DocuWare è da sempre uno degli strumenti più innovativi del panorama della gestione documentale digitale. Questo autunno però segnerà una vera e propria svolta all’interno del settore. Che cosa potremo osservare? DocuWare presenterà una piattaforma per trasformare il mondo in cui le PMI acquisiscono, elaborano e utilizzano le informazioni. Finalmente le aziende lavoreranno con i propri documenti in maniera totalmente intelligente, rapida e assolutamente produttiva.
DocuWare: arriva la nuova versione
Cosa offrirà la nuova versione?
Questa versione ha un peso particolare, soprattutto per tutti coloro che già utilizzano DocuWare perché si traduce in un importante passo avanti in cui la piattaforma ridefinisce nuovi standard per quanto concerne la produttività, l’intelligenza e la sicurezza dei workflow documentali.
La nuova versione mixa innovazione e semplicità che rendono la user experience intuitiva. Essa regala un accesso immediato da qualsiasi dispositivo e potenti tool di automazione integrati nelle attività quotidiane.
Il nuovo DocuWare permette al personale di lavorare efficientemente e ricavare informazioni più approfondite dai documenti. DocuWare in questo aggiornamento chiave valorizza le informazioni contenute nei documenti e convertendole in conoscenza immediata che può essere subito utilizzata.
Le innovazioni apportate
La piattaforma che conosci si trasforma radicalmente. I web e mobile client di questa versione pongono sotto i riflettori la chiarezza, la velocità e l’accessibilità, permettendo di accedere alle informazioni, elaborarle e condividerle in maniera veloce da qualunque dispositivo, ovunque sia.
DocuWare Aura: l'AI integrata che ti assiste
DocuWare Aura ti aiuta ad elaborare quotidianamente i documenti. In che modo? Dialogando attraverso un linguaggio naturale con l’assistente AI integrato al fine di effettuare:
- analisi istantanee dei documenti/file
- trovare le informazioni principali
- generare riassunti
- confrontare dati
DocuWare Aura automatizza le attività a basso valore che svolgi ogni giorno e tramite richieste fatte è in grado di rendere disponibili le informazioni necessarie.
L'Intelligent Document Processing
All’interno di questa nuova versione c’è anche l’IDP, ovvero l’Intelligent Document Processing. A cosa serve? IDP, grazie alla tecnologia OCR avanzata, si serve dell’AI per estrarre i contenuti, suddividere i documenti, elaborare in background e matchare i dati per assicurare dati di qualità e per riuscire ad automatizzare i workflow.
Grazie a DocuWare configurare IDP in maniera interna sarà un gioco da ragazzi, perché non avrai più necessità di switchare da una piattaforma all’altra.
Casi d'uso
La nuova versione comprende DocuWare Aura, uno strumento potente che può aumentare la produttività. Vediamo insieme alcuni casi d’uso.
- Ad esempio, nella contabilità fornitori, Aura può verificare rapidamente se un addebito inatteso in fattura è effettivamente previsto dagli accordi. Basta chiedere: «Questo supplemento di consegna è previsto dal contratto con il fornitore?» Aura risale al contratto e alle clausole pertinenti, verificando in pochi istanti se l’importo addebitato è conforme agli accordi. L’azienda può così bloccare prima del pagamento gli addebiti non dovuti, ridurre i costi derivanti da errori o condizioni applicate impropriamente e recuperare somme che, moltiplicate su centinaia o migliaia di fatture, possono tradursi in risparmi significativi.
Nella finanza: Aura individua rapidamente i documenti che possono avere un impatto sulla chiusura di fine mese, analizzando contratti, impegni di acquisto, fatture non ancora elaborate e documentazione di supporto. Un aiuto concreto per semplificare il processo di chiusura, avere una visione più completa e ridurre gli imprevisti.
Direzione: individua rapidamente i clienti strategici e le relative condizioni contrattuali personalizzate. Aura analizza gli accordi, evidenzia condizioni speciali, clausole ed eventuali scostamenti e li collega direttamente ai documenti originali. In tal modo l’azienda può verificare rapidamente se sconti, prezzi o condizioni particolari stanno incidendo sulla redditività, individuare potenziali rischi economici e intervenire tempestivamente dove necessario
Connessione e integrazione
Un altro vantaggio che offre DocuWare Aura è l’accessibilità anche tramite API, che consente agli agenti AI esterni di interagire con DocuWare rispettando le autorizzazioni e la sicurezza. Aura confronta i contenuti di DocuWare con i dati che provengono dai CRM, ERP e altri sistemi per avere una visione più completa delle informazioni.
Accessibilità
La nuova versione di DocuWare ti permette di lavorare da qualunque dispositivo: desktop, laptop, tablet, smartphone. Inoltre, ti regala un’esperienza completa e sensazionale da ognuna di queste piattaforme. In particolare va ricordato che l’app mobile è completamente rinnovata e supporta le principali attività di gestione documentale e dei workflow anche in mobilità, proprio grazie al fatto che viene aggiornata regolarmente.
Il rilascio della nuova versione
Il nuovo DocuWare verrà rilasciato in concomitanza all’aggiornamento della versione 7.15, quindi a partire da metà ottobre per i clienti Cloud e proseguendo gradatamente fino alla fine dell’anno. La nuova versione sarà disponibile inizialmente come soluzione Cloud, mentre la versione On Premise verrà rilasciata in un secondo momento.
Ciò che più conta è che non è necessaria nessuna operazione da compiere, in quanto la versione classica e il nuovo DocuWare funzioneranno parallelamente, continuando ad utilizzare dati e impostazioni già esistenti. Infatti, i vari utenti passeranno con estrema facilità da un’interfaccia all’altra e ognuno potrà scegliere quale client usare.
In conclusione, cosa aspettarsi?
Con l’avvento di questa nuova versione, DocuWare fa un enorme passo in avanti all’interno della Gestione Documentale Digitale moderna, che permette all’utente di utilizzare le informazioni allocate all’interno dei documenti in modo senza dubbio più intelligente, diretto e semplice.
Inoltre, una user experience di tipo intuitivo, l’automazione affidabile e l’intelligenza integrata pone tutte le informazioni necessarie concretamente al centro dei workflow.
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