OS1 e il successo del settore manifatturiero

Oggi le PMI del settore manifatturiero vivono sotto la pressione costante della richiesta di produzione ed in più con l’aggravante della tempistica: produrre più velocemente e con meno errori. Se ci pensiamo infatti sono proprio i processi amministrativi come il ciclo attivo e passivo , che sono il punto più fragile di una catena. Parliamo di documenti in arrivo da canali diversi, tempistiche lunghe che portano a ritardi nei pagamenti, errori nelle quantità e tutto ciò diventa un vero e proprio costo, che porta a inefficienze e rallentamenti nella produzione. 

Il software ERP OS1 nasce per risolvere esattamente questo problema: digitalizzare, automatizzare e rendere tracciabile ogni passaggio, dal primo ordine di acquisto alla fattura finale.

Il caso dell'azienda manifatturiera prima di OS1

Quando la gestione documentale blocca la produzione

Un’azienda metalmeccanica della zona lombarda che conta poco meno di 50 dipendenti si trovava a dover gestire una delle situazioni più comuni del settore: 

Tra i vari dipartimenti circolavano documenti non digitalizzati e PDF non strutturati. Anche le fatture passive erano inserite manualmente, esponendo l’azienda ad eventuali errori ricorrenti. Sparsi tra email, PEC e fogli Excel vi erano: ordini e DDT non tracciati. I controlli incrociati erano fatti a mano e avvenivano in tempi lunghi e il risultato faceva trasparire poca affidabilità. I workflow non erano standardizzati, infatti dipendevano dalle persone e non dai processi.

Il reparto dell’Amministrazione impiegava fino a 3 giorni al mese per effettuare la riconciliazione delle fatture, degli ordini e dei DDT. La produzione conseguentemente  subiva ritardi perché mancava una visione chiara dei tempi di consegna e dei materiali disponibili.

In che modo OS1 ha risolto il problema

L'eliminazione degli errori nel ciclo passivo

Con l’adozione dell’ERP di OS1, il sistema ha automatizzato il confronto che avviene tra: quantità ordinate, consegnate e fatturate. Ecco perché se qualcosa non torna, il sistema restituisce un alert e soprattutto blocca l’approvazione della fattura.

Questo cosa significa? Con OS1 l’azienda ha ottenuto di eliminare le discrepanze già dal primo mese di adozione. Inoltre, l’azienda ha riscontrato una comprovata tracciabilità totale del ciclo, infatti, ogni documento è collegato ad un fascicolo digitale e sono visibili in tempo reale dal dipartimento commerciale, dalla produzione e dall’amministrazione. 

Riduzione importante dei tempi amministrativi

Grazie alla possibilità che offre OS1 di automatizzare il data entry, l’attività si è ridotta del 70%, infatti la riconciliazione è passata da una tempistica di 3 giorni a solo una mezza giornata. Perfino il ciclo attivo è diventato più rapido e trasparente.

Controlli per acquisti e produzione

La persona responsabile degli acquisti ha finalmente a disposizione una dashboard, dove controlla: ordini aperti, le consegne attese, le fatture che sono in approvazione e gli scostamenti tra le quantità.

La produzione stessa ha tratto beneficio da una pianificazione precisa e ha riscontrato una riduzione importante sui fermi macchina.

Focus sul ciclo passivo

Perché il ciclo passivo costituisce il vero “game changer”?

Lo step più sottovalutato è spesso quello che corrisponde alla maggiore criticità, ovvero il ciclo passivo. La gestione di fornitori, ordini, consegne e fatture richiede sempre una buona dose di precisione e velocità. Molto spesso in questa fase gli errori sono inevitabili. 

OS1 automatizza il ciclo passivo in 4 passaggi.

L'acquisizione automatica delle fatture passive

L’ERP OS1 intercetta in automatico le fatture via email, le fatture via PEC, i PDF caricati manualmente e i documenti scannerizzati. Il sistema riconosce, classifica e indicizza senza avere bisogno di alcun intervento umano.

Estrazione dei dati e il match automatico

OS1 legge diversi dati: il numero della fattura, gli importi, le aliquote, i codici articolo, il numero delle quantità e i riferimenti dell’ordine e/o DDT e li struttura coerentemente con il gestionale. 

Lo step successivo è OS1 che confronta i dati della fattura con quelli dell’ordine e del DDT.

In questo caso abbiamo due scenari. Se tutto combacia la fattura viene approvata automaticamente, se ci sono scostamenti OS1 lo segnala avviando un workflow di verifica. 

Il workflow e l'approvazione

Il responsabile acquisti o amministrativo riceve una notifica e può scegliere di approvare, rifiutare oppure chiedere chiarimenti al fornitore. Una volta approvata la fattura viene inviata al gestionale automaticamente per la registrazione.

Il ciclo passivo automatizzato con OS1

Il ciclo passivo costituisce uno degli step più delicati all’interno del processo, perché bisogna gestire fornitori, ordini, consegne e fatture richiede precisione. Ecco perché anche un singolo errore può far emergere ritardi, contestazioni, costi extra e problemi nella produzione.

L’ERP di OS1 automatizza l’intero ciclo passivo, tagliando così tutte quelle attività di tipo manuale e garantendo la fluidità del flusso documentale, tracciato e verificato in ogni passaggio.

Come avviene?

Acquisizione automatica delle fatture passive

Il software OS1 intercetta in maniera automatica tutte le fatture in arrivo, in maniera indipendente dal canale. Quindi, ciò può avvenire tramite: email, PEC, portali fornitori, scanner, upload manuale. In questo modo, ogni documento viene immediatamente classificato e inserito all’interno del flusso adeguato, senza alcun intervento da parte del personale. 

Estrazione intelligente dei dati

OS1 legge ed interpreta i contenuti della fattura, come: il numero e la data, gli importi e le aliquote, i codici articolo, la quantità, i riferimenti a ordini e DDT.

I dati si strutturano in maniera coerente con il gestionale e si preparano per il match.

Match tra fatture, ordine e DDT

Il sistema confronta le quantità ordinate, con quelle consegnate e fatturate, i prezzi e le condizioni contrattuali. Se i dati combaciano la fattura viene approvata in maniera automatica, se invece non fitta perfettamente, OS1 genera una notifica e avvia un workflow che esegua una verifica.

Workflow approvato intelligente

Nel momento in cui OS1 rileva un’anomalia, si attiva il seguente flusso:

Il Responsabile Acquisti riceve una notifica. Egli può approvare, rifiutare o richiedere chiarimenti. Il fornitore può essere coinvolto automaticamente ed ogni passaggio è tracciato e registrato. 

Il workflow si può configurare in base alle regole aziendali (importi, categorie merceologiche, fornitori strategici, urgenze).

Registrazione automatica all'interno del gestionale

Una volta che è approvata, la fattura vinee registrata in automatico nel gestionale, viene archiviata nel fascicolo digitale del fornitore e viene collegata a ordini, DDT, contratti. Dopodiché viene resa disponibile per audit, controlli e report, evitando così qualunque attività manuale di data entry e conseguentemente anche eventuali rischi di errore. 

Quali sono i benefici concreti per le PMI manifatturiere?

Innanzitutto si tratta di avere zero errori all’interno del ciclo passivo, perché il match automatico elimina quelle che possono essere eventuali discrepanze e contestazioni.

Secondariamente, i tempi amministrativi si riducono. Infatti, il personale non deve più inserire i dati manualmente, oppure cercare documenti, controllare le quantità o verificare i pezzi. Tutto viene gestito direttamente da OS1. 

Inoltre l’azienda ottiene maggiore controllo su fornitori e costi, grazie a delle dashboard dedicate in cui vengono mostrati: gli scostamenti tra ordini e fatture, le performance dei fornitori, i tempi di consegna e anomalie ricorrenti.

La tracciabilità è totale, ogni documento  collegato agli altri: ordine-DDT-fattura-pagamento. 

L’ultimo vantaggio è che si ha una migliore pianificazione della produzione: consegne e materiali sono sempre aggiornati e verificati.

In conclusione

Perché il ciclo passivo automatizzato è strategico per le PMI? Si tratta di un processo sottovalutato ma è quello che più impatta sulla liquidità, la pianificazione della produzione, la qualità dei materiali e la relazione che si ha con i fornitori. 

Automatizzarlo significa: ridurre i costi, eliminare gli errori, dare un boost di accelerazione alla produzione, migliorare la qualità dei dati e avere una base solida per la crescita digitale.

FAQ - Spazio alle domande frequenti

1. Quali errori elimina OS1 nel ciclo passivo?

L’ERP di OS1 azzera gli errori di quantità, prezzi non conformi, articoli non presenti nell’ordine, DDT mancanti, consegne parziali non registrate e duplicazioni di documenti. Ciò avviene tutto grazie al controllo automatico e alla tracciabilità dei documenti.  

2. Si possono configurare workflow approvativi personalizzati?

Assolutamente sì. I workflow possono essere configurati secondo gli importi, le categorie merceologiche, i fornitori, le urgenze o le regoli interne aziendali. 

3. Quanto tempo si risparmia con OS1?

Le organizzazioni che scelgono di adottare OS1 riducono del 70% il tempo dedicato alla gestione delle fatture passive. La riconciliazione documentale infatti si riduce a poche ore.

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