Le parole “integrazione software” evocano l’immagine di un programmatore informatico intento a bere tazze di caffè mentre scrive codici complessi. Ma alcune integrazioni DocuWare si allontanano da questa concezione, essendo invece molto semplici. Di seguito te ne illustreremo alcune che non implicano la programmazione e possono avere un grande impatto positivo sul tuo business.
1) Visualizzazione dei documenti da altri software aziendali
DocuWare Smart Connect legge i termini direttamente dall’interfaccia di qualsiasi applicazione e li usa per ricercare documenti associati nel repository DocuWare. Con un solo clic puoi visualizzare vendite, ordini, fatture, contratti, email, curriculum e qualsiasi altro documento correlato a un progetto, transazione o record di un dipendente senza uscire dall’applicazione in cui stai lavorando.
Per esempio, se sei un dipendente delle risorse umane che lavora nel sistema di gestione delle retribuzioni, puoi utilizzare Smart Connect per elaborare le registrazioni delle buste paga in maniera efficiente. E’ possibile che tu abbia bisogno delle email archiviate in DocuWare, inviate da o a un dipendente, per confermare i dettagli che influiscono sulla sua busta paga. Innanzitutto, apri il record di dati nel tuo programma di gestione delle Risorse Umane. Poi, con un semplice bottone, tutte le email riferite al dipendente vengono visualizzate in un elenco di risultati per una rapida consultazione.
Funzionalità chiave
- Connette a DocuWare qualsiasi software
- Stabilisce una connessione sicura e affidabile
- Elimina le ricerche manuali e il passaggio da un’applicazione all’altra
- Non richiede programmazione
2) Gestione della posta elettronica personalizzata per il tuo modo di lavorare
Con Connect to Outlook o Connect to Mail, che gestisce le mail da altri client, puoi archiviare in modo sicuro la posta in entrata e in uscita attivando automaticamente nuove attività del flusso di lavoro. E’ possibile configurare questi moduli di gestione in base al proprio modo di lavorare: puoi specificare ad esempio se un’email deve essere salvata insieme ai suoi allegati o se questi debbano essere archiviati singolarmente.
Funzionalità chiave
- Memorizza le email con un clic o archiviale direttamente
- Avvia una ricerca e visualizza i risultati direttamente da Outlook o altri client di posta
- Tratta la posta come qualsiasi altro documento aziendale per garantirne la conformità normativa
- Rende disponibili i messaggi di posta archiviati e gli allegati ai membri autorizzati
- Elimina, se necessario, duplicati e messaggi standard
3) Sfrutta a pieno l’automazione
DocuWare Autoindex archivia i documenti utilizzando criteri e termini di ricerca da altri software aziendali presenti nella tua azienda. Questi dati vengono utilizzati per popolare i campi e archiviare automaticamente i documenti. Autoindex può essere utilizzato per acquisire, indicizzare e archiviare i documenti in arrivo o per modificare i campi nei documenti già archiviati. Le parole chiave e i metadati possono essere importati da altri sistemi, così da risparmiare tempo.
DocuWare Autoindex recupera i dati da fonti esterne e indicizza automaticamente i documenti archiviati. Al contrario, permette di utilizzare i dati presenti in DocuWare con altri software.
Funzionalità chiave
- Automatizza l’indicizzazione ed elimina i processi manuali
- Assicura l’acquisizione dei dati senza errori
- Consente una facile condivisione dei dati con altre soluzioni per eliminare processi ridondanti
- Assicura la massima coerenza delle informazioni su più database
4) Importa e memorizza i documenti in un unico passaggio
Con DocuWare Printer, è sufficiente caricare il driver della stampante su un altro software aziendale e selezionare “Stampa su DocuWare”. In questo modo i documenti vengono salvati come PDF, acquisiti, indicizzati e archiviati grazie al comando di stampa dando la possibilità agli utenti di specificare come vengono elaborati i dati in entrata. I documenti possono essere separati da un certo numero di pagine o con modelli. Per i documenti standard, come fatture in uscita o preventivi, i termini di indicizzazione vengono letti direttamente dal documento: ciò significa che i tuoi documenti possono essere archiviati in modo totalmente automatico!
Funzionalità chiave
- Archivia i documenti direttamente in una repository centralizzata da ogni software
- Definisce come un documento viene gestito tramite una semplice configurazione
- Allega automaticamente i documenti a un email dopo che sono stati archiviati
L’integrazione software è sicuramente un campo vario e ampio che richiede soluzioni differenti in base a quelle che sono le esigenze aziendali; ci sono infatti obbiettivi che possono essere raggiunti solo grazie all’esperienza del personale IT con competenze specifiche, ma esistono anche soluzioni semplici che non richiedono un know-how tecnico che possono apportare rendimenti significativi alla tua azienda senza investire troppo tempo e fatica. Scegli quella più giusta per te e valorizza subito la tua azienda!
