OS1: gestire la riconciliazione bancaria risparmiando tempo

Capita tutti i giorni: una fattura rimasta aperta, un pagamento effettuato, un saldo contabile che non coincide con quello contabile. Quelle che sembrano apparentemente piccole differenze possono diventare in ore di verifiche che rendono più difficile ottenere una visione affidabile della tua situazione finanziaria aziendale. 

Per gli esperti del campo della contabilità riconciliare i movimenti bancari e le registrazioni contabili rappresenta un’attività basilare e di fondamentale importanza. Tuttavia, quando i dati sono sparsi tra: estratti conto, fatture, scadenziari, gestionale, un semplice controllo può tradursi in complesso. 

Come si può ovviare? Con la soluzione OS1, l’ERP che ti permette la semplificazione della gestione dei movimenti finanziari, che rende più agevole il controllo di: incassi, pagamenti e partite aperte.  

In questo articolo tratteremo come OS1 può migliorare il lavoro che già svolgi.

Il problema dietro le riconciliazioni bancarie

Che cos'è una riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria consiste nella verifica dei movimenti registrati in contabilità. In pratica, i movimenti contabili devono corrispondere a quelli contenuti negli estratti conto bancari e devono individuare e spiegare eventuali discrepanze. 

Come funziona nella pratica? In realtà, le informazioni non coincidono sempre al primo controllo. 

Capita che un pagamento risulti contabilizzato ma non sia stato correttamente associato alla fattura di riferimento. Oppure che un incasso sia arrivato sul conto corrente, ma non sia stato abbinato al cliente giusto.

Spesso la differenza dipende dalla diversa tempistica di registrazione, commissioni bancarie non ancora contabilizzate oppure da operazioni inserite due volte. 

Il contabile deve ricostruire quanto successo, consultare documenti, verificare le registrazioni e capire da dove nasce lo scostamento.

Questo tipo di attività richiede attenzione, ancora di più quando i movimenti sono tanti e può assorbire una parte consistente del tempo a disposizione. 

Quali sono i rischi di una riconciliazione bancaria?

La differenza contabile non si traduce sempre come errore ma lasciarla senza spiegazione significa rinunciare a un controllo sulla situazione aziendale in campo finanziario. 

Tra le conseguenze più frequenti troviamo:

Crediti e debiti non aggiornati

Le fatture che sono già state pagate o incassate potrebbero comunque risultare aperte e in questo modo renderebbero meno attendibili gli scadenziari.

Solleciti e contestazioni evitabili

Un fornitore potrebbe ricevere una richiesta di pagamento per una fattura già saldata o un client potrebbe essere sollecitato nonostante abbia già eseguito il bonifico.

Difficoltà nel monitorare la liquidità

Quando i movimenti bancari e le registrazioni contabili non sono allineati, la ricostruzione della disponibilità finanziaria e la previsione dei pagamenti futuri diventano più ardui.

Perdita di tempo nelle verifiche

Le anomalie richiedono il recupero delle informazioni, il confronto dei dati e la ricostruzione dei passaggi che potrebbero essere più facili da individuare con strumenti adeguati. 

L’insidia è che tali discrepanze si accumulino, facendo in modo che sia sempre più difficile distinguere dei semplici ritardi da anomalie che richiedono intervento.

Come può essere utile OS1 nella gestione della contabilità?

L’ERP OS1 ti permette la gestione in modo integrato delle informazioni aziendali. Collega le attività amministrative e contabili ai processi che le generano. 

OS1 supporta la gestione aziendale mediante alcune funzionalità contabili e finanziarie, come ad esempio: la gestione dei conti correnti, il ciclo attivo e passivo e l’integrazione di strumenti di Open Banking. 

Queste specifiche attività possono dare il proprio contributo per effettuare un lavoro di riconciliazione più ordinato e spedito e addirittura sono in grado di diminuire le attività di tipo manuale che servono per la ricostruzione della situazione finanziaria. 

1. Una gestione strutturata dei movimenti bancari

Possedere le informazioni sui conti correnti è prezioso e lo è ancora di più possederle all’interno del sistema gestionale, questo infatti aiuta il confronto dei movimenti finanziari con le registrazioni contabili. 

La riduzione della frammentazione delle informazioni è l’obiettivo principale, insieme all’individuazione facilitata delle operazioni che richiedono verifica. 

L’integrazione a strumenti di Open Banking può rendere più agevole l’accesso dei dati bancari, secondo le modalità previste dalla configurazione adottata. 

2. Fatture, incassi e pagamenti: tutto è più chiaro

Avere ciclo attivo e passivo integrati nel gestionale permette di lavorare le informazioni connesse a clienti, fornitori, scadenze e partite contabili. 

Tale facilitazione è utile in un momento di verifica delle fatture ancora aperte e del controllo dei pagamenti e degli incassi registrati. 

Poniamo il caso del bonifico cumulativo: il contabile può accedere alle informazioni di cui ha bisogno al fine di verificare quali fatture siano state effettivamente saldate e in questo caso individuare eventuali abbinamenti non completi. 

Infatti, le modalità operative di abbinamento e la riconciliazione dipendono dalle funzionalità e dalla configurazione che si è scelta.

3. Visione affidabile della situazione finanziaria

Sai quando i dati contabili, le scadenze e i movimenti finanziari diventano più facili da consultare? Quando sono gestiti in maniera coordinata, si ha la possibilità di verificare questi tre fattori: crediti, debiti e cashflow.

Ciò rende l’azienda capace di percepire in maniera più rapida le situazioni in cui andrebbe fatto un approfondimento e presa una decisione sulla base dei dati aggiornati. 

Tale vantaggio riguarda chi registra i movimenti e coinvolge coloro che devono pianificare pagamenti, gestire incassi e monitorare liquidità.

4. Più tempo per i controlli che contano

Quanto vale davvero un gestionale? Dipende. Di sicuro non si misura solo nella velocità in cui consente la registrazione di un’operazione.

Il suo valore è influenzato anche da quanto tempo impiega per reperire le informazioni, collegare i dati e verificare le anomalie. 

Diminuire il tempo di ricerca dei movimenti e della ricostruzione delle registrazioni si traduce in una maggiore attenzione su casi che richiedono l’attenzione maggiore di valutazione, come ad esempio:

  • differenze d’importo
  • pagamenti non identificati
  • duplicazioni
  • partite aperte da chiarire

Infatti, l’automazione non elimina la necessità di controllo ma può renderlo sicuramente più efficace. 

Riconciliare non è solo far quadrare i conti

Quando si effettua una riconciliazione bancaria ciò che conta è che i conti tornino. Ma è davvero solo questo? Una contabilità affidabile è frutto di registrazioni corrette, informazioni accessibili e controlli eseguiti con una certa continuità. 

Infatti, proprio quando i movimenti bancari non corrispondono alle partite contabili, ecco allora che il problema non riguarda solo il tempo di cui si necessita per trovare una differenza, bensì anche la qualità delle informazioni su cui l’azienda basa le proprie decisioni.

Pertanto è importante adottare strumenti che aiutino a gestire in maniera coordinata: contabilità, pagamenti, incassi, scadenze. 

OS1 supporta le aziende nella gestione dei processi amministrativi e finanziari e si pone il goal di semplificare il lavoro quotidiano e il miglioramento del controllo delle informazioni. 

Conti in ordine non significa per forza soltanto farli quadrare ma sapere cosa si cela dietro ogni numero. 

FAQ - Quesiti sulla riconciliazione bancaria

Che cosa si intende per riconciliazione bancaria?

Riconciliazione bancaria non è solo un termine tecnico ma il processo attraverso il quale avviene il confronto tra i movimenti presenti negli estratti conto con quelli registrati all’interno della contabilità aziendale. 

La riconciliazione ha come obiettivo principale la verifica per cui: incassi, pagamenti e saldi coincidano e serve proprio per individuare eventuali differenze e/o anomalie. 

Quali sono i rischi concreti di una riconciliazione bancaria non corretta?

Una riconciliazione bancaria incompleta può dare vita ad una rappresentazione di crediti, debiti e disponibilità finanziarie poco attendibile e affidabile. Inoltre, può causare solleciti di pagamento impropri, difficoltà nella gestione della liquidità e ritardi nelle chiusure contabili.

Come semplificare le riconciliazioni bancarie?

L’uso di un sistema ERP integrato consente la gestione coordinata di conti correnti, registrazioni contabili, incassi e pagamenti e scadenze. In tal modo è più facile trovare le informazioni, fare un confronto sui movimenti e sull’individuazione delle operazioni che richiedono verifiche. 

Perché i saldi bancari possono non corrispondere a quelli contabili?

Le differenze possono dipendere da:

  • operazioni non ancora registrate
  • pagamenti associati alle fatture errate
  • incassi che non sono stati abbinati
  • commissioni bancarie
  • doppie registrazioni
  • ritardi eventuali dei tempi di contabilizzazione

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