Allegati email in formato PDF: come usare il contenuto per l'indicizzazione automatica

Nelle mail spesso vengono allegate fatture in formato PDF che, quando vengono archiviate in DocuWare sono indicizzate automaticamente. Tutti i contenuti di un file PDF come importi, codici QR, numeri dei clienti possono essere utilizzati come valori di indice. Il contenuto di ciascun PDF ricevuto in allegato su Outlook può essere utilizzato per l’indicizzazione: ma come fare?
- Si riceve una fattura via mail e la si sposta all’interno di una cartella di Outlook
- L’import della posta si avvia automaticamente e informazioni come importi numerici, società, data, etc. vengono trasferire nei campi di indicizzazione automaticamente
- Le informazioni indicizzate sono disponibili come valori di ricerca all’interno dell’archivio, così come i codici QR che possono essere letti automaticamente e inseriti come valori di indice
Imposta l’indicizzazione automatica in pochi semplici passaggi
Per poter acquisire le informazioni da un file PDF allegato bastano pochi semplici passaggi.
1. Innanzitutto bisogna creare una configurazione di elaborazione dei documenti (in DocuWare Configuration > Document Processing) dove è possibile definire anche l’archivio di destinazione e le impostazioni di indicizzazione
2. In secondo luogo bisogna configurare l’archiviazione di Connect to Outlook e selezionare la configurazione di elaborazione documenti precedentemente creata nell’are Altre Opzioni in Outlook

Questa è l’area di configurazione dell’archiviazione di Connect to Outlook. In “Opzioni”, selezionare la configurazione di elaborazione dei documenti desiderata, in modo che le fatture possano essere indicizzate automaticamente come allegati PDF.