Cos'è la gestione documentale?
La gestione documentale è un pilastro fondamentale per le aziende moderne, poiché consente di organizzare, archiviare e recuperare in modo efficiente e sicuro tutti i documenti e le informazioni aziendali. Ma cos’è esattamente la gestione documentale? La definizione di gestione documentale consiste in un insieme di processi e procedure volte a controllare, proteggere e ottimizzare la gestione di documenti digitali e fisici all’interno di un’organizzazione. I principi fondamentali della gestione documentale includono l’identificazione e la classificazione dei documenti, l’assegnazione di diritti di accesso appropriati, l’applicazione di politiche di conservazione e distruzione, e l’implementazione di sistemi di archiviazione e recupero efficienti. I software di gestione documentale garantiscono che le informazioni aziendali siano facilmente accessibili quando necessario, riducendo al contempo i rischi legati alla perdita di dati e alla violazione della privacy
Gestione Documentale e Conservazione dei Documenti
L‘archiviazione e la conservazione dei documenti costituiscono una parte cruciale della gestione documentale, focalizzandosi sulla protezione e sulla preservazione a lungo termine delle informazioni aziendali.
L’archiviazione documentale riguarda la collocazione dei documenti in un sistema strutturato e accessibile, garantendo che siano facilmente reperibili quando necessario. D’altro canto, la conservazione documentale si concentra sulla durata e sul mantenimento dei documenti nel tempo, assicurando che siano protetti da danni fisici, manipolazioni non autorizzate o perdita di dati. Inoltre, grazie alla conservazione digitale è possibile proteggere le informazioni sensibili anche attraverso misure di sicurezza come la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e la registrazione delle attività
Chi beneficia della gestione documentale
Un sistema gestionale documentale offre numerosi vantaggi per un team di lavoro, indipendentemente dal ruolo. Tra questi, l’accesso facilitato consente ai membri del team di raggiungere rapidamente i documenti pertinenti da qualsiasi luogo, mentre la collaborazione migliorata permette loro di lavorare insieme su documenti in tempo reale, aumentando l’efficienza complessiva. Inoltre, l’organizzazione migliorata consente di categorizzare e archiviare i documenti in modo efficiente, facilitando la ricerca e la consultazione
CEO
Accedere alle informazioni in maniera rapida e costante permette al CEO di poter prendere scelte informate e precise, condividere con stakeholder e partner comunicazioni importanti e monitorare costantemente l'andamento dell'azienda identificando aree di opportunità e miglioramento
CFO
Grazie a un sistema di gestione documentale il CFO è in grado di gestire efficientemente le transazioni finanziarie (fatture, DDT, note spese, etc.) e garantire la conformità normativa dei documenti amministrativi archiviandoli secondo quando previsto dalle normative
HR manager
Grazie a un software di gestione documentale è possibile gestire in maniera efficiente i processi di onboarding, l'archiviazione dei contratti, la formazione del personale tramite condivisione di materiale e l'ottimizzazione della richiesta di rimborsi spese, ferie e permessi
Quando implementare un sistema di gestione documentale?
Identificare il momento opportuno per implementare un sistema di gestione documentale è indispensabile per migliorare l’efficienza e l’organizzazione aziendale.
Spesso, il momento giusto per iniziare la gestione documentale è quando un’azienda inizia a percepire segnali di inefficienza nella gestione dei suoi documenti, come la difficoltà nel reperire informazioni cruciali, la proliferazione di versioni obsolete dei documenti, o problemi legati alla sicurezza dei dati. Inoltre, situazioni come l’aumento del volume di documenti, la necessità di conformarsi a normative più stringenti o l’implementazione di nuove tecnologie possono costituire momenti critici per l’implementazione di un sistema documentale.
In generale, qualsiasi cambiamento significativo nell’ambiente aziendale o nelle esigenze operative può rappresentare un’opportunità per avviare o migliorare la gestione documentale. Adottare un sistema documentale in questi momenti permette alle aziende di ottimizzare la loro organizzazione interna, ridurre i rischi legati alla perdita di dati e migliorare la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra dipartimenti. In definitiva, l’implementazione di un sistema di gestione documentale non è solo una risposta a problemi esistenti, ma un investimento proattivo per garantire la competitività e la sostenibilità dell’azienda nel lungo periodo
Dove si applica la Gestione Documentale?
La gestione documentale riveste un ruolo cruciale in una vasta gamma di contesti operativi, dimostrando la sua versatilità e adattabilità in molteplici ambiti. Nei contesti aziendali, i software di gestione documentale facilitano l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei documenti, migliorando l’efficienza operativa e la collaborazione tra dipendenti di diversi reparti. Alcuni esempi sono:
Contabilità
I processi del ciclo attivo e passivo, (AR e AP) vengono strutturati, definiti e verificati, ciò permette di ottimizzare i flussi di approvazione e conseguentemente scaturiscono audit semplificati, l’accesso web ai documenti agevola l’operatività e la fruibilità dei documenti stessi
Risorse Umane
I documenti personali e sensibili vengono archiviati con la massima sicurezza e i processi di onboarding vengono semplificati, la gestione dei moduli di richiesta ferie, permessi, straordinari, nota spese etc. diventano un “form-web” di facile utilizzo di immediata efficacia, sia nel processo approvativo che nel semplice recupero delle informazioni
Reparto Vendite
Il personale di vendita avrà un comodo accesso mobile a contratti, listini prezzi e proposte. Recuperare le informazioni essenziali e strategiche non è più un problema, riuscirai a fidelizzare il cliente perché la gestione delle sue esigenze saranno chiare e disponibili nel sistema documentale
Perchè la gestione documentale è cruciale per il successo aziendale?
L’importanza della gestione documentale nel successo aziendale è evidente attraverso una serie di benefici cruciali:
PRODUTTIVITA' AZIENDALE
La gestione documentale migliora notevolmente la produttività aziendale, consentendo un accesso rapido e intuitivo alle informazioni necessarie. Con documenti facilmente reperibili e condivisibili, i dipendenti possono completare le loro attività in modo più efficiente, riducendo i tempi morti e ottimizzando i processi operativi
conformita' normativa
La gestione documentale garantisce la conformità normativa attraverso la centralizzazione e l'organizzazione dei documenti, facilitando la revisione e l'accesso alle informazioni necessarie per rispettare regolamenti e normative di settore
SICUREZZA
La sicurezza delle informazioni è un altro vantaggio fondamentale della gestione documentale, poiché i dati sensibili sono protetti da accessi non autorizzati e da perdite accidentali. Inoltre, grazie al controllo di versione sarà sempre possibile verificare quale utente ha effettuato quale modifica
COLLABORAZIONE
La collaborazione all'interno dell'azienda viene notevolmente potenziata, poiché i dipendenti possono facilmente condividere documenti, commenti e feedback in tempo reale, promuovendo una cultura aziendale più coesa e collaborativa
Come scegliere il software di gestione documentale giusto?
Nel selezionare una soluzione di gestione documentale, è essenziale considerare diversi fattori per garantire un’implementazione efficace e coerente con le esigenze aziendali. Prima di tutto, valutare attentamente i requisiti tecnici, come la scalabilità del software, la compatibilità con i sistemi esistenti e la facilità d’uso per gli utenti.
Inoltre, la sicurezza dei dati deve essere una priorità, quindi è fondamentale optare per una soluzione che offra funzionalità di crittografia, accesso basato su ruoli e controlli di accesso avanzati per proteggere le informazioni sensibili. Infine, l’integrazione con altri strumenti aziendali, come sistemi CRM o software di gestione dei progetti, può massimizzare l’efficienza complessiva dell’azienda, quindi scegliere una soluzione di gestione documentale che consenta un’integrazione senza problemi con queste piattaforme è cruciale per ottimizzare i processi aziendali.
Considerando attentamente questi criteri, è possibile selezionare un sistema di gestione documentale che si adatti perfettamente alle esigenze specifiche dell’azienda, migliorando l’organizzazione e la produttività complessiva
I vantaggi della gestione documentale
Ottimizzare l’interazione e la comunicazione, gestire al meglio l’intero ciclo di vita dei documenti, archiviare ma soprattutto conservare a norma: DocuWare propone una gestione elettronica e di processi che garantisce una serie di benefici e vantaggi
Rispetto per l'ambiente
Niente più volumi e risme di carta stampata (con conseguente risparmio in denaro)
Più spazio
L’archiviazione fisica non è più necessaria, per questo si ottimizzano gli spazi all’interno dell’ambiente
Meno costi di gestione
L’archiviazione fisica non è più necessaria, per questo si ottimizzano gli spazi all’interno dell’ambiente
Inalterabilità dei documenti
Non ci saranno più fogli ingialliti, rovinati dal tempo o dall’usura. Inoltre nessuno potrà modificare le informazioni contenute all’interno dei documenti senza autorizzazione
Informazioni riservate
É l’amministratore di sistema a decidere quali utenti possono operare su quali documenti, in questo modo ognuno accede solo a quelli che risultano essere legati al suo profilo personale
Completa disponibilità
La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti permettono di relazionare i vari documenti e di avere la disponibilità della documentazione in modo immediato tramite una semplice connessione ad internet
DocuWare, il software di gestione documentale
L’accesso alle informazioni si agevola, i costi legati all’archiviazione vengono abbattuti, il workflow documentale viene ottimizzato al meglio, la continuità operativa è garantita: è in questo modo che diventa possibile concentrarsi sul lavoro vero e non perdere più tempo con attività manuali e condivisioni imprecise di documenti persi chissà dove nel computer di chissà chi. Ecco perché la digitalizzazione dei processi aziendali permette di far risparmiare sia tempo che denaro all’azienda.
DocuWare è il software di gestione elettronica documentale che garantisce la sicurezza certificata ed è disponibile on-premise o tramite cloud.
Le funzionalità dell'archiviazione documentale con DocuWare
Le funzioni base riguardano l’archiviazione e la ricerca dei documenti: due operazioni importanti per introdurre in azienda la conservazione digitale a norma. La gestione documentale, infatti, garantisce una corretta amministrazione di tutti i documenti aziendali, a partire dalla loro emissione fino alla conservazione.
All’interno di un’azienda i documenti che circolano sono svariati: dalle fatture ai contratti, dalle circolari alle autorizzazioni, dalle pratiche amministrative a quelle contabili. I documenti hanno un proprio ciclo di vita (creazione, utilizzo, condivisione, conservazione) è proprio con la gestione del workflow documentale che si riescono a svolgere questi compiti. Puoi modificare, verificare e autorizzare i files con numerosi strumenti digitali e timbri, annotazioni, post-it, gestire i documenti attraverso app.
La soluzione DocuWare è scalabile, in cloud e si adatta a qualsiasi dimensione aziendale medie e grandi così come anche per i professionisti e le piccole imprese.
La firma elettronica
La firma grafometrica è un’evoluzione avanzata di firma elettronica che va a completare in sinergia con la conservazione sostitutiva, la pressoché totale dematerializzazione di tutti i documenti cartacei presenti nei tuoi archivi. Infatti, una volta firmati attraverso provider certificati come DocuSign o Validated ID, i documenti vengono inviati ed archiviati in DocuWare.
In questo modo i processi possono essere portati avanti riducendo le tempistiche di approvazione, garantendo la massima sicurezza e riducendo al minimo il rischio di falsificazione e manomissione.
Non vendiamo solo un prodotto, ma la soluzione alle tue esigenze.
Storie di successo
Rudolph Bubich
Director of Accounting, IKEA Austria
“L’archiviazione elettronica dei nostri documenti ci ha permesso di ridurre i costi del nostro archivio di oltre il 90%. Inoltre, grazie alla facilità di utilizzo e di accesso abbiamo risparmiato risorse e tempo”
Anton Dreyer
Digital Operations Manager
“Da quando i documenti sono disponibili in un solo clic, siamo stati in grado di migliorare notevolmente il nostro servizio clienti. DocuWare è diventato uno degli strumenti più importanti per le nostre attività quotidiane”
William Fielding
Managing Director
“Non possiamo dire di provare nostalgia del passato e dei processi cartacei. Ad oggi, sono anche i nostri dipendenti a suggerirci quali processi possiamo digitalizzare nel futuro. Grazie a DocuWare le attività vengono svolte più velocemente ed efficacemente.”
Justin Fehrman
Chief Financial Officer
“Il nostro sistema di gestione dei documenti era ormai al limite: con DocuWare abbiamo trovato la flessibilità che desideravamo. Ci ha permesso di cambiare facilmente il nostro flusso di lavoro e di semplificare le attività dei nostri dipendenti.”
Rispondiamo alle vostre domande
Un sistema di gestione documentale a norma è essenziale per assicurare che la tua azienda sia conforme alle regolamentazioni legali e normative riguardanti la gestione dei documenti. Questo significa garantire la conservazione sicura dei documenti, tracciare le modifiche e gli accessi, gestire le versioni dei documenti e rispettare le normative sulla privacy dei dati. Inoltre, il sistema dovrebbe supportare flussi di lavoro e autorizzazioni per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere e modificare i documenti.
Il sistema di gestione documentale gestisce una varietà di documenti aziendali, tra cui contratti, report, fatture, documenti riservati, manuali tecnici, documenti di trasporto e altro ancora. In pratica, copre praticamente tutti i tipi di documenti utilizzati nell’ambiente aziendale, assicurando un archivio organizzato e accessibile
Uno dei compiti principali del responsabile della gestione documentale è garantire l’efficace implementazione e manutenzione del sistema di gestione documentale all’interno dell’organizzazione. Questo include supervisionare il processo di acquisizione, archiviazione, gestione delle versioni e distruzione dei documenti, nonché assicurarsi che il sistema sia conforme alle normative e alle migliori pratiche del settore. Inoltre, il responsabile della gestione documentale è responsabile della formazione del personale sull’utilizzo del sistema