DocuWare 7.6: tutte le funzionalità dell'ultima versione
Con la nuova versione di DocuWare 7.6 sono state introdotte nuove funzionalità tutte da scoprire: condivisione di documenti tramite Microsoft Teams, utilizzo di elenchi di selezione per i moduli, personalizzazione dei trasferimenti dei dati a software esterni e tanto altro…
Scopriamo insieme le novità principali per una gestione digitale dei documenti ancora più ottimale:
1. Condivisione dei collegamenti DocuWare con Microsoft Teams
È ora possibile condividere i documenti archiviati tramite un link attraverso la chat o un canale di Microsoft Teams.
Se ad esempio hai la necessità di condividere l’offerta di un fornitore archiviata, puoi farlo tramite Teams attraverso un link con il gruppo di progetto. In questo modo, tutti gli utenti potranno aprire il documento in DocuWare Viewer e modificarlo simultaneamente in Office online.
I link di condivisione mantengono comunque il documento al sicuro e tutti i diritti riservati relativi alle informazioni personali.
2. Salvare i file direttamente da DocuWare Mobile
Con la nuova versione potrai salvare tutti i tuoi file, immagini e documenti direttamente in un archivio DocuWare attraverso la funzione di condivisione dello smartphone.
Vediamo insieme alcune applicazioni:
- Sei in viaggio per lavoro e hai la necessità di inviare le note spese per ottenere il relativo rimborso: utilizzando il tuo smartphone puoi fotografare le ricevute e inviarle all’applicazione DocuWare. Inoltre, queste verranno indicizzate automaticamente tramite l’apposita funzione prima di essere archiviate, per un flusso di lavoro ancora più rapido.
- Ipotizziamo tu sia un capocantiere: tramite lo smartphone ricevi un’attività di workflow per l’approvazione della fattura. In questo modo puoi confrontare le voci della fattura con quelle della bolla di consegna, che viene fotografata e allegata alla fattura come prova di ricevimento della merce così che l’ufficio possa vederla quasi simultaneamente e spedire la fattura (con sconto aggiuntivo grazie al breve tempo di consegna)
3. Adattare l’esportazione dei dati ai requisiti del sistema di destinazione
Tramite DocuWare Export è possibile scegliere tra due alternative:
- Esportare i dati in formato standard sotto forma di elenco di risultati
- Eseguire esportazioni personalizzate
Adesso è possibile separare i dati nei campi in più colonne per esportare i valori singolarmente in modo tale da adattarli all’applicazione esterna.
Ad esempio, se abbiamo valori numerici e letterali possiamo decidere di esportare solo il valore numerico oppure effettuare un’esportazione separata. Inoltre, se per esempio il sistema di destinazione richiede che il campo mese sia compilato in forma numerica, si può sostituire il mese Gennaio con il valore 01 in fase di export.
4. Possibilità di selezionare il tipo di codifica per i file CSV
Con DocuWare è possibile esportare i dati tramite file CSV che ora possono avere differenti tipi di codifica: in questo modo, importare i file all’interno di software di terze parti diventa più facile e rapido.
Sono supportati i seguenti tipi: ANSI, ASCII, Big5, Shift, JIIS, UTF-16, UTF-8.
5. Webhooks: connetti le applicazioni aziendali
Grazie al modulo Webhooks, arricchito di nuove funzioni, l’integrazione tra DocuWare e gli altri sistemi aziendali è ancora più semplice. Quindi ad esempio, il software finanziario della tua azienda potrà ora ricevere in automatico un messaggio quando una fattura viene archiviata in DocuWare.
Utilizzo quotidiano di DocuWare 7.6
Anche per quanto riguarda l’utilizzo quotidiano di DocuWare è importante sottolineare un paio di novità:
- Aggiunta di righe per campi di una tabella
Se prima era possibile aggiungere nuove righe ad una tabella solo nella parte inferiore, ora possono essere aggiunte in qualsiasi posizione oppure essere duplicate.
- Invio dei documenti con una migliorata selezione delle opzioni
Con l’introduzione della funzione di condivisione tramite Microsoft Teams, adesso è possibile accedere alla funzione di condivisione tramite mail (se la condivisione tramite Teams non è abilitata) che aprirà una finestra di dialogo per poter selezionare il formato e le opzioni di selezione della pagina.