5 metodi per aumentare velocemente il ritorno sull'investimento (ROI) della tua azienda
Ogni investimento che viene eseguito per risparmiare su azioni di vita quotidiana portano dei benefici giorno dopo giorno. Vediamo in che modo l’investimento in un sistema di gestione documentale può portare guadagno alla tua azienda
Installare pannelli solari per rispettare l’ambiente e risparmiare sulle bollette, implementare una nuova tecnologia per il risparmio di tempo e risorse: ogni volta che si effettua un investimento che consente di ridurre le spese quotidiane, i benefici diventano maggiori giorno dopo giorno. La gestione manuale dei documenti ad esempio, rispetto a quella digitale, rappresenta invece una perdita di produttività organizzativa pari al 21%.
I benefici della digitalizzazione e dell’utilizzo di un giusto sistema di gestione documentale (DMS) riguardano soprattutto i reparti di elaborazione delle fatture e delle risorse umane, dove vengono utilizzati maggiori volumi di carta, ma possono riguardare sicuramente anche il settore degli acquisti, delle vendite, del marketing e le altre unità aziendali. Secondo una ricerca di Nucleus Research, grazie all’investimento nella gestione digitale dei documenti, ogni euro speso ne può produrre 8. In che modo? Velocizzando i processi e risparmiando così sui costi derivanti dal reimpiego o assunzione di nuovo personale.
1. Reparto contabilità: archiviazione e recupero delle fatture
Ipotizziamo che il tuo reparto di contabilità elabori 100 fatture al giorno. Per archiviarle manualmente il tempo speso da un dipendente è in media di 3 minuti per fattura al quale vanno aggiunti altri 5 minuti circa per ciascuna delle 10 fatture più vecchie per riferimento che vengono recuperate. Facciamo due veloci calcoli:
100 fatture x 3 minuti cad. di archiviazione = 300 minuti
10 fatture x 5 minuti utili per il recupero = 50 minuti
Il totale è quindi di 5,8 ore al giorno.
Grazie a un sistema di gestione documentale il tempo impiegato per archiviare o recuperare un documento è di soli 30 secondi: questo significa risparmiare circa 98 ore di lavoro al mese. Moltiplicando poi la retribuzione media dei dipendenti per questo valore, è facile comprendere quanto significativo può essere il risparmio economico per la tua azienda.
2. Customer experience
Può capitare che le fatture richiedano delle correzioni: l’importo pagato può essere sbagliato oppure può capitare che uno sconto non venga applicato correttamente alla fattura di un cliente. Nel caso in cui si lavori tramite processi cartacei, il dipendente dovrà recuperare e sistemare la fattura: un processo che richiede diverso tempo. Di conseguenza il cliente si ritroverà ad aspettare prima di ricevere una risposta.
Utilizzando un sistema DMS invece il tempo di risposta si riduce a pochi secondi migliorando così l’esperienza del cliente, la sua soddisfazione e la sua fidelizzazione.
3. Reparto vendite
Quando si tratta di redigere un’offerta ad un cliente, un venditore redige diverse offerte. La ricerca dell’ultima versione richiede diverso tempo al team di vendita e di conseguenza questo può distogliere la loro attenzione dall’obiettivo principale.
Se calcoliamo che devono essere create in media da tre a cinque versioni di un’offerta prima della chiusura di un affare, ciascuna delle quali richiede circa 15 minuti, è facile intuire l’investimento di tempo necessario. Con un sistema di gestione documentale, grazie al sistema di controllo delle versioni, i documenti vengono modificati automaticamente e salvati nella loro versione più aggiornata. Inoltre fornisce la cronologia completa di tutti i documenti per essere sempre a conoscenza di tutte le modifiche apportate.
4. Gestione dei DDT di consegna
Per ciascun prodotto consegnato il cliente firma un DDT di conferma della ricezione. Se pensiamo che in una giornata vengono consegnati in media 10 o 20 ordini, a fine giornata i DDT vengono consegnati al reparto contabilità che li abbina agli ordini di acquisto per elaborare ed inviare le fatture. Se il tutto viene gestito tramite utilizzo di carta, il processo si allunga notevolmente in quanto bisogna controllare i DDT, cercare il contratto corretto, creare la fattura e archiviare tutti i documenti.
Grazie all’utilizzo di un DMS e un dispositivo mobile (smartphone o tablet) si possono scansionare i DDT in modo da inviarli automaticamente all’ufficio principale dopo ogni consegna, così da ridurre le tempistiche di invio delle fatture e migliorare anche il flusso di cassa aziendale.
5. Indicizzazione automatica
Le fatture all’interno di un’azienda devono essere scansionate e successivamente devono essere acquisiti diversi dati come importo, nome del fornitore, numero e data della fattura. Ogni azienda però è a sé, quindi non è possibile impostare un modello predefinito: l’elaborazione e l’indicizzazione elettronica rappresentano un’ottima soluzione che permette di risparmiare 1,5 minuti per ogni fattura.
Grazie all’Intelligent Indexing il sistema “impara” ad acquisire automaticamente i dati necessari. In che modo? Questa tecnologia di apprendimento automatico permette di ricordare ogni documento e le preferenze di indicizzazione in modo tale da aumentare velocità, precisione e affidabilità. Ciascun termine infatti, anche se derivante da una scansione, viene convertito in un dato strutturato che può essere utilizzato e ricercato.
In questo modo è possibile elaborare documenti che non possono essere standardizzati: invece di inserire dati per un tempo pari a 2 ore e mezza al giorno, un dipendente potrebbe farlo in meno di 30 minuti.
Le aziende possono scegliere di investire in un sistema di gestione documentale per diversi motivi: alcune hanno bisogno di gestire un carico di lavoro crescente, altre cercano invece di ridurre le noiose attività manuali.
Quello che è comune a tutte le organizzazioni è sicuramente il fatto di avere un notevole guadagno sul loro investimento: risparmiare tempo e risorse permetterà di risparmiare conseguentemente anche denaro e aumentare la produttività aziendale.
Cosa aspetti? Fai un passo verso la digitalizzazione: