La FIRMA ELETTRONICA con DocuWare
Firma i tuoi documenti digitalmente e garantisci l’autenticità di importanti informazioni aziendali. Con una firma elettronica qualificata, i tuoi documenti sono legalmente vincolanti e soddisfano gli attuali requisiti di sicurezza.
Firma elettronica dei documenti in un workflow DocuWare
Negli uffici moderni, le firme elettroniche sono ormai una parte normale dell’attività quotidiana. Questo è decisamente un segnale positivo: le firme elettroniche (chiamate a volte anche “firme digitali”) riducono l’utilizzo di carta e semplificano il workflow sicuro dei documenti.
Il servizio di firma DocuWare garantisce che i tuoi documenti siano firmati digitalmente tramite un Trust Service Provider verificato. Inoltre offre alla tua azienda la massima velocità e flessibilità con le firme digitali:
- Integra perfettamente fornitori di firme digitali esterni come DocuSign o Validated ID all’interno di un workflow DocuWare. I documenti vengono automaticamente trasferiti tra DocuWare e il Trust Service Provider e i dipendenti ricevono una notifica quando è disponibile un nuovo documento da firmare.
- Raccogli tutte le firme elettroniche per un documento da tutti i dipendenti coinvolti direttamente da un unico workflow.
- Seleziona la firma elettronica qualificata o avanzata sulla base delle tue esigenze.
- Archivia centralmente i certificati per una firma presso il fornitore di servizi esterno in modo che possano essere recuperati in qualsiasi momento.
- Salva il documento firmato nell’archivio a prova di audit.
Know-how: procedure di firma e livello di sicurezza
Per firmare dei documenti all’interno dei workflow DocuWare, viene offerta la possibilità di incorporare fornitori di firme come DocuSign o Validated ID.
La procedura di firma con VIDSigner offre le seguenti opzioni:
- REMOTA: quando un documento viene inviato a Validated ID in un workflow, il dipendente responsabile riceve un messaggio e appone la sua firma dallo smartphone, per esempio, usando un codice tramite SMS.
- BIOMETRICA: un cliente firma su un tablet. I dati biometrici come la pressione e la velocità di scrittura sono registrate e integrate con la firma nel documento.
- CENTRALIZZATA: l’utente deposita una volta un certificato con Validated ID, che conferma la sua identità. Ciò consente all’utente di firmare documenti con Validated ID in qualsiasi momento e luogo.
DocuSign richiede le firme utilizzando il sistema di mail:
- Una volta notificato, DocuSign offre diversi metodi per autenticare il firmatario, incluso il Codice di Accesso (simile a una password), un codice SMS, una chiamata telefonica o l’autenticazione basata sulla conoscenza
- Facoltativamente, puoi anche includere le iniziali su pagine diverse oltre a una firma completa sulla pagina della firma di un documento
- Il workflow per più firmatari può essere automatizzato
- Questo servizio adottato a livello globale soddisfa o supera gli standard mondiali di sicurezza e conformità come ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 e 2) e altri.
Disponibili tre livelli di sicurezza
Le firme si distinguono per il loro livello di sicurezza. Il nome scritto alla fine di una mail o un timbro DocuWare sono esempi di firma semplice. Una firma elettronica avanzata deve essere crittografata, con una parte della chiave accessibile solo al firmatario. Nel caso di una firma elettronica qualificata, l’identità del firmatario è ulteriormente verificata con un certificato depositato presso un Trust Service Provider.
