamente inviata la fattura al cliente grazie alla lettura della mail.
Un altro reparto che ha beneficiato notevolmente dell’introduzione di un software di gestione documentale è stato quello dedicato al Customer Service: gli ordini di riparazione e i rapportini di analisi infatti vengono gestiti digitalmente così che ciascun dipendente possa accedere ai documenti archiviati direttamente dal sistema ERP riducendo i tempi di risposta al cliente e migliorando il livello di qualità del servizio offerto
“Da quando i documenti sono disponibili in un solo clic, siamo stati in grado di migliorare notevolmente il nostro servizio clienti. DocuWare è diventato uno degli strumenti più importanti per le nostre attività quotidiane"
Anton Dreyer
Digital Operations Manager