Controllo di versione: come garantire l'inalterabilità dei documenti

La gestione e il controllo di versione dei documenti all’interno di un’azienda è di fondamentale importanza: scopriamo perchè e di cosa si tratta


Partiamo da una situazione che siamo sicuri avvenga quotidianamente nella tua azienda: tu e il tuo gruppo di colleghi state collaborando all’aggiornamento di una procedura operativa che prevede una revisione da parte di ognuno di voi. Il documento sarà reso quindi disponibile a ciascuno per apportare modifiche. Il risultato? Una gran confusione.

In situazione come queste non si può essere sicuri che il documento sia aggiornato e inoltre non si è a conoscenza di chi e quando ha apportato delle modifiche. 

Proprio per questo il controllo di versione è uno strumento fondamentale, soprattutto se parliamo di documenti digitali. Senza di esso, provare che un documento non è stato modificato può essere difficile in quanto senza le misure di sicurezza applicate dal software di controllo di versione, chiunque può alterare il documento senza essere individuato.

Come funziona un sistema di controllo di versione?

Al fine di garantire che gli utenti stiano sempre lavorando con la versione più recente dei documenti, è importante essere in grado di identificare ciò che è stato modificato tra le versioni del documento, per questo è importante attivare il controllo di versione. 

Una volta attivato il processo diventa molto semplice: 

  • Un utente apre un documento per modificarlo e a partire da quel momento gli altri utenti possono solo visualizzarne il contenuto, senza apportare modifiche.
  • Ogni controllo che viene effettuato corrisponde a un nuovo numero di versione che viene automaticamente correlato al documento 
  • Viene creato automaticamente uno storico di tutte le versioni, che gli utenti possono visualizzare in qualsiasi momento. 
controllo di versione di pila di documenti

Perchè utilizzare un sistema di controllo di versione

Automatizzando questo processo attraverso un software per la gestione digitale dei documenti, non ci sarà più bisogno di smistare pile di fogli di carta disorganizzati, inviare grandi quantità di mail o indagare a lungo per trovare l’autore di specifiche modifiche. Grazie all’utilizzo di un sistema di gestione documentale, i dati riguardanti il nome del redattore, cosa ha modificato e quando l’ha fatto vengono aggiunti automaticamente al documento e diventano parte di un audit trail

 

Rispetto delle linee guida di qualità

Per le aziende è fondamentale documentare il processo di revisione di ogni documento tracciando chi ha proposto le modifiche, chi le ha redatte e chi le ha approvate. Per questo è indispensabile avere a propria disposizione un registro di revisione, in modo tale da documentare ogni fase del processo di modifica in maniera del tutto automatizzata. 


Le 5 best practices per il controllo di versione

1. Crea e applica delle procedure operative

Pratiche operative coerenti di controllo di versione dei documenti sono alla base di uno sforzo efficace a prova di revisione. Inoltre, grazie al flusso di lavoro automatizzato, le procedure operative vengono tradotte in pratiche aziendali funzionali.

2. I registri di controllo sono la chiave

Con un registro di controllo completo è possibile tenere traccia delle revisioni, visualizzare la cronologia delle versioni e accedere alle versioni precedenti del documento. 

3. Automatizza le approvazioni

Per assicurarsi che le informazioni sensibili (come ad esempio le politiche delle risorse umane) non siano visibili a coloro che sono esterni al team di progetto fino alla definitiva approvazione di un documento, utilizza il workflow per inviare via mail il documento finale agli stakeholder responsabili della sua approvazione. Tieni poi traccia di tutte le approvazioni e rilascia solo in seguito il documento. 

4. Salva le bozze

La storia della revisione di un documento è utile per comprendere perchè sono state effettuate determinate modifiche e come hanno influito sul documento stesso.

5. Utilizza la funzione dei commenti

Includi la possibilità di inserire delle note su ciascuna versione in modo tale da non dover aprire tutte le precedenti per capire quale modifiche importanti sono state effettuate.


Come l'utilizzo del controllo di versione può fare la differenza

Hydratech Industries è un’azienda specializzata nella produzioni di soluzioni ad alta pressione in diversi settori (petrolio, gas, aerospaziale etc.) situata nel sud-est asiatico.

I file provenienti soprattutto dal settore del Controllo qualità e delle Vendite venivano da sempre archiviati in una struttura a cartelle. Il risultato era un insieme di disegni tecnici, documenti di produzione, contratti ed email non correttamente organizzati e difficili da reperire anche per i dipendenti. Quando i dirigenti dovevano approvare un documento inoltre, i tempi di attesa si dilungavano parecchio in quanto venivano spediti per mail. 

Com’è stata risolta la situazione

 

Grazie all’utilizzo di DocuWare e del controllo di versione dei documenti.

Ciascun documento viene controllato, modificato e successivamente inoltrato automaticamente al successivo stakeholder per l’approvazione. In questo modo si può sempre determinare quali modifiche sono state apportate e quando. Inoltre, tutti i membri del team di progetto ricevono una mail non appena viene apportata una modifica significativa. 

Ma non è tutto: il controllo di versione di DocuWare garantisce un minor numero di errori in quanto ciascun dipendente utilizza sempre l’ultima versione del documento. In questo modo la sicurezza è garantita e si evita l’eliminazione o la modifica accidentale dei documenti.

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