Azienda paperless: come ridurre l'utilizzo di carta e risparmiare

Utilizzare una minore quantità di carta e convertire la tua azienda in una realtà paperless significa risparmiare un’ingente quantità di denaro, ma anche di tempo uomo e di valore oltre che tutelare l’ambiente.

Ad oggi, solamente il 18% delle aziende viene considerato totalmente “paperless”. Un dato sorprendente se pensiamo a tutte le tecnologie ad oggi disponibili per ridurre l’utilizzo di carta, se non eliminarla del tutto. Oltre ai problemi che già tutti conosciamo, come l’ingombro fisico, la produttività rallentata e l’efficienza ridotta, uno studio stima che l’elaborazione di carta costi alle organizzazioni quasi 20.000 euro all’anno per dipendente.

Convertire la propria azienda in un’azienda paperless significa quindi, prima di tutto, risparmiare un enorme quantità di denaro. Come?

Continua a leggere e scopri:

Come la carta rallenta i tuoi processi
Quali vantaggi puoi ottenere dalla sua eliminazione

Gli svantaggi derivanti dall'utilizzo di carta

Costi

I processi basati su carta costituiscono in primo luogo un enorme dispendio economico. Gartner stima che le aziende spendano dall’1 al 3% delle loro entrate per la sola stampa in ufficio, senza considerare costi di archiviazione, conservazione e spedizione dei documenti e nemmeno il costo di acquisto della carta.

Ma la carta comporta anche dei costi indiretti: ciascun dipendente rallenta inevitabilmente i suoi processi con l’utilizzo di documenti cartacei e ciò significa sottrarre tempo a compiti più produttivi. Secondo un White Paper di IDC lo spreco di tempo di ciascun dipendente dovuto a problemi legati all’utilizzo di carta costa circa 20.000 euro per lavoratore all’anno: questo significa che in un’azienda tipo di 1000 dipendenti, le perdite sono pari all’assunzione di 213 dipendenti.

I rischi per la sicurezza

La carta è per sua natura effimera. Ciò significa che se l’azienda non dispone di un backup digitale, è molto facile che la sicurezza dei documenti venga violata. In che modo? Basti pensare che un documento è soggetto al rischio di smarrimento, furto, ma anche di danni dovuti a disastri naturali che possono inevitabilmente provocare blocchi lavorativi.

Rallentamento dei processi operativi

La carta non comporta uno spreco solo in termini economici, ma anche in termini di tempo-uomo. Ciascun dipendente che utilizzi la carta rallenta la sua produttività: basti solo pensare che anche solo passare un documento ad un collega senza convertirlo in forma digitale è un’operazione che può richiedere diverso tempo. Ma non solo… pensa alla tua realtà: quanto tempo risparmieresti se non dovessi alzarti ogni volta dalla sedia per scansionare, archiviare e inoltrare i documenti a terzi?

La manualità dei processi rende difficile lavorare in maniera continuativa ed efficiente, soprattutto quando il passaggio dei documenti avviene tra reparti aziendali che hanno a che fare con informazioni sensibili e delicate per l’azienda come l’amministrazione e le risorse umane.

Gli step da seguire per rendere paperless la tua azienda

Con il verificarsi della pandemia di COVID-19 sempre più aziende si sono avvicinate al mondo della digitalizzazione, che vede come principale protagonista la rimozione della carta per una totale automazione dei processi al fine di aumentare efficienza e produttività aziendale. Inoltre, il valore di un’azienda attenta all’ambiente è molto importante nella società moderna così attenta agli sprechi e all’etica green.

Ma cosa significa realmente azienda paperless?

Trasformare la propria azienda in una realtà paperless significa:

Tutte le informazioni precedentemente diffuse tramite carta vengono trasformate in formato digitale: i documenti vengono scannerizzati, indicizzati e archiviati in modo sicuro all’interno di un archivio centrale che ne permette il facile recupero. Per fare ciò è importante scegliere un buon sistema di gestione documentale ma anche strumenti di qualità per la scansione facilmente integrabili, come le nostre multifunzioni che si integrano perfettamente al sistema di gestione documentale per un processo di digitalizzazione completo a 360°.
I processi manuali diventano automatizzati grazie alla realizzazione di workflow e all’integrazione con applicazioni terze, come l’integrazione con Outlook
Una volta digitalizzati i documenti e automatizzati i processi potrai accedere ai tuoi contenuti da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento: requisito fondamentale se la tua azienda ha più sedi o se i dipendenti hanno la necessità di lavorare da remoto e accedere facilmente ai documenti.

I benefici di un ufficio paperless

Riduzione dei costi operativi

Ridurre la quantità di carta utilizzata significa ridurre i costi di stampa ma anche costi ulteriori come:

Costi di archiviazione: non utilizzare la carta significa non dover acquistare schedari o destinare spazi fisici all’archiviazione e conservazione delle copie cartacee
Costi di copia e stampa: con la digitalizzazione dei documenti non è necessario realizzare copie da distribuire all’ufficio. È sufficiente infatti memorizzare il documento all’interno di un archivio centrale alla quale avranno accesso in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo i soli utenti autorizzati
Costi dei processi aziendali: i workflow automatizzati e non più manuali permettono in primo luogo di ottimizzare i processi aziendali e risparmiare denaro
Costi di recupero dei dati e sicurezza: la protezione dei dati in formato cartaceo può risultare complicata e poco economica. Con le possibilità offerte dalla digitalizzazione i documenti archiviati in modo sicuro e centralizzato non rischiano di essere smarriti o danneggiati impattando così la continuità del tuo business

Recupero ed incremento della produttività

Contenuti archiviati e indicizzati permettono ai dipendenti di potervi accedere facilmente e di condividere in maniera rapida le informazioni all’interno dell’azienda. Allo stesso tempo, ciò si traduce in una velocizzazione dei processi. Prendiamo ad esempio il processo di fatturazione: è possibile accelerare l’elaborazione automatica delle fatture collegando documenti correlati come ordini di acquisto, polizze, contratti, etc. Inoltre, l’integrazione tra le diverse applicazioni permette un ingente risparmio di tempo e garantisce un flusso regolare di informazioni trasmesse in maniera automatizzata tra i dipartimenti.

Un’azienda fornitrice di sistemi a flussi ha visto negli ultimi anni un aumento del numero di dipendenti e di documenti da compilare. Le attività di archiviazione portavano l’azienda ad una perdita di produttività pari a 30 minuti al giorno per dipendente, che per ovviare a questa situazione doveva lavorare nel weekend. Con un sistema di gestione documentale integrato con l’ERP aziendale, sono stati realizzati dei workflow automatizzati che hanno ridotto i tempi impiegati.

Migliore sicurezza e conformità

Proteggere i dati aziendali è un requisito fondamentale per ogni organizzazione: perdere informazioni business-critical può essere infatti dannoso per la continuità aziendale e per le relazioni con i clienti. Scegliere di utilizzare un sistema di gestione documentale significa lavorare in un ambiente protetto e sicuro: documenti crittografati, comunicazioni monitorate e accessi monitorati permettono di garantire la massima sicurezza per tutte le informazioni aziendali. Inoltre, questo garantisce la conformità a mandati come GDPR e in caso di perdita di dati, i backup ridondanti permettono di recuperare facilmente tutti i dati.

Non dimentichiamoci di uno degli aspetti più importanti: i sistemi aziendali basati sui processi cartacei hanno sicuramente ripercussioni sul flusso di lavoro, l’efficienza e la produttività ma comportano anche rischi significativi per l’ambiente. Lavorare in un contesto paperless significa anche ridurre l’impatto ambientale in termini di spreco di carta, di energia ed emissioni/produzione di rifiuti.