Come gestire al meglio i documenti digitali aziendali
Per ottenere il massimo dal tuo sistema di gestione dei documenti digitali, è importante definire gli obiettivi aziendali e seguire alcuni punti fondamentali. Questo ti aiuterà a raggiungere il successo nell’implementazione di un sistema che possa soddisfare tutte le tue esigenze lavorative: scopriamo insieme come.
1. Identifica gli obiettivi aziendali e sviluppa degli indicatori di performance chiave (KPI) per monitorare i progressi
Molte aziende non hanno ben chiari i loro obiettivi e non possiedono un piano per misurare i progressi che stanno facendo attraverso i loro sistemi di gestione dei documenti (DMS). Senza sapere il motivo alla base dell’implementazione di un DMS, è difficile comprendere se si ha avuto successo. Per questo è importante avere una situazione ben chiara e delineata e definire lo scopo dell’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti come ad esempio:
- Risparmiare sui costi di archiviazione dei documenti
- Migliorare la collaborazione
- Reingegnerizzare i processi manuali
Determinare metriche e KPI
È importante determinare metriche e KPI per misurare i progressi verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali. Stabilire le metriche di base permette anche di confrontare il sistema con il precedente: in questo modo potresti scoprire che se con il tuo vecchio software il tempo di elaborazione di una fattura era di 10 minuti, con la gestione digitale dei documenti lo stesso processo ne richiederà solamente due. Infine, condividere risultati misurabili con i dipendenti può essere una leva potente per incoraggiare la loro partecipazione al progetto.
2. Dai priorità a processi semplici e di uso frequente più facili da automatizzare
Automatizzare i processi significa ridurre il tempo e lo sforzo dei dipendenti e di conseguenza anche i costi aziendali. Per questo è importante focalizzarsi sui processi business-critical che si allineano con gli obiettivi dell’organizzazione.
L’automazione si rivela particolarmente utile soprattutto quando si tratta di processi semplici o ripetitivi, come ad esempio la ricerca di un documento. Automatizzando questo processo potrai ad esempio rispondere più rapidamente ad un cliente che richiede dettagli in merito al suo ordine, pratica che prima avrebbe richiesto ore.
3. Focalizzati sul migliorare i processi cartacei invece che replicarli digitalmente
Nell’impostare i processi digitali è importante chiedersi perchè in passato sono state seguite certe procedure e quanto queste siano ancora necessarie. Un errore frequente è infatti quello di cercare di emulare i processi cartacei in un contesto digitale senza eliminare tutti i processi ridondanti non utili.
Testimonianza
Un esempio ci viene fornito dall’esperienza di un’agenzia governativa statale. L’obiettivo dell’agenzia era quello di convertire in un workflow digitale il processo di approvazione degli acquisti. Inizialmente, con la sola riproduzione del processo cartaceo, era necessario che un utente raccogliesse e instradasse le approvazioni ad ogni nodo del processo. Grazie alle nuove regole di business e all’automatizzazione dei processi, l’agenzia ha potuto definire un workflow per l’approvazione delle fatture senza dover impiegare nessun dipendente per il controllo.
4. Acquisisci i contenuti vicino al punto di origine
Acquisire i documenti il più vicino possibile al punto di origine permette di migliorare la qualità dei dati e risparmiare tempo. Vediamo due esempi:
- Stampanti virtuali: permettono di salvare i documenti nel sistema di gestione senza scansionarli e stamparli
- Moduli elettronici: permettono l’estrazione automatica dei dati da un documento senza doverlo compilare manualmente. In questo modo la raccolta dei dati avverrà in maniera più precisa e accelerata.
Non dimenticare inoltre un altro aspetto importante: la condivisione dei dati con ERP, CRM o altri software già presenti in azienda. Quando ciò avviene le informazioni sono sempre allineate e sincrone.
5. Assicurati che l'interfaccia utente sia facile da capire e da navigare
Lo scopo primario è che gli utenti utilizzino il sistema e trovino tutto ciò di cui hanno bisogno con il minor numero di clic. Per questo è importante che gli utenti visualizzino solo gli elementi necessari per svolgere il loro lavoro. Un buon software di gestione documentale deve quindi permetterti di personalizzare l’interfaccia a seconda del ruolo dell’utente in modo tale da non creare confusione mostrando informazioni ridondanti.
6. Sfrutta i vantaggi della gestione dei documenti digitali in Cloud
I sistemi on-premises e relativi server, router e dischi rigidi implicano manutenzione costante e costosa, aggiornamenti manuali e integrazioni. Scegliendo un software basato sul cloud gli aggiornamenti di sistema e delle patch di sicurezza sono a carico del fornitore di servizi e permettono agli utenti di lavorare anche se non presenti fisicamente in ufficio grazie all’utilizzo della sola connessione ad Internet. Ciò significa maggiore flessibilità aziendale e possibilità di reperire i materiali necessari da qualsiasi luogo ci si trovi.
7. Definire regole coerenti per l'archiviazione dei documenti digitali in cartelle
Prima di iniziare ad utilizzare un sistema di gestione dei documenti digitali, è importante capire come deve essere usato dal team: infatti poter lavorare da qualsiasi luogo non è utile se non è possibile reperire rapidamente i documenti necessari. Per questo è importante stabilire delle regole per definire dove le informazioni devono essere archiviate, come devono essere categorizzate e scegliere campi indice comuni per le varie tipologie di documenti (ad esempio bolle di consegna, fatture e ordini di acquisto dovrebbero condividere campi di dati richiamabili attraverso una sola ricerca).
8. Utilizza il controllo di versione dei documenti digitali
È importante capire cosa sia stato modificato tra le diverse versioni di un documento ed assicurarsi che gli utenti utilizzino la versione più recente. Per questo torna utile utilizzare uno strumento per il controllo di versione con il quale visualizzare il numero della versione, lo stato, la data, eventuali commenti e l’utente che ha lavorato sul documento. Inoltre, dopo ogni modifica il documento digitale riceve automaticamente un nuovo numero di versione che ne garantisce la sicurezza e permette di avere sempre a disposizione un record accurato e preciso.
9. Utilizza la firma elettronica per garantire sicurezza e conformità
L’utilizzo della firma elettronica qualificata è legalmente vincolante e permette di eliminare il rischio che un documento sia stato modificato o firmato da utenti non autorizzati. Insieme ai workflow automatizzati, l’utilizzo della firma elettronica permette di proteggere la tua azienda in caso di problemi legali o di conformità.
10. Automatizza i processi di approvazione
Analizziamo una situazione comune a diverse realtà lavorative: il reparto di formazione elabora dei documenti che devono seguire un determinato percorso prima di essere pubblicati.
- Gli esperti definiscono il contenuto
- Sulla base del contenuto viene creata una bozza
- La bozza viene rivista da altri utenti per valutarne accuratezza e flusso
- La bozza viene modificata da un redattore e poi inviata al reparto creativo
In ogni momento di questo processo però può capitare che il documento debba essere restituito all’autore per delle modifiche aggiuntive. Per fare ciò si può utilizzare come canale la mail o altre tipologie manuali, ma questo comporta il rischio di poter perdere informazioni o commettere errori. Grazie ad un sistema di gestione digitale dei documenti questi posso essere inviati alle persone giuste con un solo clic, a prescindere dalla tipologia del documento.
11. Prova un software con un account gratuito
Non c’è niente di meglio che testare un software in prima persona: per questo può esserti utile iniziare con la prova di DocuWare Smart Control. Questo sistema di gestione dei documenti cloud pronto all’uso ti permetterà di approcciarti con estrema facilità al mondo della digitalizzazione.
Cosa comprende un sistema di gestione dei documenti?
Con il termine gestione dei documenti si fa riferimento a tutte le risorse, le politiche e i processi per memorizzare, archiviare e conservare i documenti necessari per la gestione di un business.
Come scegliere il software più adatto per la gestione dei tuoi documenti digitali aziendali
È importante considerare gli obiettivi e le esigenze del tuo business per scegliere il software di gestione documentale più adatto tenendo in considerazione i seguenti aspetti:
- Creare workflow basati sui processi non deve essere un’opzione aggiuntiva
I processi sono alla base di un’azienda e per questo motivo la loro gestione deve essere una funzionalità inclusa. L’automatizzazione dei processi sulla base delle esigenze della tua azienda infatti garantisce efficienza e produttività.
- L’integrazione deve essere possibile senza metodi costosi
L’interoperabilità è importante per un’azienda, per questo motivo l’integrazione deve essere facile e tutti i software (sia on-premises che in cloud) devono poter comunicare tra di loro facilmente.
- Se basato sul cloud, il software deve applicare rigorosi standard di sicurezza
Questo è fondamentale per soddisfare la privacy dei dati e i mandati di conformità delle informazioni. I fornitori che non separano i dati del cliente da quelli del sistema e che non forniscono livelli aggiuntivi di sicurezza oltre alla crittografia mettono a rischio l’intera organizzazione.
Un buon sistema di gestione dei documenti deve essere sicuro, facile da usare ed allineato con le tue esigenze aziendali.
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