Come garantire la sicurezza della tua azienda con un sistema di gestione documentale
Un sistema di gestione documentale può essere utile alla tua azienda per diversi motivi: dal risparmio di tempo e risorse, fino alla garanzia di sicurezza delle informazioni.
A prescindere dal motivo che ti spinga a utilizzare un sistema di gestione documentale, questo può essere utile alla tua azienda per una serie di scopi: evita violazioni legate alla sicurezza e alla perdita di dati, risolve i problemi di gestione delle versioni, ti permette di essere in linea con le normative vigenti e inoltre permette alla tua azienda di archiviare in modo sicuro le informazioni. Con l’eliminazione dei documenti cartacei vengono anche ridotti notevolmente gli sprechi di tempo e la mancanza di spazio. Ogni documento è ricercabile ed accessibile da ogni luogo agli utenti autorizzati, per garantire un’operatività continua.
Mengali Accountancy: l'azienda si racconta
Mengali Accountancy è un’azienda che si occupa di fornire competenze in tema di contabilità, finanza e gestione del denaro che svolge anche la funzione di ufficio contabile per i suoi clienti. Grazie all’uso di DocuWare, i clienti possono collegarsi al portale, visionare le informazioni e caricare i documenti. In questo modo, è stato possibile risparmiare centinaia di ore che venivano prima dedicate all’estrazione ed elaborazione dei documenti.
Prevenzione delle frodi
L’azienda Mengali Accountancy è stata vittima di un episodio di frode interna: infatti un loro dipendente modificava i file PDF per ottenere maggiori rimborsi. Alla luce dei fatti, è stato quindi necessario rinforzare la sicurezza dei documenti.
Con l’adesione di un buon sistema di gestione documentale come DocuWare è stato possibile impostare sistemi di controllo che prevedono il coinvolgimento di almeno tre soggetti nelle operazioni legate ad un cliente. Inoltre, i documenti originali sono stati resi non modificabili ed è sempre possibile verificare e registrare l’accesso di ogni utente.
Risparmio di tempo e riduzione dei rischi
Grazie alle funzionalità offerta da un sistema di gestione documentale come DocuWare è possibile garantire alla tua azienda un ingente risparmio di tempo e una notevole riduzione dei rischi. Vediamone insieme alcune che possono esserti di aiuto:
1. Autenticazione degli utenti tramite un sistema di username e password individuali: solo gli utenti autorizzati potranno accedere, visualizzare e modificare i documenti per evitare accessi non autorizzati e mantenere il massimo livello di riservatezza e privacy.
2. Diritti di accesso distinti per gruppi, ruoli, individui e documenti: sulla base di diversi criteri è possibile distinguere i diritti di accesso in base all’appartenenza ad un gruppo di lavoro, in base al ruolo ricoperto (risorse umane, amministrazione, vendite, etc.) oppure in base alla tipologia di documento.
3. Invio dei dati basati sul web tramite HTTPS con crittografia a 256 bit, per garantire la massima sicurezza di tutte le informazioni sensibili aziendali e garantire che nessun passaggio sia a rischio.
4. Protezione da phising, virus e malware: sempre più di frequente la sicurezza dei dati viene messa a rischio da virus e malware. Per questo è importante sapersi proteggere in maniera adeguata al fine di evitare frodi e distruzione delle informazioni.
5. Backup attivo di tutti i dati in un data center geograficamente dislocato: in caso di disastri naturali o attacchi hacker è utile e fondamentale avere a disposizione una copia delle informazioni per poterle sempre recuperare ed evitare blocchi operativi.
6. Attivazione di un flusso di lavoro automatizzato per l’applicazione dei criteri di conservazione: la conservazione a norma dei documenti richiede infatti il rispetto di stringenti obblighi normativi. Grazie ai flussi automatizzati, la conservazione dei documenti avviene in maniera automatica e nel pieno rispetto dei criteri normativi.
7. Mantenimento dell’integrità dei documenti grazie alle firme elettroniche: firmare un documento da remoto, dovunque ci si trovi e con validità legale è possibile grazie alle firme digitali qualificate. Potrai sempre sapere chi e quando ha sottoscritto un contratto, un ordine, un’autorizzazione.
8. Registrazione di tutte le modifiche per creare una traccia di controllo completa: la sicurezza di un documento prevede la possibilità di essere sempre a conoscenza delle modifiche effettuate e dei relativi utenti coinvolti. Grazie a DocuWare la cronologia dei file sarà sempre a tua disposizione, per permetterne il totale controllo.
9. Gestione delle versioni attive e passate dei documenti, per lavorare sempre sul file più recente ed aggiornato.
10. Integrazione sicura con altri sistemi aziendali come CRM ed ERP: un buon sistema di gestione digitale dei documenti ti permette un’integrazione sicura con gli altri sistemi aziendali già in uso. DocuWare dialoga con i tuoi software permettendoti un’efficienza operativa a 360°.
Se vuoi iniziare subito a risparmiare tempo, denaro e fatica puoi farlo grazie alla gestione digitale dei documenti.
Compila il form qui sotto e scopri quanto è facile:
Il nostro team è a tua disposizione per comprendere al meglio e soddisfare le tue esigenze.