Firma i tuoi documenti in modo semplice e sicuro ovunque tu sia
La tendenza verso una sempre più forte digitalizzazione delle aziende e lo smartworking in aumento ha fatto sì che sia cresciuta notevolmente l’esigenza di applicare la Firma Elettronica dei documenti, degli ordini e dei contratti ai processi aziendali. Ma facciamo un passo indietro…
Le tipologie di Firma Elettronica Digitale
Le firme elettroniche si distinguono per il loro livello di sicurezza:
- Firma Elettronica Semplice: si tratta, ad esempio, della firma posta alla fine di una mail. Non è crittografata, ed è la firma meno sicura da utilizzare in quanto non costituisce una prova tangente e viene utilizzata in contesti all’interno dei quali vi è un rischio minimo di contestazione della sua validità giuridica.
- Firma Elettronica Avanzata: i dati di questo tipologia firma sono crittografati e quindi non leggibili o utilizzabili da nessuno che non possegga la relativa chiave. Per ottenere una firma elettronica avanzata è sufficiente un’autenticazione a due fattori dell’identità del firmatario (ad esempio mediante codice OTP). Differentemente dalla Firma Elettronica Semplice, la Firma di tipologia Avanzata è necessaria quando risulta opportuno verificare l’identità del firmatario.
- Firma Elettronica Qualificata: è l’opzione più sicura e giuridicamente vincolante in quanto garantisce che il documento non sia stato manipolato. Proprio grazie alla garanzia offerta, è spesso paragonabile alla firma eseguita con penna e inchiostro.
I vantaggi per te e la tua operatività
Se stai prendendo in considerazione l’idea di adottare una soluzione di firma digitale da applicare alla tua realtà aziendale, questi sono alcuni dei benefici che potrai trarre con la Firma Elettronica dei documenti:
L’utilizzo della Firma Elettronica per i tuoi documenti, ordini, contratti, etc. ti permetterà di essere sempre in linea con le ultime normative in merito alla sicurezza e alla conformità.
Con la possibilità offerta dalla Firma Elettronica di poter sottoscrivere documenti da qualsiasi luogo, ridurrai notevolmente le tempistiche di elaborazione.
Puoi diminuire notevolmente il numero di potenziali errori relativi all’archiviazione e all’inserimento di dati
Con la Firma Elettronica dei documenti potrai risparmiare notevolmente sui costi di archiviazione e conservazione dei documenti cartacei.
Firmare un documento digitalmente significa anche stampare meno carta e di conseguenza adottare uno stile di lavoro più ecosostenibile e rispettoso dell’ambiente.
Come puoi applicare la Firma Elettronica dei documenti nella tua azienda
Le applicazioni della Firma Elettronica all’interno di un’azienda sono molteplici e possono riferirsi ad un’ampia gamma di processi, vediamone alcuni insieme:
- Firma Digitale dei Contratti: in un contesto ordinario, un contratto deve essere normalmente firmato da più persone e questo richiede il passaggio dello stesso in un ordine ben preciso. Questa procedura richiede però un investimento di tempo e di risorse; grazie alla Firma Elettronica più persone possono lavorare e firmare un documento contemporaneamente con un conseguente risparmio in termini di tempo e forza lavoro.
- Firma Elettronica per ottenere Autorizzazioni: può capitare che un processo abbia bisogno di una Firma per essere approvato e poter quindi proseguire; attendere una scansione per fax o per posta può dilatare notevolmente i tempi. Utilizzando la Firma Elettronica, potrai ottenere autorizzazioni e approvazioni in un tempo decisamente inferiore.
- Firma Elettronica per il rapporto con Partner Esteri: se la tua azienda lavora a contatto con partner esteri, ottenere una firma cartacea può risultare complesso; la Firma Elettronica risolve velocemente questo problema, riducendo le distanze geografiche e velocizzando i processi.
Come firmare digitalmente i tuoi documenti con DocuWare
Per firmare digitalmente i tuoi documenti puoi affidarti ad un software di Gestione Documentale. Nello specifico caso di DocuWare, la Firma Elettronica di ordini, contratti e documenti avviene in tre semplici passaggi:
- Indirizza automaticamente il tuo documento al servizio di firma dopo averlo archiviato oppure avvia il processo mediante un timbro digitale.
- Il caricamento al rispettivo fornitore di servizi di firma e il trasferimento al destinatario sono automatizzati. I documenti si possono firmare digitalmente da qualsiasi cellulare, PC o tablet grazie all’autenticazione mediante codice OTP.
- Una volta firmato, il documento viene caricato automaticamente nell’archivio ed è sempre possibile visionare quali documenti sono in fase di firma e quali sono già stati sostituiti.