E’ importante che l’implementazione avvenga in maniera fluida, poichè offre funzionalità utili e necessarie, crea processi automatizzati che favoriscono l’efficienza, la produttività e il ROI. Tuttavia, un’implementazione male organizzata può rivelarsi dirompente e frustrante, ostacolando l’adesione e riducendo la possibilità che il personale utilizzi correttamente la nuova tecnologia. Diamo un’occhiata insieme a quali possono essere le sfide più comuni derivanti dall’implementazione di un software di gestione documentale.

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1. Scegliere una soluzione che soddisfi le esigenze future dell’azienda

Scegliere di digitalizzare la propria azienda è un passaggio che richiede inevitabilmente un impegno a livello economico, motivo per il quale viene scelto di farlo nel momento in cui l’azienda ne ha bisogno e il budget può essere pianificato di conseguenza. E’ importante però non fare l’errore di scegliere una soluzione che si allinei perfettamente con le esigenze aziendali del momento, senza considerarne la futura crescita. Bisogna sempre tenere in considerazione gli obbiettivi di business in modo da poter scegliere un sistema che cresca insieme all’azienda: ed è proprio qui che il passaggio al cloud offre un grosso vantaggio.

I software in cloud sono perfetti per qualsiasi tipo di business, indipendentemente che ci si aspetti un aumento della domanda, una domanda fluttuante oppure una domanda costante. Si può iniziare da qualcosa di molto piccolo, andando poi a scalare nel corso del tempo sulla base del crescere delle esigenze aziendali. I servizi cloud, inoltre, liberano il reparto IT dalla responsabilità di gestire gli aggiornamenti e di affrontare i problemi legati alla sicurezza informatica.

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2. Definire il giusto ambito

Un ambito mal definito è un problema importante che può causare una grossa perdita di vigore al tuo progetto. E’ importante decidere quali ambiti includere nel proprio progetto, ciò che si intende mettere da parte o addirittura eliminare. Per ambito si intende quali documenti verranno importati e classificati nell’ECM, quali reparti utilizzeranno il software e quali dei loro processi saranno automatizzati.

Gli errori più comuni sono, ad esempio:

• Non definire alcun ambito: se non definisci l’ambito del tuo progetto, tutte le figure coinvolte faranno le loro ipotesi.. totalmente diverse tra loro. Quindi, a livello aziendale potresti presumere che il servizio clienti sarà gestito nell’ECM, ma il team legale sarà escluso. Allo stesso tempo, qualcun altro potrebbe presumere che i documenti legali saranno inclusi nel passaggio alla digitalizzazione. Quando si inizia a configurare un workflow, è importante che non ci siano comprensioni divergenti sull’ambito di utilizzo in modo tale da non creare problematiche significative.
• Iniziare con un ambito troppo grande o troppo piccolo: potresti impegnarti troppo pianificando di distribuire la soluzione a tutta l’azienda in una volta sola oppure in altri casi il tuo approccio potrebbe essere troppo limitante. Quando si lavora con una combinazione di file elettronici e cartacei, è difficile accedere rapidamente a questi elementi e ciò può portare a lavoro extra e non necessario.
• “Scope Creep”: con questo termine inglese si intende ciò che accade quando i confini non vengono ben delineati. Ipotizziamo che venga stabilito un ambito di implementazione dell’ECM nel dipartimento del servizio clienti entro il trimestre successivo prima di passare all’implementazione di altre funzioni aziendali. Ciò che può verificarsi è che le persone si entusiasmino nell’utilizzare gli strumenti digitali e quindi i dipendenti comincino a richiedere l’automatizzazione di processi che esulino dall’ambito definito in prima linea. Cedere a queste richieste, pur quanto allettante, può causare però dei rallentamenti nello sviluppo complessivo del tuo progetto.

3. Ottenere il consenso degli utenti finali

Se i dipendenti non accettano il nuovo sistema e non credono possa avere un impatto positivo, è molto probabile che il morale e la produttività ne risentano. In genere, uno dei principali ostacoli al buy-in è la mancanza di comunicazione. Quando i dipendenti non sanno cosa sta succedendo o perchè si stanno verificando dei cambiamenti, possono temere l’idea dell’ignoto e aggrapparsi saldamente ai processi con cui hanno maggiore familiarità e che conoscono meglio. E’ importante comunicare con costanza e spiegare nel dettaglio i benefici dei nuovi processi. Ad esempio, se il recupero dei documenti richiedeva una passeggiata fino all’archivio e la conseguente ricerca fisica, grazie alla digitalizzazione il recupero diventa istantaneo e il valore del processo automatizzato diventa così ovvio. Aiutare i dipendenti a vedere e capire come l’automazione può semplificare il loro lavoro, ti aiuterà a spianare la strada per la digitalizzazione della tua azienda.

4. Effettuare una valutazione accurata dei workflow attuali prima di crearne di nuovi

Le aziende possono pensare che i processi automatizzati siano uno specchio degli attuali processi manuali. In realtà, i modi di lavorare esistenti in un’azienda sono solo il punto di partenza: a volte questi processi non sono neanche ben documentati oppure i dipendenti utilizzano delle soluzioni informali. Ecco perchè è fondamentale confrontarsi con professionisti in materia che abbiano familiarità con le routine quotidiane e che siano in grado di mappare con precisione i processi attuali. Per questo è importante capire per ciascun settore come funzionano i processi e i workflow attuali, comprendere eventuali intoppi e malfunzionamenti e cercare di comprendere come poter apportare dei miglioramenti.

5. Passare dai test alla concreta messa in atto troppo velocemente

Capire quando interrompere i test può essere una grande sfida perchè richiede cooperazione e comunicazione tra la leadership dell’azienda, l’IT, i reparti coinvolti e il fornitore.

E’ importante:

• Affrontare la fase di test: l’implementazione di un sistema di automazione dovrebbe iniziare con la creazione di un sistema di test o avvenire in più fasi. Il test è un ottimo modo per evitare sorprese che potrebbero causare interruzioni dell’attività in un secondo momento. E’ importante svolgere dei test per risolvere i problemi in sospeso e dimostrare i progressi durante le riunioni periodiche.
• Selezionare attentamente quali dipendenti effettueranno i test: bisogna stare attenti a non dare l’impressione che sia un gruppo elite selezionato a svolgere i test. Non cadere nella trappola di selezionare solo dirigenti, responsabili di reparto e i tuoi miglior dipendenti per testare il sistema. Il presupposto è quello che questi dipendenti abbiano più probabilità di individuare e segnalare problemi e questo potrebbe creare una mentalità noi-contro-loro che può generare malcontento nei confronti dell’implementazione negli altri dipendenti. Inoltre, questa scelta non ti permetterebbe di trovare tutte le potenziali carenze: per questo è importante selezionare dipendenti con livelli diversi di competenza e abilità per riscontrare problematiche differenti.

6. Sviluppare politiche e procedure rigorose con aggiornamenti programmati

Prenditi il tempo necessario per creare politiche di utilizzo, procedure complete e documentazione tecnica dettagliata senza dimenticarti di includere le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema. Questo aiuterà i dipendenti a conoscere il sistema al meglio e risolvere eventuali problemi. Rivedi le politiche e le procedure almeno una volta all’anno per assicurarti che siano aggiornate man mano che i processi aziendali evolvono.

Una volta capito dove ti trovi e dove vorresti essere, sei sulla buona strada per evitare problemi che possono rendere l’implementazione difficoltosa. Attenersi al proprio piano, coinvolgere tutti i dipendenti e testare e documentare i propri processi è il metodo ideale per vedere fiorire un ambiente di lavoro organizzato ed efficiente.