Firme elettroniche

Utilizzi e vantaggi

Quando viene richiesta una firma è necessario certificare di aver accettato i termini di un contratto, richiedere il rilascio del documento (es. carta d’identità o passaporto) oppure rilasciare un’autorizzazione di qualsiasi genere.

Nel momento della firma effettiva però, può essere che non l’utente interessato non sia presente fisicamente. Per questo, soprattutto dopo il periodo di Covid, sono state implementate in maniera sempre più importante le firme elettroniche. Non tutte le firme digitali però sono uguali e non tutte vengono utilizzate per gli stessi scopi per questo è importante comprenderne gli utilizzi e i vantaggi.

Firma autografa

Le firme autografe sono quelle che vengono rilasciate tramite l’utilizzo di carta e penna. Possono essere chiamate anche “firme umide”, in riferimento all’inchiostro che necessita di tempo per asciugarsi. Può essere sostituita anche da timbri o sigilli ed è sempre stato il metodo standard per la firma dei documenti legali, anche se al giorno d’oggi le firme elettroniche vengono utilizzate in sostituzione in quasi la totalità dei casi. La firma autografa a sua volta può essere scansionata ed inviata in formato elettronico, ma per dimostrarne l’integrità è necessario utilizzare misure di sicurezza (es. password unica, crittografia)

Quali sono i limiti della firma autografa?

In ambito lavorativo, l’utilizzo della firma autografa è un procedimento costoso e che richiede parecchio tempo. Infatti è necessario che:

Tutti i firmatari siano presenti fisicamente o che il contenuto da firmare sia inviato tramite mail a tutti gli interessati (il che richiede diversi passaggi che possono impiegare diverse ore o giorni)
I documenti da firmare possono essere facilmente falsificati o alterati
Gli utenti che accedono ai documenti possono non essere autorizzati (ad esempio se vi entrano in contatto mentre questi sono stati depositati su una scrivania)
I documenti possono essere persi, rovinati o distrutti da eventi di carattere naturale
I documenti cartacei non possono essere ricercati con facilità, soprattutto se archiviati in diversi scaffali/ambienti
L’archiviazione di documenti cartacei richiede spazio fisico

Firma elettronica

Per firma elettronica si intende qualsiasi firma che possa essere trasmessa digitalmente, sia che venga eseguita di persona su un tablet, indicata da un check box, tramite un timbro protetto o forniti da provider come DocuSign o Validated ID. Permettono di firmare a distanza oltre che a garantire maggiore sicurezza nell’archiviazione e nel recupero. Esistono diverse tipologie di firme elettroniche ed è importante distinguerle e riconoscerle:

Firme elettroniche semplici

Per firma elettronica semplice si intende il nome inserito nella firma di una mail, la spunta inserita in un check box o la firma che viene rilasciata a seguito di una consegna. Non costituisce una prova di chi ha firmato realmente il documento. Si tratta di firme ideali per le approvazioni e autorizzazioni interne (es. approvazione ferie, approvazioni budget, etc.). In quanto firme elettroniche semplici non richiedono dati aggiuntivi per verificare l’identità e chi le utilizza è consapevole che il rischio di contestazione della loro validità legale è minimo

Firme elettroniche avanzate

Le firme elettroniche avanzate sono le firme che vengono crittografate dalla chiave privata del mittente, fornita da un provider qualificato. Solo chi è autorizzato è in grado di decodificare la chiave e firmare il documento ed inoltre, la firma è accompagnata dall’orario in cui è stata eseguita. Per la convalidazione di questa tipologia di firma viene utilizzata l’autenticazione a due fattori e ne sono un esempio le firme biometriche o quelle che vengono utilizzate nei contratti commerciali del settore B2B.

Firme elettroniche qualificate

Le firme elettroniche qualificate prevedono che, oltre alla crittografia della chiave, l’identità del firmatario viene confermata da un certificato che certifica che il documento non è stato manipolato. Ogni firma elettronica qualificata avrà così una traccia di controllo e dovrà essere archiviata. Questa firma viene paragonata alla firma autografa e offre il massimo livello di prova. Ha pieno valore legale e può essere usata per firmare qualsiasi tipologia di transazione, documento o contratto (es. contratti bancari, polizze assicurative, etc.)

Tutti i vantaggi della firma elettronica

L’utilizzo della firma elettronica costituisce una parte concreta nel processo di digitalizzazione di un’azienda, per giunta anche molto vantaggiosa in quanto:

I documenti vengono firmati con maggiore velocità e in questo modo viene facilitata la gestione interna e la comunicazione con clienti, partner e fornitori
I documenti possono essere visionati, firmati e restituiti in ogni momento anche senza la presenza fisica
Viene migliorato notevolmente lo stato e il servizio di conservazione dei documenti
L’azienda può notare un notevole risparmio economico legato al minore utilizzo della carta e di tutte le spese correlate (stampe, spese postali, etc.)
La sicurezza aumenta e i rischi di falsificazione e manomissione diminuiscono
I dati vengono acquisiti in maniera veloce ed automatica

Firme elettroniche e workflow

I flussi di lavoro creati dai sistemi di gestione documentale permettono un’efficiente gestione dei documenti. Infatti si possono impostare regole ben precise per la gestione del documento da firmare e definire le azioni che avviano un flusso di lavoro (es. registrazione di un nuovo cliente, rinnovo di un contratto, etc.). Le varie fasi possono essere visionate da tutti gli utenti autorizzati che quindi possono vedere quali sono state completate e quali sono in sospeso.

Immagina di avere un documento da far approvare a diversi dipendenti all’interno della tua azienda: non è più necessario girare per ogni singolo ufficio alla ricerca della persona interessata o attendere che i documenti inviati via mail vengano stampati, firmati, scansionati e riconsegnati. In automatico, grazie all’utilizzo della firma elettronica, tutti gli step del processo saranno monitorabili e facilmente gestibili da remoto.

DocuWare e le firme elettroniche

Scegliere di abilitare la firma elettronica per gestire i processi digitalmente con un software come DocuWare significa velocizzare ed aumentare ancora di più l’efficienza aziendale e ridurre notevolmente tempistiche e complicazioni. Infatti l’utilizzo della firma remota consente, oltre ad agevolare le operazioni da remoto, di identificare i firmatari in maniera univoca e visualizzare le diverse versioni di un documento così da avere sempre la certezza di avere a disposizione la versione più aggiornata.