3 passaggi fondamentali per creare workflow efficaci.
Riunire le parti interessate per discutere il processo:
Per sviluppare processi paperless efficaci è fondamentale parlare con gli utenti chiave e le parti interessate piuttosto che solo con il management a livello direzionale. Quello che spesso si scopre è che la direzione e il management pensano che l'organizzazione segua un determinato processo, quando la realtà quotidiana è totalmente diversa.
Rispecchiare i processi esistenti nella stesura dei workflow digitali:
Quando sviluppi un piano per convertire i processi esistenti all'interno di un ambiente digitale, evita di introdurre allo stesso tempo anche cambiamenti di processo radicali. L'utilizzo del Process Planner di DocuWare ti aiuterà a visualizzare i tuoi processi manuali. Ciò non significa che tu non possa modificarli, ma è necessario che vengano approvati da tutti i soggetti coinvolti. Un suggerimento: quando ottimizzi e digitalizzi un processo, ricordati di documentare tutte le modifiche. Se si dovessero verificare problematiche durante i test, sarà così possibile scoprire se sono imputabili alla nuova piattaforma o al nuovo processo.
Una volta che il sistema di gestione dei documenti digitali è stato testato, potresti scoprire nuove opportunità:
Valuta i tuoi workflow dopo la prima fase di test e cerca modi per eliminare passaggi non necessari ed ottimizzare i processi. Inoltre, può risultare utile confrontarsi con gli utenti finali che potrebbero avere ulteriori suggerimenti per migliorare il workflow dopo averlo utilizzato per alcuni mesi.