Come archiviare le email direttamente da Outlook
La maggior parte dei documenti aziendali vengono trasmessi e condivisi tramite i più diffusi applicativi di posta elettronica: vediamo insieme come archiviare le email in maniera facile e totalmente automatica
La casella di posta (come ad esempio Microsoft Outlook) continua ad essere uno degli strumenti più utilizzati all’interno di un’azienda per lo scambio e la condivisione di documenti. Ciò non permette però di essere sempre al sicuro in quanto un messaggio di posta può essere eliminato per sbaglio oppure può essere difficile rintracciarlo in tempi brevi. Grazie all’utilizzo di un buon sistema di gestione documentale, come DocuWare, puoi sfruttare una serie di utili funzioni di archiviazione già integrate all’interno dell’applicativo.
Il software ti permette di conservare all’interno di un archivio centralizzato tutte le email, consentendo l’accesso ai soli dipendenti autorizzati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento: così facendo tutte le richieste possono essere evase in tempi rapidi anche quando un dipendente non è fisicamente presente in ufficio.
Questo si traduce in risparmio di tempo, maggiore produttività, soddisfazione del cliente ed efficienza.
Come archiviare le email ad un buon sistema di gestione documentale
Per facilitare il processo di archiviazione delle email, un buon sistema di gestione documentale presenta la funzione corrispondente già integrata all’interno dell’applicativo utilizzato (es. Microsoft Outlook) per permettere ai dipendenti di eseguire il comando senza dover passare da un software all’altro.
Archiviare le email automaticamente
L’archiviazione delle email può essere un ottimo modo per iniziare ad organizzare il tuo lavoro in maniera efficiente e avere sempre a disposizione ogni messaggio, ricercabile in maniera facile e veloce.
L’applicativo Microsoft presenta già al suo interno un’apposita funzione che consente di organizzare le email in cartelle differenti direttamente dalla finestra di posta in arrivo: con un software di gestione documentale adatto è possibile poi sfruttare questa funzione in modo tale da indicizzare automaticamente i messaggi di posta elettronica.
Archiviare le email manualmente
L’utente però può anche avere l’esigenza di archiviare solamente alcune delle email ricevute: con DocuWare, grazie alle diverse configurazioni disponibili è possibile selezionare solo l’opzione di archiviazione e/o quella di indicizzazione. Per eseguire questo comando è sufficiente utilizzare il pulsante DocuWare Store, facilmente rintracciabile in tre punti differenti di Outlook:
1. Nella barra multifunzione superiore
2. Nel menù a discesa delle email
3. Nella barra multifunzione di DocuWare
In questo modo l’utente può scegliere se archiviare ogni mail automaticamente o manualmente. In qualsiasi caso, questo permette l’eliminazione dei messaggi di posta da Outlook per una maggiore organizzazione e pulizia, oppure è possibile contrassegnarli in modo tale da avere evidenza costante degli elementi già archiviati.