Se un’azienda utilizza processi manuali, il dipartimento risorse umane può essere uno all’interno dei quali viene utilizzata la maggiore quantità di carta. Utilizzare applicazioni gratuite come Google Docs o Dropbox può aiutarti a ridurne l’utilizzo, ma non permtte la gestione del completo ciclo di vita del documento nè garantisce la protezione da frodi e cyber attacchi.
Con un sistema di gestione dei documenti la centralizzazione, la protezione e l’efficienza dei processi aziendali sono garantiti. Il personale delle risorse umane, i dirigenti, i dipendenti e i lavoratori a contratto utilizzano un sistema che consente un approccio coerente in tutta l’organizzazione. L’automazione libera il personale dall’inconveniente di gestire lunghe catene di email e continue richieste di informazione.
Quando un dipartimento HR non utilizza la carta, sostituisce i record cartacei con un archivio digitale centraizzato e protegge i dati sensibili del personale con accessi sicuri e crittografia dei dati. Inoltre, apre le porte al self-service dei dipendenti attraverso funzionalità che includono moduli elettronici, ricerche di dipendenti autorizzati, firme elettroniche, etc.
Un’agenzia di servizi di emergenza si occupa del reparto HR
Con circa 300 membri, Johanniter Emergency Relief è una delle più importanti organizzazioni caritatevoli in Germania. L’archiviazione sicura dei documenti delle risorse umane è stato l’obbiettivo più importante per introdrre un sistema di gestione dei documenti. Era necessario creare un archivio del personale per oltre 20.000 dipendenti a tempo pienoe e 36.000 volontari. Con Docuware tutti i file del dipartimento risorse umane erano disponibili al personale autorizzato in formato digitale (domande di lavoro, congedi, certificati di formazione, etc.). In questo modo solo coloro che erano autorizzati potevano accedere ai documenti in modo rapido e veloce.
5 MODI IN CUI I PROCESSI HR AUTOMATIZZATI ELIMINANO LA CARTA PER SEMPRE
1.Selezione
I manager iniziano il processo di assunzione con un semplice modulo di richiesta dei dipendenti. Le domande vengono archiviate e il flusso di lavoro delle assunzioni gestisce la comunicazione tra risorse umane, manager e candidato. Il personale delle risorse umane può creare offerte di lavoro, indicizzare i curriculum in base a competenze predefinite, programmare colloqui e raccogliere feedback. In seguito ai colloqui viene inviata una mail a coloro che non soddisfano le esigenze dell’azienda, comunicando il loro stato. Quando il candidato accetta il lavoro, vengono avviati i processi di onboarding per garantire che la politica aziendale venga seguita.
2. Onboarding
I processi di onboarding iniziano non appena il candidato accetta il lavoro. Con i moduli elettronici, il dipartimento può acquisire i dati del dipendente in anticipo e popolare altri documenti di onboarding come moduli fiscali, benefici, etc.
3. Gestione delle prestazioni
Quando i criteri impostati sono soddisfatti, una notifica automatica informa il manager e il dipendente che è necessaria una valutazione delle prestazioni. Il processo di creazion e consegna della valutazione al dipendente, viene monitorato fino al suo completamento.
4. Separazione dei dipendenti
Quando un dipendente lascia l’azienda, una soluzione di gestione dei documenti lancia un modulo di separazione con tutti i documenti di uscita richiesti da firmare ed elenca le proprietà dell’azienda da restituire. In questo modo nulla viene perso e il processo di uscita si conclude in sicurezza.
5. Conformità
Gestisci i documenti delle risorse umane per soddisfare i requisiti di privacy con le regole aziendali definite. I record dei dipendenti sono archiviati in una struttura di cartelle che differenzia i diritti di accesso. Ciò garantisce la disponibilità alla verifica e la conformità con PII, GDPR, EEOC, HIPAA e altri requisiti normativi.
Fonte: https://start.docuware.com/blog/document-management/how-to-eliminate-paper-in-your-hr-department
