FIRME ELETTRONICHE: COSA SONO E COME SI USANO?
Secondo un’indagine di mercato condotta da DocuWare, che ha visto intervistati più di 1.200 impiegati negli Stati Uniti e 1.400 in Inghilterra, più del 70% delle imprese statunitensi e più dell’83% delle imprese inglesi affermano di utilizzare le firme elettroniche per alcuni, molti o per la maggior parte dei loro processi aziendali. In quanto azienda globale, DocuWare ha assistito alla richiesta ingente di firme elettroniche e voleva scoprire che cosa ne impedisse un’adozione più ampia: questo perchè anche tra gli utilizzatori, l’implementazione delle firme elettroniche è spesso tutt’altro che completa e alcune persone non hanno ancora familiarità con la tecnologia che lo rende possibile.
Tutti gli intervistati sono autorizzati a firmare documenti per conto delle loro aziende, quindi sono quelli che meglio conoscono i punti deboli che derivano dalla mancanza di una soluzione di firma elettronica. Per semplificare: il resto dell’articolo su ciò che gli intervistati statunitensi hanno detto a riguardo dell’adozione della firma elettronica e dei relativi ostacoli.
Ci sono una varietà di opzioni che rientrano nell’ “ombrello” delle FIRME ELETTRONICHE, incluso:
- Firmare un documento inserendo il tuo nome e altri dati identificativi come il numero della carta d’identità
- Firmare un documento digitale con la tua firma effettiva tramite uno stilo o un dito sul touch screen
- Firmare tramite credenziali, che potrebbero richiedere dati biometrici, immissioni di password o crittografia e coordinamento con un Trust Service Provider (TSP) verificati
L’ultima opzione è la più sicura e raccomandata per le aziende, specialmente quando si parla di contratti o altri temi inerenti alla compliance.
COME FUNZIONANO LE FIRME ELETTRONICHE?
Questo varia a seconda delle opzioni che stai utilizzando. Se stai semplicemente firmando un documento digitale con una stilo, come accade per esempio nella maggior parte dei negozi al giorno d’oggi, l’immagine della firma viene catturata e allegata al documento. Tuttavia, le firme elettroniche più avanzate, utilizzano la tecnologia di verifica per garantire che le firme siano autentiche e sicure. Queste firme forniscono audit trail, crittografia, e altri strumenti di back-end per garantire l’autenticità.
Diamo una rapida occhiata al funzionamento di questi processi:
- Un documento viene inviato a uno stakeholder e richiede una firma
- L’utente conferma la propria identità: questo può essere fatto tramite un TSP come Validated ID o DocuSign o tramite biometria che utilizza impronte digitali, riconoscimenti facciali o tecnologie che misurano il modo in cui una persona firma il proprio nome, inclusa la forma e la lunghezza dei tratti della penna e la pressione utilizzata
- I dati relativi alla firma elettronica sono allegati al documento digitale
- Il documento e la firma verificabile e tracciabile continuano attraverso il flusso di lavoro automatizzato fino al passaggio successivo richiesto dall’azienda per l’elaborazione
PERCHE’ DOVRESTI USARE UNA FIRMA ELETTRONICA?
Più del 50% delle aziende intervistate hanno affermato che utilizzare la firma elettronica ha impattato positivamente sulle tempistiche di completamento dei processi, mentre il 39% afferma di aver risparmiato tempo ai dipendenti.
Altri vantaggi segnalati dalle aziende includono:
- Migliore aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità
- La possibilità di rimuovere la carta – e tutti i costi associati – dai processi aziendali
- Minore dipendenza da stampa, scansione e affrancatura
- Supporto migliorato per flussi di lavoro remoti
- Migliore tenuta dei registri
- Opzioni di recupero istantaneo per supportare il servizio clienti, le vendite, le risorse umane e gli altri reparti
- Errori ridotti relativi all’inserimento, archiviazione e recupero dati
Confrontando questi vantaggi con le sfide che le aziende affrontano ogni giorno quando si occupano di processi di firma su carta e penna, gli intervistati hanno indicato gli ostacoli che si presentano:
- Analizzare lo stato dei documenti o dare seguito a persone senza una buona comprensione di dove si trovassero le scartoffie in un dato flusso di lavoro
- Aumentare il tempo dedicato alla raccolta delle firme giuste per completare un contratto
- I costi, sia in denaro che in tempo, di archiviazione e gestione dei documenti cartacei
- Errori di archiviazione e inserimento dati che comportano la rielaborazione dei contratti o altri documenti o conseguenze aziendali peggiori, come la perdita di vendite
COME UTILIZZANO LA FIRMA ELETTRONICA LE AZIENDE?
Le firme elettroniche vengono utilizzate in un’ampia gamma di processi aziendali. In moltissimi casi, processi “carta e penna” possono essere sostituiti con efficienti e meno costose firme elettroniche.
Ecco alcuni esempi:
- Un contratto ha bisogno di essere firmato da più persone: un documento cartaceo dovrebbe essere passato a tutti nell’ordine corretto, aumentando così le tempistiche necessarie. Utilizzando la firma elettronica, è possibile che più persone lavorino e firmino il documento contemporaneamente.
- E’ necessaria l’autorizzazione per accelerare un servizio: invece di aspettare per posta, un fax o una scansione, puoi ottenere rapidamente la firma elettronica del documento.
- Stai lavorando con partner esteri: i documenti cartacei percorrono migliaia di chilometri e anche pagando commissioni elevate per accelerare la spedizione, il processo risulta lento. I documenti elettronici possono essere inviati e firmati quasi istantaneamente, da qualsiasi parte del mondo.
PERCHE’ ALCUNE AZIENDE NON HANNO ADOTTATO LA FIRMA ELETTRONICA?
Visti e considerati tutti i benefici che ne derivano, perchè solo un terzo delle imprese britanniche ha adottato totalmente le firme elettroniche per i propri processi aziendali? La completa adozione significa utilizzarla per la maggior parte dei processi. Alcuni fattori comuni che impediscono alle aziende di adottare la firma digitale o implementarla completamente includono:
- Politiche aziendali che non lo consentono o una preferenza generale per le firme su carta
- Preoccupazioni sulle conformità o normative legali
- Percezione che ciò potrà provocare un rallentamento dell’attività
- Percezione che l’uso della firma elettronica possa aprire la porta a maggiori vulnerabilità o frodi
- Necessità di integrare la tecnologia con i sistemi attuali o di coinvolgere clienti, fornitori o partner commerciali
FAQ – Firme elettroniche
COME CREARE UNA FIRMA ELETTRONICA?
E’ possibile grazie a soluzioni software di gestione dei documenti (DMS) come DocuWare, con funzionalità di firma elettronica integrate oppure investendo in soluzioni stand-alone. Tuttavia, con un DMS, il processo di firma può essere utilizzato in combinazione con moduli elettronici e integrato all’interno di un workflow dedicato alla creazione di contratti o documenti rivolti ai dipendenti fino alla loro firma. I documenti vengono poi archiviati per un recupero in totale sicurezza. Sono necessarie alcune impostazioni per la maggior parte delle firme digitali: ciò può richiedere l’utilizzo di un TSP che generi chiavi crittografate e fornisca autenticazione a due fattori, con o senza, un certificato di verifica aggiuntivo e dati biometrici.
QUANTI TIPI DI FIRMA ELETTRONICA ESISTONO?
Le firme elettroniche si classificano in 3 categorie:
- Semplice: una firma elettronica semplice non è crittografata ed è la tipologia meno sicura (un esempio pratico è la firma che apportiamo sul dispositivo mobile del corriere quando riceviamo un pacco). Con una firma elettronica semplice non hai la prova di chi abbia firmato il documento, è informale e viene utilizzata per firmare documenti in situazioni in cui vi è un rischio minimo di contestazione della loro validità giuridica.
- Avanzata: questo tipo di firma è crittografato con una chiave creata da un TSP accessibile solo al firmatario. I dati sono codificati e quindi non leggibili o utilizzabili da nessuno, a meno che non venga fornita la chiave. L’autenticazione a due fattori dell’identità del firmatario (come un codice inviato per mail o tramite sms), è sufficiente per una firma elettronica di tipo avanzato. Anche le firme biometriche rientrano in questa categoria. Se c’è una controversia in cui è necessario dimostrare l’identità del firmatario, è necessaria una firma elettronica avanzata.
- Qualificata: una firma qualificata è l’opzione più sicura ed è giuridicamente vincolante nella maggior parte dei casi. Questa tipologia di firma garantisce che il documento non sia stato manipolato perchè un TSP ha emesso un certificato digitale ed ha autenticato l’identità del firmatario. Poichè questa tipologia di firma digitale è verificata e sicura, spesso ha lo stesso peso delle firme a penna e inchiostro.
E’ sicuro utilizzare le firme digitali?
Il processo di firma digitale avviene in moduli di sicurezza hardware (HSM) che vengono gestiti in un’infrastruttura di server cloud sicura. I moduli di sicurezza hardware sono speciali processori crittografici che garantiscono la protezione di firme e chiavi software.
FAI IL PROSSIMO PASSO!
La fiducia costituisce la base per qualsiasi scambio di beni, servizi o informazioni e una firma costituisce il simbolo di tale fiducia quando vengono siglati accordi o contratti. Le firme elettroniche permettono di andare oltre le firme tradizionali, verificandone l’autenticità e garantendo un risparmio di tempo alla tua azienda, riducendo i costi e accelerando i processi. Grazie alle firme digitali la tua azienda può meglio soddisfare i requisiti di conformità statali, federali, specifici del settore e internazionali sia in termini di sicurezza delle informazioni che di protezione dei dati.
