Nel 2020 i problemi di privacy si sono intensificati così come i requisiti formativi. Stare al passo con i tempi può risultare complicato e scoraggiante, ma è tutto molto più facile se possiedi una base flessibile in grado di adattarsi facilmente ai nuovi requisiti. La gestione documentale basata sul cloud può essere un contributo significativo per il successo legato agli sforzi fatti in tema di conformità.
Se ancora oggi non fa parte del tuo piano, ci sono molte ragioni per cui dovrebbe esserlo..
Nell’articolo “4 Forecasted Trends for 2021 Security and Compliance Strategies” il consulente per la sicurezza Jody Paterson conferma che l’utilizzo della tecnologia cloud continuerà ad essere importante per i prossimi anni, soprattutto nel corso del 2021 a causa dell’aumento del lavoro in modalità smartworking. Per questo motivo anche i controlli di conformità diventeranno sempre più rigorosi.
Criterion Tool & Die Inc. produce componenti specifici per settori altamente regolamentati come quello medico e aerospaziale, costruendo e fornendo prodotti a diverse centinaia di clienti sviluppando prototipi sulla base di specifiche richieste. Essendo i settori molto delicati, le normative governative impongono all’azienda di conservare la documentazione per tutta la durata della vita dei prodotti e inoltre quest’ultima deve essere prodotta tempestivamente in caso di richieste per l’audit.
Durante gli audit, la velocità e la convenienza di DocuWare risulta particolarmente importante. La preparazione di un audit ha sempre richiesto molte ore, ma grazie a DocuWare è ora possibile trovare i documenti inserendo semplicemente i numeri di lavoro. E’ inoltre possibile estrarre istantaneamente il documento e, altro vantaggio di non poco conto, grazie alle semplificazioni introdotte dal gestionale documentale si è assistito a una forte riduzione dello stress dei dipendenti durante la preparazione dell’audit stesso.
COME DOCUWARE RAFFORZA LA CONFORMITA’
- Firme elettroniche: una firma elettronica qualificata è il livello di firma più sicuro, infatti, la validità giuridica di una firma elettronica qualificata corrisponde a quella di una firma manoscritta
- Ruoli e responsabilità: l’assegnazione di attività specifiche come la visualizzazione, modifica e la stampa, limita le attività non autorizzate e consente una protezione maggiore dei dati personali
- Prevenzione delle frodi: il mantenimento dell’integrità dei documenti, il controllo delle versioni etc. consentono alla tua organizzazione di rilevare e prevenire le frodi tramite notifiche di violazione dei protocolli di sicurezza.
- Preparazione dell’audit: con un sistema di gestione documentale la tua azienda è maggiormente preparata per un audit, potendo rispondere velocemente e mantenendo un maggiore controllo sulle informazioni aziendali
- Questioni legali: archivia documenti digitali e utilizza la funzionalità di ricerca per parola chiave
- Ripristino di emergenza: backup digitale e ridondanza che elimina la possibilità di perdere i documenti
- Protezione dalle minacce informatiche: DocuWare è supportato da un team di esperti di sicurezza oltre alla sicurezza già integrata.
Fonte: https://start.docuware.com/blog/document-management/7-ways-docuware-cloud-empowers-you-to-strengthen-compliance-in-2021?utm_medium=email&_hsmi=100822060&_hsenc=p2ANqtz-8a8f-sdw0-NXxL6YXsiuKDfeOnvppYDvDsemQxgkz3S77ztVsk2Z-VSdOw6C2v9mV3sSjCNx_d6AJ2pgIfwX2ONKUiwA&utm_content=100822060&utm_source=hs_email
