La Conservazione Documentale è l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione all’interno di un’azienda, e a governare la gestione in relazione al modello organizzativo adottato, garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Dal 1 gennaio 2022, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ha introdotto delle nuove Linee Guida che è importante recepire efficacemente per non incorrere in sanzioni. Andiamo a vedere insieme le principali novità introdotte.
Per le aziende private, viene mantenuta e riconosciuta esplicitamente la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno a patto che possegga idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche e purché sia terzo rispetto al Conservatore, al fine di
garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. Pertanto, dal 1 gennaio 2022 occorre una netta distinzione tra Responsabile della conservazione e Conservatore.
Il Responsabile della conservazione è il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, mentre il Responsabile del servizio della Conservazione è il soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del Conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati dal’AgID.
Cosa deve fare l'utilizzatore dei programmi di conservazione per rispondere alle modifiche introdotte dalle nuove Linee Guida Agid?
Principalmente, l’utilizzatore dei programmi di conservazione dovrà effettuare attività di coordinamento, mentre quelle strettamente operative vengono delegate al Conservatore, nella persona del responsabile del servizio di conservazione. Le attività di competenza del Responsabile della conservazione sono delineate nel relativo manuale. Di queste, se alcune possono essere delegate, le seguenti devono essere eseguite direttamente:
- Definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di conservazione;
- Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente;
- Corretta erogazione del servizio di conservazione al produttore dei pacchetti informativi.
Tra le attività di competenza del Responsabile della conservazione, delegate al Responsabile del servizio di conservazione, alcune delle principali risultano:
- La definizione delle politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare da parte di questa Azienda, della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato.
- La generazione e sottoscrizione con firma elettronica qualificata del rapporto di versamento.
- La generazione e sottoscrizione con firma elettronica qualificata del pacchetto di distribuzione.
- Il monitoraggio del processo di conservazione dei documenti.
- La verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi.
In linea di massima, vista la separazione della figura del Responsabile della conservazione rispetto all’eventuale Conservatore esterno, l’utilizzatore dei programmi deve:
1. Verificare e/o inserire i dati dei vari responsabili
2. Generare (non è obbligatorio stampare) o consultare i nuovi manuali che si sdoppiano a loro
volta in:
I. Manuale della conservazione del Conservatore
II. Manuale della conservazione dell’Azienda
Cosa deve fare l'utilizzatore del Portale di Fatturazione Elettronica?
Vista la separazione della figura del Responsabile della conservazione rispetto all’eventuale Conservatore esterno, nella procedura occorre inserire i dati del Responsabile della conservazione.
Quindi, l’unica attività che l’utilizzatore del portale di Fatturazione Elettronica deve fare, è accedere alla procedura e procedere con il caricamento dei dati del «Responsabile della conservazione», figura che, per rispondenza al rapporto contrattuale in essere, conviene far corrispondere al commercialista (se il titolare del Portale è il commercialista).
Nel caso il titolare del Portale sia un’Azienda, la figura del Responsabile della conservazione va individuata tra il titolare, il legale rappresentante, un collaboratore, etc.