Dai processi cartacei ai workflow in soli 3 step!

Dai processi cartacei ai workflow in soli 3 step!

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Se i tuoi processi esistenti sono ben documentati, è relativamente facile trasferirli all’interno di un ambiente digitale grazie all’aiuto di un sistema di gestione dei documenti. Sfortunatamente, molte aziende hanno una documentazione scarsa o imprecisa che rende più complessa la creazione di flussi di lavoro digitali automatizzati.

Prima di progettare e implementare un workflow infatti è necessario comprendere il processo corrente.

3 passaggi fondamentali per creare workflow efficaci.

Riunire le parti interessate per discutere il processo:

Per sviluppare processi paperless efficaci è fondamentale parlare con gli utenti chiave e le parti interessate piuttosto che solo con il management a livello direzionale. Quello che spesso si scopre è che la direzione e il management pensano che l'organizzazione segua un determinato processo, quando la realtà quotidiana è totalmente diversa.

Rispecchiare i processi esistenti nella stesura dei workflow digitali:

Quando sviluppi un piano per convertire i processi esistenti all'interno di un ambiente digitale, evita di introdurre allo stesso tempo anche cambiamenti di processo radicali. L'utilizzo del Process Planner di DocuWare ti aiuterà a visualizzare i tuoi processi manuali. Ciò non significa che tu non possa modificarli, ma è necessario che vengano approvati da tutti i soggetti coinvolti. Un suggerimento: quando ottimizzi e digitalizzi un processo, ricordati di documentare tutte le modifiche. Se si dovessero verificare problematiche durante i test, sarà così possibile scoprire se sono imputabili alla nuova piattaforma o al nuovo processo.

Una volta che il sistema di gestione dei documenti digitali è stato testato, potresti scoprire nuove opportunità:

Valuta i tuoi workflow dopo la prima fase di test e cerca modi per eliminare passaggi non necessari ed ottimizzare i processi. Inoltre, può risultare utile confrontarsi con gli utenti finali che potrebbero avere ulteriori suggerimenti per migliorare il workflow dopo averlo utilizzato per alcuni mesi.

PERCHE' PASSARE AD UN UFFICIO SENZA CARTA?

Convertire i files all’interno di un ambiente digitale grazie ad un sistema di gestione dei documenti consente di personalizzare l’esperienza dell’utente in base alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni in genere includono notifiche e promemoria e-mail o servizi web che portano dati esterni all’interno del workflow digitale.

L’utilizzo dei workflow non è limitato a nessun settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione dei documenti siano progettati pensando a studi legali o organizzazioni sanitarie, non è necessario utilizzare un sistema specifico del settore. I workflow digitali basati sui documenti del settore manifatturiero, sanitario o finanziario, utilizzano sempre gli stessi componenti, ma possono organizzarli in modo diverso per soddisfare i requisiti di un processo. 

Se sei pronto a trarre vantaggio e sfruttare i workflow digitali con una soluzione di gestione documentale, fai il primo passo, valuta lo stato dei tuoi processi cartacei esistenti. 

Kalyos è al tuo fianco!

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