Come eliminare la confusione con un sistema di gestione documentale
L’utilizzo di un sistema di gestione documentale permette di eliminare la confusione derivante da informazioni disordinate e sparse tra fogli di carta o software aziendali non comunicanti. Scopriamo insieme come aumentare l’efficienza aziendale
Ad oggi il grande numero di dati e documenti che ogni azienda si ritrova a creare e gestire è un grosso ostacolo per l’efficienza e la collaborazione efficace. Le previsioni parlano chiaro: tra il 2020 e il 2024 la quantità di dati creati supererà di gran lunga quella creata negli ultimi 30 anni. Per questo motivo diventa di fondamentale importanza per ciascuna azienda adottare una strategia ottimale per gestire al meglio questa ingente crescita.
Quanto tempo impieghi a ricercare le informazioni di cui hai bisogno?
I metodi di condivisione più “tradizionali” come i dispositivi di archiviazione USB sono ad oggi insicuri e poco utilizzati. Ad oggi però sono numerose le aziende che caricano i documenti attraverso un servizio di file hosting e condividono i contenuti tramite link via e-mail. Ciascun utente coinvolto apporta poi le sue modifiche e condivide i propri feedback, senza però mai avere una visione totalitaria completamente chiara. Infatti non è possibile sapere in questo modo dove si trovano i file di cui abbiamo bisogno o avere accesso immediato alle informazioni quando necessario.
Informazioni, documenti e posta elettronica
Pensa a quante informazioni e dati scambi con i tuoi colleghi utilizzando le email ogni giorno. Ricercare informazioni disponibili solo nella casella di posta elettronica è davvero dispendioso sia in termini di tempo che di efficienza: infatti i provider di posta non sono stati progettati per gestire l’archiviazione delle informazioni e la loro sicurezza, ma solo per garantire la comunicazione tra gli individui.
A tal proposito, una soluzione può essere la funzione dedicata alla gestione delle email presente in DocuWare.
Archiviazione delle email
Grazie a questa funzionalità potrai infatti salvare testo e allegati di una mail come documenti per poterli indicizzare, archiviare e condividere con i membri autorizzati del team. In questo modo potrai garantire in primo luogo una collaborazione efficiente tra ogni membro della squadra e in secondo luogo assicurerai la massima sicurezza a ciascuna informazione condivisa, in quanto sarà accessibile solo a coloro ai quali è stato concesso il diritto.
A prescindere dal reparto all’interno del quale lavori, è infatti molto probabile che il tuo team sia composto da più individui e per questo è importante che la comunicazione e la collaborazione con colleghi, clienti o fornitori sia efficiente. Per questo la digitalizzazione rappresenta un grosso aiuto per ogni azienda: permette la condivisione e la cooperatività per far progredire ciascun processo senza intoppi.
L'ordine in azienda è fondamentale per garantire efficienza
Spesso la causa alla base della confusione dei documenti e delle informazioni risiede nella mancanza di un archivio centralizzato e sicuro e di un software che garantisca la giusta coesione tra le informazioni presenti in azienda. Infatti, documenti non digitalizzati creano quello che possiamo definire “caos dei contenuti” con conseguenze dirette sulla capacità di collaborare e aumentando i rischi legati alla sicurezza.
Scegliere un buon sistema di gestione documentale permette di mantenere l’integrità originale dei documenti, grazie al controllo delle versioni, per evitare di avere copie cartacee o copie elettroniche modificate da utenti differenti.
L'integrazione come vantaggio strategico
Per evitare situazioni confusionarie è necessario che il sistema scelto all’interno della tua azienda garantisca la comunicazione tra tutti i diversi sistemi informatici presenti. Un sistema di gestione documentale è pensato per integrarsi con la tecnologia presente in azienda in modo tale da raccogliere e gestire i dati derivanti dalle diversi applicazioni: in questo modo, integrandosi con l’ambiente di lavoro, semplifica l’organizzazione dei file permettendo un maggiore controllo su informazioni e database anche a fronte di ampi volumi di dati.
DocuWare presenta più di 500 integrazioni diverse tra email, ERP, sistemi HR e CRM e non solo: si integra anche con sistemi hardware quali scanner e stampanti multifunzioni per la conversione della carta in digitale.
Casi di successo: Chichester College
Di recente DocuWare è stato scelto come soluzione per la gestione digitale dei documenti dal Chichester College Group a implementare DocuWare per riorganizzare alcuni processi cartacei antiquati e di lunga data, migliorare la conformità, aumentare la capacità di archiviazione e incoraggiare nuovi modi di pensare più ecologici.
Il software è stato implementato nel reparto HR per la gestione dei file del personale e garantire la facile reperibilità dei dati dipendenti. In questo modo ogni documento può essere semplicemente trascinato da Outlook all’archivio dei documenti per avere sempre tutto a disposizione in maniera semplice e veloce.
Cosa aspetti? Scopri ora DocuWare, il sistema di gestione digitale dei documenti completo pensato per adattarsi alle esigenze aziendali in continua evoluzione.
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