gestione digitale dei contratti?
tutto sotto controllo!
Annullare le polizze assicurative prima che le scadenze incombano. Rinegoziare i contratti di consulenza in modo tempestivo.
Con DocuWare puoi gestire efficientemente i tuoi contratti e nel pieno rispetto delle linee guida GDPR.
Con la moltitudine di contratti che hanno le aziende, può diventare difficile tenere traccia delle varie scadenze, dei pagamenti e dei termini di cancellazione.
Entro quale termine è necessario rinegoziare il contratto di leasing del parco veicoli? E quando rivedere i vari contratti di consulenza in modo che possano essere risolti in tempo?
A peggiorare le cose si aggiunge il fatto che i documenti necessari per la gestione dei contratti vengo spesso elaborati da dipartimenti differenti all’interno dell’azienda. Da ciò deriva il fatto che sono spesso allocati in più luoghi e per questo diventa difficile reperirli. Anche i processi di elaborazione e approvazione si bloccano in questo modo ogni volta che il collega di riferimento è, per esempio, in ferie o in malattia. Lo stress di coordinamento aumenta, le scadenze non vengono rispettate e nel peggiore dei casi.. si rischia di subire controversie legali.
DocuWare garantisce processi fluidi ed efficienti
Con le funzionalità presenti in DocuWare destinate alla gestione contratti, puoi gestire ed elaborare facilmente i contratti di tutti i reparti, tenendoli sempre sotto controllo. I I workflow digitali su misura per le tue esigenze, garantiscono che tutti i processi relativi ai contratti siano perfettamente coordinati e funzionino sempre con la precisione di un orologio svizzero. Grazie all’archiviazione centralizzata, i tuoi documenti possono essere recuperati in tutta l’azienda 24 ore su 24 con un solo clic. Inoltre, gli allarmi contrattuali allegati, consentono di non perdere mai nessuna scadenza.
RIDUCI I TEMPI DI RICERCA
Indipendentemente dal numero di dipartimenti coinvolti in un processo, dal momento in cui tutti i documenti importanti relativi ai contratti sono archiviati in DocuWare, troverai sempre a tua disposizione il documento corretto, sia utilizzando la maschera di ricerca che la struttura delle cartelle.
ARCHIVIAZIONE A PROVA DI AUDIT
DocuWare rafforza la vostra azienda in caso di audit e problemi di responsabilità. I documenti contrattuali sono archiviati in maniera totalmente conforme al GDPR e a prova di revisione.
NON DIMENTICARTI MAI PAGAMENTI E SCADENZE
Che si tratti di revisione dei contratti o rilasci dei pagamenti grazie all’aiuto degli avvisi, riceverai una notifica tempestiva ogni volta che si avvicina la scadenza di un contratto o è necessaria un’azione. Ciò può avvenire direttamente tramite la funzione elenco o, se non si lavora con DocuWare quotidianamente, tramite mail. Scadenze legate agli sconti per i pagamenti anticipati e commissioni di sollecito? Fanno ormai parte del passato.
MASSIMA TRASPARENZA
Grazie al controllo automatico della versione, puoi sempre monitorare chi ha effettuato delle modifiche, quali sono e quando sono state realizzate ad un documento. Ciò significa che tutti i passaggi lavorativi e le modifiche possono essere esaminate retroattivamente. NB: anche tutte le modifiche precedenti possono essere ridefinite come versione corrente utilizzando semplicemente la funzione di drag & drop.
ELABORAZIONE DIGITALE DEL CONTRATTO
Specialmente nella situazione attuale in cui ci troviamo, dove molte persone si trovano a dover lavorare da casa, è incredibilmente utile il fatto che DocuWare permetta di lavorare congiuntamente sui documenti anche da remoto. In questo modo non sarà più un problema il fatto che i colleghi non siano fisicamente presenti in ufficio, non ci sarà più la preoccupazione di perdere un contratto sulla scrivania o di non trovarlo in mezzo a tutte le cartelle. I workflow automatici ti permetteranno di collegare tutti i dipartimenti della tua azienda, in qualunque luogo essi si trovino.
Vuoi avere maggiori informazioni e scoprire come muovere la tua azienda verso la digitalizzazione?
Kalyos Srl
Via Torri Bianche, 6 – Palazzo Tiglio
20871 Vimercate (MB)
CONTATTACI SUBITO
✉️ documentale@kalyos.it
📞 039. 6111601