Case History OS1: la soluzione per il settore dell'impiantistica tecnologica

La tua azienda opera nel settore dell’impiantistica tecnologica? Se la risposta è sì, dovresti continuare a leggere questo articolo e scoprire come un’azienda italiana della Lombardia, di media grandezza è riuscita ad ottimizzare il proprio business grazie all’italianissimo ERP OS1.

Può essere che la tua PMI non faccia parte di questo settore ma potrebbe comunque rispecchiarsi nelle stesse problematiche. Ecco perché è interessante poter scoprire in che modo OS1 può aiutare ad efficientare la tua azienda.

Il Punto di Partenza dell'Azienda

La situazione iniziale e sfide aziendali

Per un’azienda di poco più di 50 dipendenti, che opera nel campo dell’impiantistica tecnologica significa avere in gestione circa un centinaio di commesse all’anno, di progetti personalizzati in cui è assolutamente necessaria la gestione accurata dei fornitori, dei materiali e delle lavorazioni, incluse le attività che vengono svolte in cantiere.

Le commesse

Ciò che più di tutto gravava sulla situazione dell’azienda era la problematica che riguardava il controllo economico delle commesse, infatti, la direzione aveva visibilità del margine di profitto solamente al termine del lavoro, quando purtroppo non era più possibile alcun intervento di correzione ad eventuali inefficienze. Durante il processo di esecuzione le informazioni erano piuttosto frammentarie, senza possibilità di aggiornamento in tempo reale su: costi sostenuti, acquisti effettuati, ore impiegate e stato di avanzamento economico della commessa.

Il Reparto Acquisti

Il Dipartimento Acquisti era costretto a lavorare con procedure poco strutturate perché le richieste provenivano da uffici diversi e non vi era la presenza di un flusso di lavoro condiviso. Questa situazione ostacolava il confronto delle diverse offerte da parte dei fornitori e produceva anche ordini doppi, acquisti piuttosto urgenti e soprattutto ritardi riguardo l’approvvigionamento dei materiali.

Il magazzino

Le problematiche mettevano in difficoltà anche il magazzino. Infatti, le giacenze non risultavano sempre aggiornate in tempo reale e alcuni componenti che risultavano essere disponibili in realtà non lo erano, poiché erano destinati ad altre commesse. Vi era un rallentamento generale anche per quanto riguardava le attività di inventario che necessitavano di molto tempo e risorse.

La produzione

Persino la produzione ne risentiva. Anche le distinte base venivano predisposte manualmente, tramite mezzi come i fogli di calcolo Excel e questo aumentava la possibilità di incappare in eventuali rischi nella configurazione dei componenti, dando così vita a dimenticanze continue e nuove rilavorazioni.

La contabilità

Sfortunatamente la contabilità non era connessa alle attività operative ed ecco perché era spesso necessario inserire a mano nuovamente le informazioni, rallentando la gestione di: pagamenti, fatture, anticipi, ritenute d’acconto, ammortamenti e partite aperte. Persino le chiusure contabili richiedevano oltre una settimana di lavorazione, allungando così le tempistiche.

I documenti aziendali

Anche preventivi, ordini, offerte e altri documenti tecnici erano archiviati in cartelle condivise senza alcuna struttura ed era molto complesso riuscire a trovare la versione corretta ed aggiornata di un determinato documento.

Le soluzioni di OS1

I moduli

Con i moduli amministrativi di OS1, il ciclo contabile è completamente automatizzato ed integrato con le attività operative. Le registrazioni vengono generate in automatico dai documenti commerciali e non è più necessario inserirle manualmente. Il modulo Contabilità Analitica consente l’attribuzione automatica di costi e ricavi delle commesse singole. In questo modo l’azienda ha ottenuto una visione precisa del margine che può ottenere in ogni step del progetto. Attraverso l’Analisi di Bilancio la direzione monitora gli indicatori economici e finanziari in qualunque fase.

Acquisti

Grazie al modulo Acquisti l’azienda ha riavuto il controllo completo del ciclo passivo. Gli ordini sono monitorati ad ogni step e vengono collegati automaticamente dai documenti che inviano i fornitori e quindi ciò consente un controllo immediato tra: l’ordine, il DDT e la fattura. Questo ha permesso una netta riduzione degli errori che avvenivano in amministrazione.

Ciclo attivo

Con l’adozione dei moduli: Vendite, Box Fatture Vendite, Box Fatture Acquisti e Box Fiscale, il ciclo attivo è stato ottimizzato alla perfezione, automatizzando la generazione delle fatture e la gestione degli adempimenti fiscali e assicurando una migliore e maggiore velocità operativa dando la possibilità di un controllo costante dei documenti.

Magazzino

Il modulo Magazzino ha introdotto una gestione centralizzata delle movimentazioni, con anche il supporto ai barcode e alle logiche LIFO e FIFO. Adesso finalmente le giacenze vengono aggiornate in tempo reale e i risultati sono affidabili. L’integrazione alla Distinta Base consente la pianificazione in automatico del fabbisogno dei materiali necessari ad ogni singola commessa, evitando acquisti aggiuntivi e interruzioni di produzione dati dalla mancanza di componenti. Aggiungendo i moduli: Listini, Contratti e Packing è stato possibile standardizzare la gestione commerciale e preparazione delle spedizioni verso i cantieri.

Progetti e Commesse

Il salto di qualità però è avvenuto con l’adozione dei moduli: Progetti e Commesse. Infatti, tutte le informazioni riguardanti ciascun impianto ora si possono trovare in un unico ambiente: costi, ricavi, acquisti, documenti, avanzamento delle attività, marginalità sono sempre disponibili in tempo reale. In questo modo è possibile monitorare l’andamento delle commesse durante la loro esecuzione e intervenire in maniera rapida in caso di eventuale bisogno.

Le Statistiche

Grazie ai moduli: Post Office, Statistiche e Statistiche Plus l’azienda possiede dashboard complete e aggiornate in tempo reale. La direzione può accedere rapidamente alle informazioni su: fatturato, marginalità, stato delle commesse, rotazione del magazzino, acquisti e performance aziendali, prendendo così decisioni basate su dati e numeri concreti.

I risultati

Dopo 12 mesi dall’adozione di OS1, l’azienda ha riscontrato un netto miglioramento in termini di efficienza operativa. Infatti, i tempi per la redazione dei preventivi si sono ridotti significativamente del 40%, mentre gli errori sugli ordini d’acquisto sono diminuiti del 55%. Le chiusure contabili che prima richiedevano oltre 7 giorni di lavoro oggi richiedono il 60% in meno del tempo rispetto al passato. L’affidabilità delle giacenze in magazzino ha raggiunto il 98%.

Il controllo economico delle commesse è ora verificabile dalla direzione in qualunque momento e può fare i check non solo di costi e ricavi ma anche la marginalità in tempo reale, senza più dover aspettare la fine dei lavori. Persino la ricerca dei documenti si è fatta più rapida e la pianificazione degli acquisti ora è completamente integrata alla produzione. Anche la reportistica si aggiorna in maniera automatica e questo consente la presa di decisioni in maniera più tempestiva e soprattutto strategica.

In conclusione

Adottare OS1 ha permesso all’azienda un maggiore efficientamento ed una drastica riduzione delle procedure di tipo manuale. Grazie all’implementazione dei moduli dell’ERP l’azienda è stata in grado di digitalizzare l’intero ciclo operativo. Ora tutte le informazioni sono condivise tra i vari dipartimenti, i processi si sono velocizzati e il management tiene sotto controllo la situazione in ogni fase del processo, attraverso una visione completa e aggiornata del business. Tutto ciò ha permesso all’azienda non solo efficientamento e ottimizzazione ma una maggiore competitività rispetto alle sfide di settore.

FAQ - Spazio alle domande frequenti

1. È possibile gestire il magazzino in tempo reale?

Sì, con il modulo Magazzino il personale monitora continuamente le giacenze, registra tutte le movimentazioni e utilizza i barcode per velocizzare le varie operazioni. La gestione LIFO e FIFO garantisce un controllo accurato delle valorizzazioni di magazzino.

2. Come supporta il reparto amministrativo?

OS1 integra tutti i principali processi contabili grazie ai suoi moduli. Infatti, tutte le informazioni condivise con gli altri reparti evitano documenti duplicati e migliorando l’affidabilità dei dati.

3. Quali benefici può ottenere un'azienda dopo l'implementazione di OS1?

Primo tra tutti: la riduzione degli errori operativi, seguito da: maggiore controllo sulle commesse, tempi più rapidi nella gestione amministrativa e commerciale ma anche: una migliore pianificazione degli acquisti, giacenze di magazzino sempre aggiornate e una visione completa dell’azienda grazie a dati condivisi e disponibili in tempo reale. In generale tutto ciò significa maggiore efficientamento, produttività e crescita più sostenibile del business.

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