Gestione digitale dei documenti: 7 motivi per eliminare la carta dal tuo ufficio
Trovare documenti all’interno di montagne di carta in maniera rapida e veloce è sicuramente un lavoro che richiede tempo e fatica. Come fare per velocizzare questi processi di ricerca? Affidandosi ad un sistema di gestione digitale dei documenti.
Quali sono i problemi derivanti da processi cartacei
• Difficoltà nel reperimento dei documenti
I documenti cartacei vengono genericamente conservati in archivi o schedari; per questo motivo l’operazione di ricerca richiede uno spreco di tempo ingente. Senza dimenticarsi che a volte, una cattiva organizzazione dell’archivio, può far sì che un documento finisca nel luogo sbagliato e che la sua reperibilità venga in questo modo compromessa.
• Lunghi passaggi e scambi
Molti dei processi aziendali si basano sul passaggio di carta: pensiamo per esempio a quando bisogna condividere moduli di approvazione oppure far firmare documentazioni a più persone.
• Rischio elevato di smarrimento
Quando un documento viene smarrito, inevitabilmente il lavoro viene bloccato: che sia stato messo nell’archivio sbagliato o buttato per errore, un membro del personale dovrà dedicare parte del suo tempo ai compiti già assegnati per ritrovarlo.
Gestione digitale dei documenti: 7 utili vantaggi
1. Evita blocchi operativi con l’automazione dell’elaborazione delle fatture
Il reparto contabilità di un’azienda è sicuramente quello che prevede la circolazione della maggior quantità di carta. Questo comporta un inevitabile rallentamento dei processi: pensiamo ad esempio al caso in cui un dipendente sia in ferie. Se un documento necessità della sua approvazione rimarrà bloccato fino alla fine del processo.
Grazie alla gestione digitale dei documenti, le approvazioni diventano parte di un flusso di lavoro automatizzato in modo tale da eliminare i controlli ripetitivi da parte dei dipendenti ed evitare blocchi operativi.
2. Crea un’ottima prima impressione grazie all’onboarding digitale
Grazie all’utilizzo di moduli elettronici puoi velocizzare e semplificare l’onboarding di un nuovo dipendente: infatti con la digitalizzazione questi possono essere compilati anche da remoto prima che il dipendente inizi a lavorare e i dati possono essere trasmessi alla risorse umane ed altri reparti. In questo modo tutto può essere mantenuto sotto controllo in maniera efficace.
Il caso B&M Retail
B&M Retail è una nota catena di negozi inglesi con più di 28.000 dipendenti. Prima dell’utilizzo di un sistema di gestione documentale, i nuovi dipendenti firmavano e compilavano i documenti cartacei che poi venivano inviati alla sede centrale per l’inserimento manuale dei dati nei sistemi aziendali. Questo processo richiedeva parecchio tempo e l’azienda voleva ridurre le tempistiche di elaborazione: grazie alla gestione digitale dei documenti e dei processi, le approvazioni vengono ora gestite in maniera dinamica ed efficiente.
3. Semplifica e velocizza i processi con la firma elettronica
La digitalizzazione include anche la sostituzione della firma tradizionale con quella elettronica, efficiente e più economica. In questo modo:
– I contratti non dovranno passare da più persone per essere firmati con conseguente allungamento delle tempistiche: grazie alla firma elettronica il documento può essere firmato contemporaneamente da più persone
– Per l’acquisto di un servizio non è più necessario aspettare l’approvazione via mail o fax, ma il documento può essere firmato rapidamente in forma elettronica
– Se lavori con partner stranieri non sarà più necessario far viaggiare i documenti per chilometri, ma potranno essere inviati e firmati quasi istantaneamente anche dall’estero
Altri vantaggi per l’azienda sono:
Maggiore aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità
- Migliore supporto per i flussi di lavoro a distanza
- Possibilità di eliminare la carta e tutti i costi ad essa associati
- Registrazione più accurata dei documenti
- Soddisfazione degli standard di conformità alle normative
4. Mantieni gli standard di conformità
Grazie ai flussi di lavoro digitali i documenti seguono il percorso corretto di approvazione, rispettando gli standard di conformità necessari.
Il caso Pharmigon
Pharmigon produce per conto delle farmacie preparati altamente specifici. I protocolli di produzione, che descrivono il processo di produzione, vengono creati nel sistema di gestione della farmacia e contengono termini di classificazione per ogni preparazione, come il numero di lotto, la data di produzione e gli ingredienti attivi. DocuWare converte questi dettagli in termini di indice e li utilizza come parametri centrali per i flussi di lavoro che verificano il rispetto delle procedure corrette.
5. Facilitazione nella preparazione dell’audit
Essere sottoposti a un audit può richiedere diverso tempo, soprattutto se i documenti richiesti devono essere reperiti fuori sede. Ciò non avviene quando la loro gestione è digitale e possono essere così recuperati rapidamente.
Il caso Criterion Tool & Die
Criterion produce componenti per settori altamente regolamentati come quello medico e aerospaziale fornendo centinaia di clienti. Data la criticità dei settori, le normative governative impongono all’azienda di conservare la documentazione relativa ai componenti forniti per tutta la durata di vita dei prodotti. Inoltre, l’azienda deve produrre rapidamente tutta la documentazione di supporto quando viene richiesta per le verifiche.
Grazie all’implementazione di DocuWare ora i documenti possono essere recuperati velocemente e preparati in un lasso di tempo nettamente inferiore: la ricerca avviene infatti tramite il numero di riferimento e questo permette la produzione del documento direttamente di fronte all’auditor.
6. Automatizza l’inserimento dei dati
In alcune organizzazioni come ospedali e comuni, le persone compilano moduli cartacei da consegnare ai dipendenti che inseriscono poi le informazioni all’interno del sistema. Ciascun individuo può però dover compiere questa operazione per più reparti o uffici: per questo, grazie ai flussi di lavoro automatizzati, si evitano duplicazioni e sprechi di tempo, carta e risorse.
7. Conserva a norma tutti i tuoi documenti nel tuo sistema di gestione digitale dei documenti
I documenti prevedono la conservazione a norma di legge per un determinato numero di anni: con un sistema di gestione documentale l’azienda ha a disposizione tutti gli strumenti necessari per proteggere i documenti ed eliminarli al termine del periodo di conservazione obbligatoria, senza bisogno dell’intervento umano.