Gestione dei Documenti o Gestione dei Record.. DI QUALE HAI BISOGNO?

 

Quindi.. sei pronto per digitalizzare i tuoi record aziendali per mantenere la conformità con le normative governative e di settore.. ma dovresti cercare un software per la gestione documentale o esclusivamente per la gestione dei record?

In realtà quello che probabilmente non sai, è che la gestione documentale ti permette di digitalizzare e archiviare sia documenti che record. 

Scopriamo insieme la differenza tra i due per chiarire al meglio la situazione… 

I record sono la prova di una transazione, decisione o impegno preso da un individuo, società, organizzazione o un’agenzia governativa. Si tratta di un insieme di dati strutturati inseriti all’interno di un database che può essere interrogato da un software. Un documento diventa un record dopo il completamento di un processo aziendale. I record vengono archiviati nel caso in cui siano necessari per la conferma dell’avvenuta azione e non possono essere rivisti. Dimostrare la conformità, limitare l’accesso al personale autorizzato, garantire la sicurezza e far rispettare i programmi di conservazione sono tra gli obiettivi principali della gestione dei record. 

Complementariamente, la facilità di archiviazione e recupero, il risparmio di tempo e denaro tramite l’automazione dell’ufficio nel cloud e la sicurezza dei dati sono gli obiettivi primari della gestione dei documenti.  

Il percorso: dal documento al record

  • Contratto: quando i termini sono stati approvati ed è stato firmato da tutte le parti coinvolte
  • Fattura: quando è stata approvata e pagata 
  • Mandato: quando viene effettuato o richiamato 
  • Domanda di aiuto finanziario: quando viene concesso un aiuto finanziario o la domanda viene respinta
  • Dichiarazione dei redditi: quando viene presentata e il denaro viene restituito o vengono pagate le tasse dovute 

Il monitoraggio dei programmi di conservazione senza un sistema di automazione può diventare disordinato

Noterai che i requisiti di conservazione nei brevi esempi riportati di seguito varano notevolmente. Ciò rende difficile, se non impossibile, tenere traccia manualmente dei programmi di conservazione e il costo della non-conformità può essere notevole.

Registri degli studenti disciplinati dal Family Educational Rights and Privacy Act (FERD)

  1. Record temporanei degli studenti come i dati sulle presenze – 5 anni 
  2. Registri permanenti – almeno 60 anni 

Le conseguenze della non-conformità includono la possibilità che una scuola pubblica possa perdere i fondi messia disposizione dal Dipartimento dell’Istruzione.

Registri delle tasse aziendali

  1. Dichiarazioni fiscali passate – 3 anni
  2. Ricevute – 3 anni
  3. Registri fiscali dei dipendenti – 4 anni
  4. Detrazione del costo dei crediti inesigibili – 7 anni

Le conseguenze della non-conformità includono il pagamento extra di tasse in quanto la tua azienda non ha conservato la prova delle detrazioni pianificate; gli aggiustamenti fiscali dopo un audit o il fallimento di un audit si traducono invece in ingenti multe. 

Sarbanes-Oxley Act (SOX)

La Sarbanes-Oxley Act, conosciuta anche come Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act è una legge federale emanata dal governo degli Stati Uniti a seguito di diversi scandali contabili che hanno provocato la sfiducia da parte degli investitori nei confronti dei mercati. 

  1. Documenti di audit e revisione – 7+ anni 
  2. Registri salariali, fiscai, libri mastri e altri registri – 7+ anni 
  3. Corrispondenza generale, ricevute di carte di credito e domande di lavoro – 3 anni

Le conseguenze della non-conformità includono potenziali multe da milioni di euro e sanzioni nei confronti di una società, nonchè l’eventuale cancellazione dalle quotazioni nelle borse pubbliche. 

Quali sono i componenti principali della gestione dei record?

Un record deve essere salvato all’interno di un archivio sicuro con un identificatore univoco e indicizzato in modo tale da essere ricercato per nome, data, parola chiave, ricerca full-text e altri criteri definiti dall’organizzazione.

Un record deve essere archiviato ed eventualmente distrutto secondo un insieme definito di regole stabilite per ciascun tipo di documento. 

Gli utenti autorizzati devono essere in grado di accedere, recuperare e leggere il record senza apportarvi modifiche. Possono verificarsi situazioni occasionali in cui sia necessario consentire modifiche ai metadati associati ad un record.

Il ciclo di vita di un record deve essere tracciabile dall’inizio alla fine. 

Crittografia e una solida struttura dei diritti di accesso per prevenire modifiche non autorizzate.

I record devono essere archiviati in più posizioni in formato cartaceo o elettronico.

In che modo la gestione dei documenti comprende la gestione dei record?

Un sistema di gestione dei documenti fornisce tutte le funzioni business-critical necessarie per soddisfare qualsiasi esigenza di gestione dei record, nonchè la gestione delle informazioni e dei documenti che fanno parte dei processi aziendali attivi. 

Queste funzioni includono:

  1. L’indicizzazione trasforma i documenti in informazioni gestibili. Come? Leggendo porzioni chiave di dati e memorizzando ciascun punto come valore di indice. Questi valori di indice descrivono lo scopo e il contenuto del documenti e sono estremamente efficienti per la ricerca e l’organizzazione dei documenti.
  2. L’archiviazione e il recupero avvengono dopo che i records sono stati instradati nella posizione corretta grazie a workflow automatizzati. I dati di indice precedentemente assegnati al record garantiscono una chiara organizzazione e un rapido reperimento da parte degli utenti autorizzati. 
  3. I workflow digitali utilizzano processi per archiviare automaticamente i record e imporre programmi di conservazione. 
  4. Le misure di sicurezza e di backup complete includono:

Autenticazione tramite un unico username e password. Questo permette non solo l’assegnazione di diritti di accesso specifici, ma garantisce un audit trail completo di quale documento è stato visionato, da chi, e che azioni sono state compiute.

Crittografia della comunicazione basata su cloud tramite TLS, HTTPS e HSTS per la protezione da attacchi di download di protocolli e hacking. 

Backup distribuiti geograficamente, all’interno di data center Microsoft Azure ad alta sicurezza che salvaguardano le informazioni vitali e assicurano un rapido ripristino dei dati senza spese impreviste. 

DocuWare Cloud porta una città dello Stato di New York nell'era digitale

La gestione dei record manuale è un processo scomodo e che richiede tempo per tutte le persone coinvolte. Ad esempio, se i registri comunali come atti, perizie immobiliari, certificati di nascita, matrimonio e morte vengono archiviati su carta, i cittadini devono recarsi in comune o in municipio per richiederne una copia.

La città di Oakfield aveva bisogno di un moderno sistema di gestione dei record. Prima della loro trasformazione digitale con DocuWare Cloud, i loro uffici governativi archiviavano e recuperavano manualmente documenti e registrazioni ufficiali. La conservazione dei documenti cartacei richiedeva l’aggiunta di spazio fisico e il preventivo per aggiungere una stanza di conservazione dei documenti era di oltre $ 300.000. Inoltre, il personale addetto alla tenuta dei registri si affidava completamente ai membri più anziani del consiglio per avere una guida sul giorno/mese/anno in cui potevano essere archiviati determinati documenti. Questo sistema basato sulla memoria umana però, doveva essere sostituito da un nuovo sistema moderno e digitale. 

Attualmente, il personale dell’ufficio comunale archivia oltre 40.000 documenti negli schedari elettronici DocuWare. Ogni mese vengono scansionatie archiviati circa 300 nuovi documenti. Ciò include i record dai tre cimiteri della città, i voucher e i dati sulle autostrade e sull’inventario. Dato il volume dei dati che devono essere archiviati in modo sicuro e recuperati su base continuative, DocuWare Cloud offre l’accesso sempre e ovunque a tutto ciò di cui il personale ha bisogno, assicurando che tutti i processi aziendali possano continuare in modo efficiente e produttivo. Passando al digitale, la città non ha più avuto bisogno di spazio fisico per la conservazione ed ha risparmiato così oltre mezzo milione di dollari. 

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