Spesso e volentieri i documenti vengono archiviati in cartelle e sottocartelle, condivisi con strumenti come Dropbox, Google Drive, One Drive e simili..
Ma hai mai riflettuto sull'inefficienza che questa gestione porta alla tua azienda e organizzazione?
Prendiamo ad esempio la tecnologia SharePoint. Come funziona?
E’ una tecnologia di Enterprise Content Management che si basa sul concetto di liste, le quali possono contenere un numero illimitato di file, performanti però solo per i documenti di Office. Punto importante: SharePoint non è certificato ISO 27001, ma risiede nelle versioni cloud su una piattaforma server certificata, denominata Microsoft Azure.
PERCHE' DOCUWARE PUO' ESSERE UN VALIDO ALLEATO PER LA GESTIONE DEI TUOI DOCUMENTI?
La piattaforma DocuWare, leader mondiale nella gestione documentale e dei processi decisionali, è una vera piattaforma ECM e lavora con un vero e proprio concetto di content management (gestione dei contenuti). Nasce nel 1988 e possiede certificazioni come la ISO27001, la FDA e molte altre, differentemente da SharePoint. Trattandosi di una piattaforma dedicata di ECM, ha sviluppato diverse funzionalità per classificare i documenti basandosi su tecnologie di crown-learning (ovvero il sistema si configura in base alle correzioni degli utenti), di ricerca full-text (trovare la parola in un documento scansito) ed è in grado di associare le attività riferite ad uno specifico documento a un dossier elettronico.
Il motore di DocuWare è è progettato per gestire una grande mole di documenti, differentemente da SharePoint che presente delle difficoltà già nel momento in cui si iniziano a superare i 1.500 documenti.
Inoltre, DocuWare permette la gestione della modulistica elettronica (modulistica che può essere direttamente generata integrandola ad un sito, come una richiesta di offerta o segnalazione di guasto), una gestione integrata del processo di gestione approvativa con una compilazione e aggiornamento automatico di un pdf che può essere sottoposto a firma digitale o grafometrica (es. contratto o rapporto di intervento).
SharePoint è indubbiamente un ottimo strumento per archiviare i file in un concetto di cartelle e sottocartelle, ma è altresì molto debole per il controllo del tipo di classificazione, per la gestione di un dossier digitale, per la firma digitale e grafometrica oltre che all’implementazione di workflow approvativi.
In questo campo il tuo miglior alleato è DocuWare: evoluto, progettato per gestire contenuti aziendali e processi approvativi, in grado di garantire sempre all’utente la massima sicurezza di accesso al dato e alla cronologia degli eventi. Il suo sistema permette la classificazione automatica dei documenti, gestisce la modulistica elettronica, si integra con i servizi di fattura elettronica europea e con la gestione del QR code.
PORTA LA TUA AZIENDA A FARE UN SALTO DI QUALITA’ IN TERMINI DI EFFICIENZA E PROFITTABILITA’, SCEGLI DOCUWARE.
Fonte: Maurizio Bensi, Regional Sales Director Southern Europe – DocuWare