Come risparmiare tempo e denaro grazie ad un sistema di gestione documentale
Un sistema di gestione documentale può essere un valido alleato per te e per la tua azienda in quanto, grazie ai suoi strumenti, consente un risparmio ingente di tempo e denaro.
Mai come nella società di oggi il tempo è prezioso per ciascuno di noi, soprattutto in ambito lavorativo: grandi aziende comportano grandi team e gestire il tempo a disposizione in maniera efficace può risultare difficoltoso. Per questo si possono sfruttare i benefici offerti da un sistema ECM (Enterprise Content Management) o più comunemente chiamato sistema di gestione documentale, validi tanto per le grandi aziende quanto per le PMI.
Automatizzando i processi, digitalizzando i documenti cartacei e garantendo l’accesso alle informazioni necessarie solo alle persone autorizzate quando e dove ne hanno bisogno, i sistemi di gestione documentale come DocuWare permettono alle aziende di tutte le dimensioni di risparmiare tempo e denaro.
Ma quali sono gli strumenti che ti permettono di aumentare produttività e reddito riducendo gli sprechi?
1. La firma elettronica
Di cosa si tratta
Per firma elettronica intendiamo un processo che permette di firmare digitalmente un documento. Ad oggi le firme elettroniche sono considerate legalmente valide e di conseguenza vengono utilizzate con sempre maggiore frequenza: DocuWare Signature Service ad esempio è uno strumento che ti permette di firmare i documenti digitalmente in maniera sicura grazie ad un Trust Service Provider verificato.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
Richiedere una firma fisica è un processo lungo e spesso inefficiente: la copia del documento deve infatti essere recapitata al firmatario e successivamente restituita per poterlo scansionare e archiviare. Con la firma elettronica è possibile ridurre il numero di passaggi necessari ed evitare che una transazione in attesa di firma resti bloccata per giorni mentre il documento viene passato da un posto all’altro ed inoltre, riduce notevolmente il rischio di smarrire i documenti.
2. Accesso remoto a documenti critici
Di cosa si tratta
L’accesso ai documenti cartacei è vincolato da colui che li sta utilizzando in un determinato momento e alla presenza fisica del dipendente in ufficio. Grazie all’utilizzo di un sistema di gestione documentale invece, tutti i documenti critici aziendali possono essere consultati dai soggetti autorizzati anche da remoto; infatti questi vengono conservati all’interno di un archivio centralizzato a cui è possibile accedere solo tramite credenziali.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
Poter accedere ai documenti da qualsiasi luogo permette di rendere la tua organizzazione più performante e reattiva, dando la possibilità anche ai tuoi dipendenti di collaborare in tempo reale fornendo così al cliente un servizio più rapido ed efficiente.
Inoltre, in seguito alla pandemia di COVID-19, il mercato del lavoro si sta spostando sempre di più verso l’offerta di opzioni remote e ibride e per questo motivo diventa importante permettere a tutti i dipendenti di lavorare dovunque essi si trovino. La possibilità di poter aver accesso ai documenti aziendali anche da remoto infatti, viene considerato un plus anche da loro che ricercano lavoro. Per questo è importante garantire alla tua azienda una flessibilità tale che permetta ai tuoi dipendenti di continuare a lavorare in maniera efficiente.
3. Risorse umane: assunzioni e onboarding
Di cosa si tratta
Se la tua azienda sta ricercando nuove figure, grazie all’utilizzo di un sistema di gestione documentale è possibile far presentare ai candidati tutti i loro materiali e documenti tramite un unico portale. Inoltre, grazie all’utilizzo di moduli elettronici si possono raccogliere dati accurati e precisi senza che lo schermo venga invaso da campi non necessari grazie alla logica integrata che permette (o meno) di visualizzare maggiori dettagli a seconda della risposta fornita dal candidato. Ma non solo: i risultati potranno poi essere ordinati automaticamente sulla base delle competenze e delle caratteristiche necessarie richieste per il ruolo in questione.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
Automatizzare un processo cartaceo è di per sé un risparmio di tempo ingente e un conseguente aumento di efficienza, ma soprattutto nel caso della gestione delle risorse umane e delle domande di lavoro, l’utilizzo di un sistema di gestione documentale permette di allargare la rete aziendale: il processo di candidatura avviene senza attrito ed inoltre viene ridotto sensibilmente il tempo di elaborazione.
Non bisogna dimenticare inoltre anche l’aspetto più umano: un nuovo dipendente che può completare l’ingresso in azienda senza dover compilare montagne di moduli ripetitivi avrà sicuramente una predisposizione diversa al lavoro. Alleviando questo tipo di esperienza negativa avrai così dipendenti più motivati e predisposti ad adattarsi al nuovo ambiente lavorativo.
4. Elaborazione automatica delle fatture
Di cosa si tratta
Per elaborazione automatica delle fatture si intende il processo secondo il quale vengono digitalizzate e indicizzate prima di essere inserite all’interno di workflow preconfigurati per essere approvate, pagate ed archiviate all’interno di un archivio centralizzato che ne permette la ricerca in qualsiasi momento.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
L’elaborazione manuale delle fatture richiede l’impegno di più dipendenti e un dispendio di tempo non indifferente, per non parlare del rischio di perdere dati importanti o di commettere errori. Grazie all’elaborazione automatizzata potrai risparmiare sulle spese legate alla gestione manuale dei dati e monitorare i pagamenti in maniera efficace.
5. Integrazione con le email e altre applicazioni
Di cosa si tratta
Un buon sistema di gestione documentale include componenti di gestione delle email integrato con Outlook e altri programmi di posta elettronica, così come altre integrazioni con applicazioni terze. Questo permette di evitare ai dipendenti di dover cambiare programma per reperire le informazioni necessarie e di avere la possibilità di rintracciare i documenti utili in un solo clic.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
Ad oggi la maggior parte delle organizzazioni aziendali predilige strategie digital-orientented oppure ha già messo in atto queste pratiche. Scegliere un sistema di gestione documentale moderno che permetta di integrarsi con tutte le applicazioni di utilizzo quotidiano è sicuramente una scelta utile per tutte le aziende che hanno intrapreso, o vogliono intraprendere, un percorso verso la digitalizzazione.
6. Workflow automatizzati
Di cosa si tratta
I workflow automatizzati presenti nei software di gestione documentale permettono di eliminare i processi manuali tramite l’applicazione di regole aziendali. Inoltre, permettono agli utenti autorizzati di accedere in maniera immediata ad un documento.
Come ti permette di risparmiare tempo e denaro
I processi manuali spesso portano a blocchi lavorativi: infatti un documento può rimanere sospeso per giorni solo perché indirizzato alla persona errata. Con i workflow automatizzati il documento viene indirizzato correttamente ed inoltre, se il dipendente responsabile è fuori ufficio, il lavoro può essere delegato. Non si corrono rischi di lasciare sospeso un processo: il sistema infatti invia dei promemoria se l’azione richiesta non viene eseguita entro un determinato lasso di tempo.
Utilizzare un ECM significa anche eliminare la confusione derivante dalla circolazione di documenti cartacei: con un solo documento centralizzato le modifiche sono monitorate e ognuno lavorerà sempre con la versione più aggiornata grazie al controllo di versione dei documenti.
7. Processi paperless
Di cosa si tratta e perchè ti permettono di risparmiare
I processi paperless (che non prevedono l’utilizzo di carta) comportano diversi vantaggi tra cui uno già menzionato precedentemente: con la possibilità di accedere ai documenti aziendali da remoto viene infatti massimizzata la produttività degli individui all’interno di un mercato che si muove sempre di più verso le modalità di lavoro ibride. Ma non solo, attualmente ciascun dipendente impiega circa 10.000 fogli di carta l’anno. Adottare processi paperless ti permetterà di risparmiare sulla carta, sull’inchiostro e sulla manutenzione di tutti gli strumenti necessari alla stampa.