lE 10 MIGLIORI PRATICHE PER L'AUTOMAZIONE IN UFFICIO
Ridurre la grande quantità di informazioni e fornire ai dipendenti un accesso più facile alle conoscenze di cui hanno bisogno per guidare i processi è l’obiettivo chiave di qualsiasi iniziativa di automazione.
Con i giusti strumenti, la tua organizzazione può sbloccare il valore delle risorse informative, aumentare la collaborazione tra i dipendenti ed eliminare soluzioni complicate e non funzionanti per i processi.
Il processo di scoperta che dà inizio agli sforzi di automazione dell’ufficio identifica i colli di bottiglia e mette in evidenza come la reingegnerizzazione dei processi basati su carta sia necessaria per la crescita della tua azienda.
PRIMA DI INIZIARE..
I workflow automatizzati ti aiuteranno ad affrontare le sfide della gestione delle informazioni in maniera pratica ed innovativa. Se tieni in considerazione questi 10 passaggi prima di dare il via alla tua trasformazione digitale, sarai già un passo avanti rispetto alla concorrenza!
- Definisci le regole di business che stanno alla base di ogni processo del flusso di lavoro
Queste linee guida descrivono le politiche e le procedure aziendali e possono essere espresse sempre in domande aventi come risposta “si..no” oppure “vero..falso”. Per esempio, una regola aziendale potrebbe definire che se un cliente è già nel sistema (vero), avrà diritto ad uno sconto del 10%. Se il cliente non è presente nel sistema (falso), avrà diritto ad uno sconto del 20%.
2. Considera il ciclo di vita dei documenti
- Che cosa da inizio al processo – una mail, una chiamata telefonica, un modulo digitale, un modulo cartaceo, una lettera che arriva per mail o un walk-in?
- Qual è la prima azione che intraprendi con le informazioni?
- Chi è coinvolto nel processo? Il documento richiede revisioni o approvazioni?
- E’ necessaria l’integrazione con un altro sistema ERP?
- Esiste un programma di conservazione obbligatorio per il documento? Se sì, per quanto tempo è necessario conservarlo nel tuo archivio?
3. Utilizza uno strumento di mappatura dei processi come DocuWare Process Planner
Se vuoi pianificare e ottimizzare i tuoi processi, è di fondamentale importanza visualizzarli. Progetta e condividi rapidamente i tuoi processi grazie a Process Planner, uno strumento totalmente gratuito che può essere utilizzato indipendentemente da un sistema DocuWare.
4. Sfrutta il potere dell’intelligenza artificiale
I modelli di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono uno strumento utile, ma con delle limitazioni. Un software avanzato, come DocuWare Intelligent Indexing, utilizza l’intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti quando campi di dati come il numero della fattura o il nome della società si trovano in punti diversi del documento a seconda del fornitore. Il sofware può scannerizzare documenti elettronici e cartacei alla ricerca di termini chiave e convertire le informazioni in dati indicizzati ricercabili.
5. Sfrutta il controllo di versione
Il controllo di versione garantisce che i documenti mantengano la loro integrità originale, in modo che tu non debba preoccuparti di gestire più copie cartacee o di avere più copie elettroniche modificate da diversi utenti offline.
Inoltre in questo modo puoi assicurarti che, chiunque effettui delle modifiche, stia lavorando con la versione più recente del documento. Le versioni precedenti possono essere visualizzate nella cronologia che mostra i numeri di versione, lo stato, la data di archiviazione, eventuali commenti e l’utente che ha salvato il documento.
6. Specifica le regole di sostituzione per assegnare compiti a gruppi interi piuttosto che alla singola persona
In questo modo i compiti possono essere assegnati al primo dipendente libero. Allo stesso tempo, i dirigenti possono verificare l’elaborazione dei workflow. Le regole di sostituzione permettono anche la riassegnazione delle attività quando un membro è fuori sede.
7. Utilizza i codici a barre per velocizzare l’indicizzazione dei documenti cartacei
Se inserisci un codice a barre nella prima pagina di ogni documento che deve essere raggruppato, puoi scansionare tutti i documenti in un unico batch. Ogni nuovo codice a barre, identifica un nuovo documento Inoltre, separano i documenti durante l’importazione e la scansione di grossi lotti. Ad esempio, se ricevi una grande quantità di fatture che vuoi scannerizzare ed archiviare in un unico passaggio, puoi utilizzare un codice a barre per identificare il campo del numero di fattura e inviare ciascuna fattura ad una cartella specificata per essere esaminata e approvata.
8. Importazione automatizzata
Sfrutta l’importazione automatizzata per inviare i documenti ad una cartella monitorata da cui possono essere automaticamente e correttamente archiviati. Ciò risulta particolarmente utile quando si utilizzano scanner di rete o ERP che generano molti documenti PDF. L’importazione automatizzata è vantaggiosa soprattutto per le organizzazioni che elaborano grandi volumi di documenti.
9. Segui convenzioni di denominazione coerenti in tutta l’azienda
E’ importante che l’azienda si attenga ad una metodologia coerente per denominare file e cartelle. Utilizza titoli generici per le cartelle piuttosto che entrare troppo nello specifico, in modo tale da facilitare la ricercabilità
10. Utilizza una funzionalità di documenti correlati automatizzata
Collegare documenti appartenenti allo stesso processo è molto semplice: per farlo basta creare un campo dati comune. In questo modo i documenti possono essere ricercati e raggruppati in un solo clic.