Ottimizzare la gestione dei contratti

Vediamo insieme come farlo grazie all'utilizzo di strumenti come un sistema di gestione documentale

Per qualsiasi tipo di azienda che venda o produca produca prodotti o servizi, i contratti di vendita e gli accordi con i fornitori sono un elemento fondamentale. Il numero di contratti che circolano all’interno di un’organizzazione inoltre, è sempre molto elevato e questo può portare a situazioni di confusione che possono condurre in maniera involontaria a commettere errori. 

Per la gestione degli stessi e per sapere sempre con esattezza quando è previsto il rinnovo automatico o quando un contratto è in scadenza, non ci si può limitare all’utilizzo di un file Excel o a dei promemoria inseriti all’interno di un calendario. 

Gestione ottimale dei contratti in azienda

Affidarsi alla carta o alla posta elettronica risulta un metodo errato per la gestione di documenti tanto importanti quanto i contratti di vendita o gli accordi con i fornitori. Infatti, si rischia che questi vengano smarriti o malconservati. Inoltre, inviare e revisionare i contratti tramite posta elettronica ordinaria, rallenta i processi favorendo l’insorgere di errori umani. 

Automatizzare il flusso di lavoro dei contratti con un sistema di gestione documentale

Utilizzare un sistema di gestione documentale ti permette di avere una soluzione completa che automatizza il flusso di lavoro dei contratti, in modo tale che ciascun utente coinvolto e autorizzato possa vedere lo stato di avanzamento di un contratto a partire dalla prima revisione fino al suo completamento. 

Ma vediamo alcuni casi pratici di utilizzo: 

I file elettronici del personale e i flussi di lavoro automatizzati garantiscono buone relazioni con i clienti 

Prima di DocuWare

Le società di CCP Management Holding si occupano di collocamento del personale e consulenza e, con 10 sedi in tutta la Germania, impiegano circa 500 persone. 

Prima di utilizzare DocuWare come software di gestione documentale, tutti i documenti relativi alle risorse umane venivano archiviati in forma cartacea e conservati all’interno di ampi schedari. Quando il personale aveva bisogno di trovare un documento però, diventava difficoltoso reperirlo ed inoltre, a causa del periodo di conservazione obbligatorio per legge l’azienda si vedeva costretta ad investire del denaro per spazi di archiviazione aggiuntivi. 

Dopo DocuWare

Grazie all’introduzione di un sistema di gestione digitale dei documenti ora tutti i documenti del personale, a partire dai contratti di lavoro fino ai registri dei conti bancari vengono scansionati ed indicizzati automaticamente grazie all’Intelligent Indexing che, grazie all’apprendimento automatico, ricorda i documenti e l’input di indicizzazione in modo tale che ogni acquisizione possa aumentare velocità e precisione. Ogni dipendente in questo modo ha inoltre a propria disposizione tutti i documenti. 

Digitalizzazione dei contratti: settore automobilistico

Ottimizzazione della gestione dei contratti con DocuWare

Nel sud della Germania si trova Stoll Automotive Group, una concessionaria Volkswagen e Audi avente quattro concessionarie e un’attività online. In che modo?

Quando un cliente acquista un auto, il contratto viene preparato e revisionato dal responsabile delle vendite che lo inoltra al reparto di smaltimento. L’addetto alle vendite, quando tutti i documenti sono pronti per la firma del cliente, riceve un’email di notifica.

Così facendo, ciascun dipendente è sempre a conoscenza di quali attività sono state completate, quali sono ancora in sospeso e, grazie al fascicolo digitale del veicolo, ciascun documento è sempre disponibile per la consultazione in ogni momento. 

L’integrazione della firma digitale per l’ottimizzazione della gestione dei contratti

WSM Personal è un’azienda che si occupa di fornitura di servizi per il personale temporaneo e recluta dipendenti dall’Europa centrale e orientale per lavorare in Germania soprattutto nel settore alimentare, edile, logistico e manifatturiero. 

I nuovi dipendenti necessitano di un contratto firmato prima di partire per la Germania e per questo è fondamentale implementare un processo di firma digitale che consenta questo processo anche da remoto. Inizialmente esso veniva gestito da un fornitore terzo, mentre ora grazie all’integrazione con il fornitore di servizi Validated ID, viene gestito direttamente in DocuWare. 

Come utilizzare la firma digitale per la gestione dei contratti

Il flusso di lavoro viene avviato con la creazione del contratto di lavoro che contiene un campo che indica che è pronto per la firma. Il documento viene poi firmato tramite autenticazione a due fattori (indirizzo email e numero di telefono) dal nuovo dipendenti. Una volta trasferito a Validated ID, viene inviato un link via email al dipendente e successivamente la firma viene convalidata tramite un messaggio di testo contenente un codice di verifica. Una volta firmato, il contratto viene automaticamente archiviato in DocuWare.

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In che modi puoi migliorare la gestione dei contratti

1. Organizza, archivia e recupera facilmente i tuoi contratti

L’archiviazione elettronica standardizzata fornita da un software di gestione digitale dei documenti ti permette di trovare sempre le informazioni necessarie ma soprattutto di avere sempre una panoramica chiara dello stato di ogni contratto, visibile a tutti i membri del team aventi l’autorizzazione ad accedervi. 

2. Flussi di approvazione automatici

Grazie ad un sistema di gestione digitale dei documenti, puoi avviare il flusso di approvazione automatico dei contratti. Come funziona?

  1. Il responsabile del reparto avvia il flusso operativo
  2. Il contratto viene autorizzato dal reparto finanziario e passa al team legale per la revisione
  3. Dopo essere stato approvato, viene finalizzato ed una copia viene archiviata all’interno di un database centrale
  4. Il contratto è pronto per essere inviato alle parti interessate che lo firmano digitalmente e lo rispediscono all’azienda

Per far sì che ciascun passaggio venga completato entro un termine limite è possibile impostare e programmare notifiche automatiche. Inoltre, grazie alla visione panoramica del processo a cui tutto il team ha accesso è possibile individuare immediatamente eventuali blocchi operativi. 

Ultimo ma non per importanza, è importante ricordarsi che la firma di un contratto senza rispettare la politica aziendale può comportare conseguenze finanziarie e legali. La progettazione di flussi di lavoro automatizzati che applicano le linee guida aziendali garantisce un’esecuzione rapida e la giusta conformità alle normative governative. 

3. Controllo delle versioni per contratti sempre aggiornati

Per essere certi di lavorare sempre con la versione più aggiornata di un contratto è necessario utilizzare il controllo di versione. Il rischio infatti è quello che vengano utilizzati modelli obsoleti senza che nessuno se ne accorga. Un contratto inoltre, può subire nel tempo diverse modifiche e grazie a questa gestione dei documenti, l’azienda ridurrà il tempo dedicato alla stesura e alla revisione per concentrarsi sulle attività a reale valore aggiunto.

4. Firme elettroniche sicure e legalmente vincolanti

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, proprio come quelle utilizzate dalla persona fisica. Inoltre, con la firma digitale si è sempre certi dell’identità del mittente, dell’autenticità del documento e dell’inalterabilità del contenuto. Basti pensare che la firma elettronica è stata autorizzata all’uso prima dell’avvento dello smartphone ed è quindi da sempre un elemento centrale e funzionale per agevolare l’operatività delle aziende. 

Basta immaginare due semplici scenari per capire come l’utilizzo della firma digitale possa essere vantaggioso per la tua organizzazione:

  • Senza firma elettronica

Inviate un contratto ad un cliente via mail, lo stampa, lo firma e spedisce il documento cartaceo. Il processo richiederà circa 3 – 5 giorni lavorativi. 

  • Con la firma elettronica

Inviate un contratto ad un cliente via mail che lo firma attraverso un Trust Service Provider. Una volta firmato, viene automaticamente inviato al mittente ed è subito pronto per l’elaborazione. Il processo richiederà solo qualche minuto. 

5. I moduli elettronici rendono ancora più efficienti i vostri processi

L’utilizzo di moduli web è importante per raccogliere informazioni fondamentali utili per una serie di processi, tra cui la gestione dei contratti. Se integrati con flussi di lavoro automatizzati inoltre, si possono eliminare i moduli cartacei, i PDF e l’inserimento manuale dei dati. 

Grazie ai moduli elettronici inoltre, è anche possibile creare modelli di contratto, semplificando e accelerando la raccolta dei dati. Le informazioni sono disponibili ovunque e da qualsiasi dispositivo e i dati vengono strutturati in modo tale da poter automatizzare il flusso all’interno del team.

6. Elimina le lunghe ricerche con l’integrazione con Outlook e Microsoft Office

Grazie all’integrazione con Outlook, in DocuWare i messaggi e gli allegati di posta verranno collocati nella cartella corretta evitando di perdere tempo con lunghe ricerche nella cartella di “Posta in arrivo”. Inoltre, si può scegliere se salvare i messaggi, gli allegati o entrambi ed è possibile impostare flussi di lavoro automatici per inviare i contratti ad una cartella consultabile dagli altri membri del team. 

Ma non solo, DocuWare è integrato anche con Office e ti permette la collaborazione live sui documenti: potendoli modificare in Office per il web, tutti gli utenti possono lavorare contemporaneamente riducendo i tempi di modifica e velocizzando i processi. 

Cosa aspetti?
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