I 4 elementi chiave dell’archiviazione sicura dei documenti

I 4 elementi chiave dell’archiviazione sicura dei documenti

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Che cos’hanno in comune Canva, strumento di progettazione grafica utilizzato in alternativa a programmi come Photoshop e Capital One, una holding bancaria americana specializzata in carte di credito? Oltre ad essere aziende di grande successo.. entrambe sono state vittime degli hacker, fatto che ha portato alla compromissione delle informazioni sui clienti.

Queste due compagnie non sono sicuramente sole con innumerevoli altre che subiscono un destino simile. Un destino che avrebbe potuto essere evitato con migliori misure di sicurezza. L’ARCHIVIAZIONE SICURA DEI DOCUMENTI E’ UNA DI QUESTE MISURE DI SICUREZZA.

Protegge dati e documenti mentre ti aiuta nel diventare un ufficio paperless, ad organizzare e archiviare documenti, a soddisfare specifici standard di conformità e a mantenere la continuità aziendale attraveso backup attivi.

4 pilastri per l’archiviazione sicura dei documenti:

1. Crittografia e diritto di accesso

Il primo elemento chiave dell’archiviazione sicura dei documenti consiste in:

  • Autenticazione: tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere ai loro documenti con nome utente e una password univoci.
  • Traffico dei dati: il protocollo HTTPS più sicuro dovrebbe essere utilizzato durane il trasferimento dei dati e non HTTP
  • Controlo degli accessi: dovrebbero essere possibili più livelli di accesso basati sui ruoli lavorativi, specifici gruppi e reparti.
  • Crittografia: tutti i dati devono essere protetti secondo metodi di crittografia sicuri per proteggere le informazioni riservate

2. Ridondanza e protezione dai virus

  • Ridondanza dei dati: più istanze di ridodanza dei dati assicurano che i dati possano essere ripristinati anch se il sistema attivo non è più disponibile. Per lo meno, i tuoi dati devono essere archiviati con backup in due diverse regioni per la ridondanza geografica.
  • Protezione dai malware: l’archiviazione sicura dei documenti richiede funzionalità integrate per proteggere i tuoi dati e documenti dai malware.

3. Sovranità e separazione dei dati

  • Sovranità dei dati: mantenere i dati entro i confini in cui opera un’azienda è fondamentale per molte organizzazioni. E i fornitori di servizi cloud, a loro volta, devono assicurarsi che dati e backup rimangano entro quei confini che proteggono le informazioni dei clienti.
  • Separazione dei dati: i dati e i documenti dei clienti dovrebbero essere totalmente separati dai dati di sistema del software di archiviazione dei documenti.

4. Integrità e controllo

  • Registrazione delle modifiche: una soluzione di archiviazione sicura dei documenti deve registrare ogni accesso e modifica ai documenti per creare una cronologia completa dei documenti per la preparazione dell’audit.
  • Gestione delle versioni: una corretta gestione delle versioni garantisce che tu possa accedere facillmente alle modifiche dei documenti e che tu possa modificare la versione più recente del documento. Inoltre, puoi sempre accedere al documento intero originale per scopi di controllo.
  • Firme digitali: la soluzione di archiviazione deve essere in grado di firmare digitalmente i tuoi documenti in maniera sicura, per esempio aggiungendo un certificato digitale.

L’archiviazione sicura dei documenti può offrire diversi benefici, ma per essere efficace deve soddisfare particolari standard di sicurezza e protezione. Come hai potuto vedere, questo include tutto ciò che va dalla corretta crittografia, alla ridodanza dei dati e l’integrità dei documenti.

DocuWare è una soluzione popolare e riconosciuta per l’archiviazione sicura dei documenti che soddisfa gli standard necessari per le organizzazioni per accedere e archiviare le loro informazioni più critiche e delicate con la più alta sicurezza.

Fonte: https://start.docuware.com/blog/document-management/the-4-key-elements-of-secure-document-archiving?utm_medium=email&_hsmi=107525120&_hsenc=p2ANqtz–UvRr8b_drXWTzb0AkXXsFXZYVLaqiEVvcaQphDuAL40QWyUJ4IHjMIyRw7q7SIHhw0GUvkXGC7gY-5T-itC10uDyfDw&utm_content=107525120&utm_source=hs_email