I CFO e i CEO che ricercano metodologie che possano ridurre i costi e massimizzare la produttività sanno già che una buona gestione documentale si ripaga da sola in pochi mesi. La gestione digitale dei documenti (chiamata anche “gestione dei contenuti aziendali” o ECM) riduce le ore di lavoro e quindi i costi, automatizzando i flussi di lavoro ed eliminando le attività dispendiose in termini di tempo.
Nella ricerca sul ROI che studia i vantaggi in termini di costi dell’investimento nella gestione dei documenti, Nucleus Research ha riscontrato rendimenti di € 7,00 per ogni euro speso dalle PMI. Il loro rapporto rivela i principali vantaggi e le migliori pratiche per le PMI per iniziare a risparmiare su ogni dollaro e guadagnare il tempo dei dipendenti.
Cinque modi per risparmiare sui costi operativi:
1.COSTI DI ARCHIVIAZIONE
Passare da processi basati sulla carta alla gestione digitale dei documenti significa non pagare più per archiviare e conservare copie cartacee dei documenti aziendali in sede o fuori sede.
2. COSTI DI COPIA E STAMPA
La gestione digitale dei documenti elimina la necessità di stampare documenti cartacei. E nel mondo di oggi, sempre più basato sulla modalità smartworking, i file possono così essere condivisi immediatamente e in maniera sicura senza il bisogno di copie stampate, che è quello di cui più abbiamo bisogno.
Con un sistema di gestione documentale, tutto a partire dalle email fino ad arrivare alle fatture e ai contratti è archiviato in formato digitale. Una copia dei documenti elettronici è archiviata nel magazzino centralizzato di sistema, disponibile per tutti gli utenti autorizzati. Il risultato? Gli impiegati risparmiano tempo e la tua azienda risparmia costi in termini di stampa, forniture e attrezzature
3. TEMPO DEL PERSONALE
I dipendenti spendono meno tempo ad archiviare, recuperare e condividere i documenti. Compiti che richiedono minuti o ore con un sistema basato sulla carta, con un sistema di gestione documentale richiedono solo pochi secondi. Per esempio, questo è un grande vantaggio per il reparto HR. Possono semplificare notevolmente le procedure di reclutamento, automatizzare tutte le attività di assunzione e monitorare le tempistiche di valutazione delle prestazioni. Il personale del reparto HR può eliminare anche l’acquisizione ridondante dei dati tramite l’utilizzo di moduli Web per acquisire i dati dei dipendenti
4. COSTI DEI PROCESSI AZIENDALI
I flussi di lavoro automatizzati semplificano i processi aziendali in contabilità, vendite, assistenza clienti, risorse umani e altri reparti. L’ottimizzazione di questi flussi di lavoro porta a una più rapida riscossione dei pagamenti, minori costi di acquisto, maggiore soddisfazione del cliente e maggiore fidelizzazione dei dipendenti.
5. COSTI DI SICUREZZA E RIPRISTINO DI EMERGENZA
Il backup dei documenti è un gioco da ragazzi se si utilizzano soluzioni Cloud. I sistemi di gestione dei documenti come DocuWare Cloud proteggono le informazioni critiche per l’azienda grazie alla crittografia dei documenti e delle comunicazioni; alla separazione dei dati dei clienti dai dati di sistema e grazie all’archiviazione sicura dei dati. Istanze multiple di ridondanza dei dati garantiscono che i dati possano essere ripristinati anche se il sistema attivo non è più disponibile. Anche gli utenti mobile hanno accesso sicuro ai dati necessari. Inoltre, con solite funzionalità di registrazione e analisi, le organizzazioni hanno un record di chi ha effettuato l’accesso, modificato o rimosso un documento e quando.
Considerando questi cinque metodi con cui la gestione documentale riduce i costi, è evidente come ci sia una grande opportunità per migliorare la linea di fondo e implementare processi efficienti per garantire che la tua azienda sia agile e reattiva rispetto ai cambiamenti dell’ambiente aziendale.
