Guida PMI: Perché adottare un Document Management System?

Con la crescente evoluzione della gestione documentale e la sempre maggiore richiesta della digitalizzazione dei documenti, le aziende devono adottare una strategia: gestire in modo efficiente informazioni, documenti digitali e flussi di lavoro. Non importa se la tua azienda opera a Milano, Bergamo, Brescia o in una PMI nella Brianza, l’adozione di un Document Management System (DMS) rappresenta un vantaggio competitivo imprescindibile per assicurare la massima produttività, con un’elevata sicurezza dei dati e conformità normativa.

Tra le varie soluzioni disponibili sul mercato italiano, vogliamo sottolineare come DocuWare, software per la Gestione Documentale, sia in grado di distinguersi a livello di soluzione software completa, scalabile e intuitiva, progettata per le aziende provienienti da qualunque settore e dimensione, che desiderano affrontare la trasformazione digitale in modo adeguato, con strumenti che siano: efficaci, all’avanguardia e puntino a massimizzare la produttività e l’efficienza dell’azienda.

Che cos'è un Document Management System?

Un Document Management System, detto anche DMS, è un sistema software che è stato pensato per la gestione, l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti in formato digitale all’interno di un unico e solo file system centralizzato. Tale sistema consente il download dei file, la classificazione, che avviene grazie ai metadati, la gestione delle varie versioni di documenti, la condivisione e persino la ricerca avanzata dei documenti in modo semplice e soprattutto in totale sicurezza.

I documenti digitalizzati si sostituiscono a quelli cartacei e vengono organizzati nel Document Management System che è in grado di offrire diverse potenzialità, come:

Accesso ai documenti facile e veloce
Accesso autorizzato e soprattutto controllato
Conservazione digitale conforme alle normative
Sostenibilità aziendale raggiunta attraverso la riduzione dell’uso della carta

Document Management System e produttività: il binomio che conquista

L‘automazione dei flussi di lavoro per l’approvazione, la semplificazione della gestione dei documenti e l’ottimizzazione e la ricerca dei documenti sono solo alcuni dei numerosi vantaggi offerti da un Document Management System come DocuWare.

Ne consegue una migliore e maggiore efficienza nei processi di lavoro, tempi ridotti e un netto incremento della produttività.

Infatti, se pensiamo per esempio anche solo alla gestione delle fatture o dei contratti: con DocuWare, ogni documento verrà digitalizzato, classificato attraverso l’utilizzo di metadati e keywords e perfino assegnato ad un workflow per poi essere archiviato in maniera conforme secondo il GDPR. Tutto è tracciabile e accessibile con un semplice clic.

DocuWare e la sicurezza dei dati

Al giorno d’oggi la sicurezza delle informazioni è una vera e propria priorità e i meccanismi di sicurezza integrata al Document Management System di DocuWare permettono di garantire l’integrità, la riservatezza e l’accesso controllato ai dati sensibili.

Tramite i sofisticati sistemi d’accessi ai documenti basati su ruoli e permessi, DocuWare garantisce il rispetto della conformità normativa, incluso il GDPR. Inoltre, ogni modifica è tracciata, garantendo trasparenza e gestione versioni.

Diverse soluzioni per un'efficienza elevata

Tutte le aziende hanno delle esigenze e queste variano in base alle necesità. Ecco perché DocuWare offre diverse possibilità di implementazione.

Sistemi basati su cloud garantiscono un accesso semplice e immediato, da qualunque dispositivo e postazione
Sistemi on-premise per le aziende che preferiscono il controllo in locale
Sistemi ibridi, combinando i vantaggi di ambedue le soluzioni

La gestione efficiente dei documenti va di pari importanza con la flessibilità della soluzione. Infatti, grazie a DocuWare puoi scegliere il modello più adeguato alle esigenze della tua azienda e cambiare nel corso del tempo, seguendo così l’eventuale evoluzione che intraprenderà.

L'automatizzazione dei worklfow: il tuo mai più senza!

Tramite l’integrazione di workflow intelligenti e personalizzabili potrai automatizzare le attività ripetitive e conseguentemente migliorare la collaborazione interna e semplificando la gestione dei flussi di lavoro.

Con i flussi di lavoro automatizzati del Document Management System DocuWare, sarai in grado di:

Effettuare la creazione di approvazioni multi-livello
Ricevere notifiche in tempo reale
Tracciare ogni azione per una gestione efficiente e trasparente

Archiviazione cloud e conservazione

DocuWare assicura una conservazione a lungo termine dei documenti nel rispetto delle normative italiane ed europee. L’archiviazione dei documenti è sicura, certificata e si attiene alla piena conformità normativa.

La conservazione digitale conforme, infatti, non è solo una questione di legge, bensì una scelta strategica per tutelare la memoria e l’integrità aziendale.

Ricerca avanzata e classificazione

Tramite l’utilizzo intelligente di quello che sono i metadati, della categorizzazione documenti e di un potente motore di ricerca avanzata, DocuWare permette di trovare tutte le versioni digitali realizzate di un documento, in pochi secondi.

Infatti, che si tratti di un contratto, una fattura o di un report poco importa: il sistema è progettato per ottenere la massima accessibilità e rendere la ricerca di documenti intuitiva ed efficace.

DocuWare e la massima integrazione

Il Document Management System di DocuWare si integra in maniera facile ai principali sistemi, quali: ERP, come OS1, CRM, come SphereCRM e ai principali strumenti di produttività, grazie alla propria struttura API-friendly. Ciò rende possibile l’integrazione dei dati e soprattutto la condivisione fluida tra i sistemi. Il risultato è l’eliminazione di eventuali ridondanze e il miglioramento dell’organizzazione interna.

Riduzione dei costi e sostenibilità aziendale

Digitalizzare e automatizzare si traduce anche nella riduzione dei costi operativi, infatti significa: meno carta e di conseguenza meno errori e tempi morti. Tutto ciò contribuisce ad aumentare la sostenibilità all’interno dell’azienda, che si concretizza e porta a processi senza dubbio più rapidi e snelli, ecologici e soprattutto, in una sola parola: vantaggiosi.

Il vantaggio competitivo dell'accessibilità

L’accessibilità è una caratteristica che spesso si tende a sottovalutare quando si prende in considerazione la scelta dell’adozione di un Document Management System ma che è altrettanto importante e rilevante. Infatti, con DocuWare si ha un accesso ai documenti semplice ed immediato, da qualunque dispositivo utilizzato (desktop o mobile). Ciò permette al team di lavoro di collaborare da remoto, condividendo i file digitali in maniera sicura e mantenendo la massima produttività ovunque.

Precisione e controllo: la classificazione

La classificazione automatica dei documenti avviene attraverso metadati e keywords e permette di mantenere ordine e precisione all’interno dell’archivio digitale. Grazie alla gestione delle versioni si può tenere traccia di ogni modifica apportata al documento in questione, assicurando così sempre la massima trasparenza e controllo sull’evoluzione del documento. In più è possibile monitorare quale utente ha svolto la modifica e lo storico del documento.

Quali sono i benefici che regala DocuWare?

Come avrai capito, il Document Management System di DocuWare è molto efficiente ed è la soluzione che moltissime aziende del territorio lombardo (e non solo!) hanno già adottato. Scopri perché:

Un vantaggio per ogni reparto aziendale

In qualunque reparto aziendale l’adozione di DocuWare si traduce in un vantaggio. Infatti tutti i reparti beneficiano degli strumenti offerti dal DMS. In questo modo sono in grado di ridurre significativamente gli errori, lavorando in modo più efficiente e riuscendo ad aumentare la velocità impiegata nell’operatività quotidiana.

La formazione

DocuWare non è significa solo tecnologia e avanguardia ma anche accompagnamento. Infatti, garantisce il supporto della tua azienda attraverso formazione continua, onboarding personalizzati e aggiornamenti costanti, in modo che tu possa sfruttare a pieno le funzionalità del sistema.

Il giusto investimento

La trasformazione digitale è un processo che può dirsi anche percorso, infatti non consiste in un progetto a termine. Con DocuWare, adottare un Document Management System diventa un investimento a lungo termine che è in grado di generare valore senza limiti, per quanto riguarda: l’efficienza e la sicurezza ma anche per l’organizzazione di tipo aziendale.

Perché scegliere DocuWare?

Perché si tratta di una una soluzione software solida, completa e soprattutto molto ben collaudata
Perché ti aiuta a migliorare la produttività e l’efficienza all’interno di ogni area aziendale
Perché è una soluzione al 100% sicura, conforme al GDPR e soprattutto pensata per gestire dati sensibili
Perché offre diverse possibilità di soluzione, proprio grazie ai suoi modelli cloud, on-premise e ibridi su misura
Perché trasforma la gestione dei documenti digitali in un vantaggio competitivo

FAQ - Domande frequenti sulla gestione documentale con DocuWare

Cos'è un Document Management System (DMS)?

Il Document Management System è un sistema software che permette la gestione digitale dei documenti di tipo aziendale, dalla semplice archiviazione alla classificazione tramite metadati e fino all’accesso di tipo controllato e alla conservazione a lungo termine.

DocuWare è conforme al GDPR?

Esatto! DocuWare è stato creato per garantire la massima sicurezza dei dati e la piena conformità normativa, ad inclusione del GDPR.

Si può accedere ai documenti da remoto?

Ovviamente sì, grazie alle soluzioni cloud o ibride, DocuWare consente l’accesso ai documenti in modo sicuro e da qualunque posizione tu ti trovi.

Quali tipi di workflow posso automatizzare con DocuWare?

Si possono automatizzare diversi e numerosi flussi di lavoro: dall’approvazione delle fatture alla gestione dei contratti, fino al controllo qualità e tanto altro.

Quanto tempo serve per implementare DocuWare in azienda?

Ciò dipende dalla complessità dei processi aziendali ma tendenzialmente grazie al supporto Kalýos e alla scalabilità della piattaforma i tempi sono personalizzati.

In conclusione

L’investimento in un Document Management System come DocuWare è sicuramente il primo passo da compiere verso la digitalizzazione e al contempo costituisce una scelta strategica per aumentare la competitività, garantire la sicurezza dei dati e migliorare la gestione delle informazioni aziendali.

DocuWare è la risposta concreta per affrontare la trasformazione digitale con efficienza, sostenibilità e sicurezza.

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