Conservare i documenti all'interno di cartelle è spesso molto intuitivo, ma il modo in cui la gerarchia viene impostata può non essere la stessa per tutti gli utenti.
Il vantaggio con DocuWare? Puoi sempre trovare facilmente i tuoi documenti, a prescindere dalla loro posizione.

In che altro modo salveresti i tuoi documenti se non all’interno di un mucchio di cartelle? Questa è la domanda che molte persone si pongono a causa dell’abitudine che abbiamo ad utilizzare Windows File Explorer, piattaforme di archiviazione cloud e armadi pieni di faldoni di carta. Il problema di queste soluzioni? E’ necessario creare delle vere e proprie gerarchie (ad esempio: anno, stato, società). O forse era meglio “società- anno – stato“? Ad un collega risulta più comoda una metodologia, ad un altro collega un’altra. Ma non si tratta solo di preferenze e comodità: ognuno ha compiti diversi da svolgere. Sarebbe un gran vantaggio avere una soluzione che ti permetta di organizzare i documenti in maniera diversa e di accedere agli stessi!

Nessun problema, puoi farlo. Come? Grazie al software di gestione documentale DocuWare. 

In DocuWare infatti non è centrale la struttura gerarchica, ma lo sono gli ampi archivi elettronici e i campi indici utilizzati per archiviare i documenti. 

Esempio: lo schedario delle fatture contiene i campi Anno, Società, Stato e Progetto. Le fatture archiviate in questo archivio possono essere ordinate e trovate da ciascun valore contenuto in questi quattro campi. Il reparto contabilità desidera ordinare le fatture prima in base all’anno, poi in base allo stato e, in un secondo sottolivello, in base alla compagnia. Nessun problema!  Il reparto vendite desidera invece ordinarle secondo quest’ordine: Società > Anno > Progetto – dal momento che lo stato non è così importante in questo reparto. Nessun problema!

Grazie a DocuWare puoi mappare differenti visualizzazioni e ordinazioni per lo stesso archivio e per gli stessi documenti. Per chiarirci meglio: le cartelle non vengonono denominate Anno, Società, etc. ma sono nominati in base ai termini di indice assegnati – vale a dire:  2020,2021 oppure Flying Tom, Moser Parco Divertimenti etc. 

Vista cartelle per il reparto contabilità e il reparto vendite – entrambi possono accedere agli stessi documenti 

CREARE GERARCHIE DI CARTELLE

All’interno della configurazione di DocuWare è possibile creare le varie visualizzazioni delle cartelle per l’archivio desiderato nell’area Finestre di dialogo e assegnarle ai colleghi appropriati. 

Puoi anche utilizzare le cartelle per archiviare nuovi documenti. E’ sufficiente trascinare un documento all’interno della cartella – verrà automaticamente archiviato con i termini di indice appropriati. 

Fonte: DocuWare Blog – Product News