Come riordinare e raggruppare documenti in DocuWare
Se dopo una scansione i tuoi documenti sono stati ordinati in maniera errata, puoi correggerli rapidamente direttamente all’interno di DocuWare.
I documenti vengono infatti scansionati attraverso uno scanner di rete e assemblati automaticamente in unico PDF che viene inserito (anch’esso automaticamente) all’interno del cassetto del relativo utente DocuWare.
Può capitare però che i documenti vengano inseriti nell’ordine errato oppure che vengano inseriti fogli-extra. Invece che scannerizzare di nuovo il documento, le pagine possono essere riassemblate e riordinate rapidamente direttamente all’interno di DocuWare.
Ecco come fare:
Come si può vedere nell’immagine seguente, nel vassoio di DocuWare denominato “Inbox” (a sinistra) è disponibile il file PDF, mentre nel visualizzatore di DocuWare (a destra) sono visibili le singole pagine scansionate che compongono il documento. Analizzando nel dettaglio però si può vedere che le ultime due pagine non appartengono al documento.
Per rimuovere i file in eccesso sarà sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sul documento all’interno del cassetto e seleziona dal menù a discesa la voce Disunisci (Unstaple)
Il documento PDF sarà così suddiviso in singole pagine che appariranno all’interno del cassetto
Selezionare poi le pagine che devono essere mantenute all’interno dello stesso documento PDF, che verranno contrassegnate in grigio
💡 Un piccolo trucco per contrassegnare e ordinare le singole pagine:
- Tenere premuto il tasto [Ctrl] e fare clic sulle miniature dei documenti per selezionarle
- DocuWare memorizza l’ordine in cui sono state selezionate e le riordina allo stesso modo
- Se si selezionano tutte le pagine in un unico momento tramite la funzione [Ctrl-A], DocuWare unirà i documenti così come sono ordinati all’interno del cassetto
- Per modificare l’ordine basterà selezionare l’icona con le doppie frecce
Selezionando la voce Unisci dal menù a discesa, DocuWare creerà un documento PDF unico.
Per visualizzare e controllare le singole pagine, basterà selezionare il documento nel cassetto:
Le restanti due pagine “extra” potranno essere eliminate o unite a loro volta in un nuovo documento.