Ciclo attivo e passivo: perché adottare OS1 conviene?

Le aziende italiane devono gestire un grande quantitativo di documenti tra cui: preventivi, ordini, fatture e documenti di trasporto (ddt), spesso su piattaforme che ormai sono poco integrate oppure sorpassate. Ecco perché entra in gioco OS1, il gestionale ERP flessibile e perfetto per rendere automatizzato e soprattutto ottimizzato il ciclo attivo e passivo semplicemente e in maniera centralizzata ed efficace.

In questo articolo ti spieghiamo, punto per punto, perché OS1 è la scelta ideale per le aziende italiane che vogliono trasformare la gestione aziendale in un vero asset strategico.

In che cosa consiste il ciclo attivo e passivo? Perché è fondamentale gestirlo bene?

Il ciclo attivo

Il ciclo attivo è colui che rapprensenta l’intero processo: dal primo contatto con il cliente fino all’incasso del denaro (credito).

Nella pratica si tratta di questi step: preventivo → ordine → ddt → fattura → incasso. Il ciclo attivo è sicuramente una catena vitale per le aziende di qualunque dimensione e settore. Spesso però, può trasformarsi in un incubo per tutti coloro che non dispongono di un valido strumento per ottimizzarne il processo.

Il ciclo passivo

Il ciclo passivo, di contro, rivela la gestione degli acquisti e delle spese e segue il processo: ordine a fornitore → ddt di consegna → fattura di acquisto → pagamento. Come per il ciclo attivo, anchq in quello passivo: la precisione è un elemento imprescindbile e del tutto fondamentale poiché un errore può generare dei costi aggiuntivi, eventuali ritardi e disallineamenti di tipo contabile.

Semplifica e potenzia il ciclo attivo e passivo con OS1!

Una piattaforma per tutte

Il software di OS1 è stato progettato al fine di centralizzare tutti i processi aziendali in un unico e solo ambiente digitale. Ciò si traduce in termini di praticità, infatti questo sta a significare che non hai più bisogno di saltare da un software all’altro per generare un preventivo, registrare un ordine oppure semplicemente: emettere una fattura. Tutto il processo si concentra nello stesso sistema, coerentemente, in modo fluido e soprattutto: tracciabile.

Un vantaggio particolare si ha su: preventivi, ordini, fatture e DDT collegati tra loro. Infatti, vengono generati automaticamente o con un clic, senza necessità di duplicare i dati.

Automazione e riduzione degli errori

Con l’impostazione dei workflow automatizzati, il software di OS1 è capace di minimizzare gli errori di tipo umano, accelerando l’approvazione di eventuali documenti e mantenendo la coerenza tra i vari passaggi che avvengono all’interno del ciclo. Quando viene generato un preventivo si ha la possibilità di trasformarlo direttamente in ordine e successivamente in fattura, senza dover inserire due volte gli stessi dati.

Questo vantaggio particolare si traduce in: meno errori, meno tempo perso e conseguentemente più efficienza.

Il controllo totale del magazzino

All’interno del ciclo passivo, OS1 permette un’integrazione molto profonda con il magazzino: riuscendo così a dare visibilità sulle giacenze in tempo reale, collegando i documenti (DDT) alle entrate merci e verificando la corrispondenza tra i prodotti ordinati e quelli ricevuti.

Il vantaggio in questo caso è fare acquisti in maniera più intelligente: avendo un controllo maggiore su fornitori e tenendo sotto controllo i costi.

Fatture elettroniche integrate

OS1 è totalmente allineato alla normativa italiana per il tema della fatturazione elettronica. Infatti, il software ti permette di generare, inviare e conservare le fatture (sia attive che passive) direttamente all’interno del sistema, ottenendo una gestione centralizzata di quello che sono le notifiche SDI e dei documenti in formato XML.

Il vantaggio per la tua azienda è: l’ottenimento della massima conformità, in totale semplicità e sicurezza.

Report avanzati e KPI

Una gestione aziendale efficace ha come base dei dati affidabili. Infatti, OS1 ti consente il monitoraggio dell’andamento del ciclo attivo e passivo e anche di tenere sott’occhio gli incassi, i pagamenti, l’analisi della redditività dei clienti e la puntualità che invece hanno i fornitori.

Quale vantaggio ricava la tua azienda? La Business Intelligence integrata per prendere decisioni mirate sulla base di dati effettivi e non più su supposizioni e intuizioni flebili.

Perché le aziende italiane si affidano a OS1?

Il mercato nazionale italiano ha delle features uniche. Esse includono: norme fiscali complicate, cicli di pagamento più o meno articolati e un approccio relazionale a clienti e fornitori. Il software di OS1 è stato pensato per le aziende italiane e quindi è un ERP che si può customizzare, non si tratta di un software generico adattato.

Quali sono i principali punti di forza dell’ERP?

La localizzazione perfetta con le norme fiscali e doganali italiane
La ricezione dell’assistenza in italiano, tramite un supporto specializzato
La modularità del software: infatti le aziende hanno la possibilità di richiedere inizialmente solo i moduli di cui hanno bisogno e successivamente si può ampliare, col crescere dell’azienda durante il corso del tempo.
Le personalizzazioni flessibili su misura del processo aziendale di chi le richiede

Domande frequenti su OS1 e sul ciclo attivo e passivo

OS1 può gestire sia il ciclo attivo che passivo in modo completo?

Sì, OS1 è proprio stato pensato per garantire una copertura di tipo completo di entrambi i cicli aziendali. Il ciclo attivo (vendite) e il ciclo passivo (acquisto). Ciò significa che la tua azienda potrà gestire tutto il processo: partendo dalla generazione del preventivo commerciale, giungendo all’emissione della fattura elettronica. Non dimentichiamo poi: i vari ordini di vendita, dei documenti di trasporto (DDT) ed eventuali note di credito.

Per quanto riguarda il ciclo passivo, OS1 ti aiuta a registrare gli ordini a fornitore, ricevere le merci grazie ai DDT, contabilizzare le fatture ricevute e gestire le scadenze di pagamento. Tutti i passaggi vengono tracciati al fine di offrire sempre la massima coerenza, il maggiore controllo e l’automazione.

Le aziende scelgono OS1 perché non sussiste alcuna ridondanza e nessun passaggio manuale di tipo superfluo.

Si può integrare il software di OS1 al mio attuale gestionale?

OS1 è modulabile e può essere integrato con software esterni o utilizzato come sistema unico.

Infatti, esso offre numerose possibilità di integrazione con software esterni, grazie ad un’architettura aperta e soprattutto scalabile. Infatti, se già la tua azienda usa un sistema di tipo gestionale, OS1 può essere implementato in modo modulare per integrarsi ai suoi tool esistenti, tramite: API, connettori di tipo standard oppure interfacce personalizzate. Oggi, molti clienti scelgono di migrare tutte le informazioni direttamente sul software di OS1 per ottenere un ambiente unificato e per ridurre i costi della manutenzione. I nostri esperti sono sempre a tua completa disposizione e ti aiuteranno nella valutazione tecnica e operativa a garanzia di una completa transizione che non presenti interruzioni.

OS1 va bene anche per le piccole imprese?

Come già anticipato: OS1 è una soluzione modulare e scalabile, pertanto è perfetta anche per piccole e medie imprese che hanno il desiderio di iniziare con una base solida. Infatti, non occorre investire immediatamente nel sistema in maniera ingente: il vantaggio è proprio la possibilità di poter aggiungere i moduli che diventano essenziali per la tua realtà aziendale. Si possono aggiungere funzionalità come: magazzino, contabilità, CRM oppure produzione, ad esempio. Tale approccio consente di fare un check attento dei costi, adattando il gestionale alla realtà in cui operi senza dover stravolgere completamente i processi interni. In aggiunta a ciò, gli esperti Kalyos sono sempre al tuo fianco per quanto riguarda: formazione, assistenza dedicata e l’aiuto dei clienti nell’ottenimento del massimo risultato.

OS1 sa gestire la fatturazione elettronica?

Ovviamente sì, infatti OS1 è perfettamente allineato alla conformità delle normative italiane sulla fatturazione di tipo elettronico (B2B, B2C e verso la Pubblica Amministrazione). La piattaforma permette di generare le fatture nel formato XML, inviarle allo SDI (Sistema di Interscambio), ricevere notifiche di tipo automatico (accettazione, rifiuto o scarto. Il sistema di OS1 ti aiuta anche a monitorare lo stato di avanzamento delle fatture: evidenzia anomalie e gestisce in modo strutturato i rapporti con clienti e fornitori. L’integrazione con lo SDI è nativa e affidabile, riduce drasticamente il rischio di errori formali.

Quali documenti si possono generare con OS1?

Con il sistema di OS1 generi un ampio ventaglio di documenti, comprendo tutto il ciclo di vendita e acquisto. Nel ciclo passivo puoi creare preventivi nel dettaglio e convertirli in ordine cliente generare documenti DDT e fatture di tipo elettronico. Puoi emettere note di credito, fatture proforma e riepiloghi per clienti abituali.

Sul versante ciclo passivo, puoi: registrare ordini a fornitore, ricevere DDT, gestire fatture passive e integrare con contabilità e gestione delle scadenze e dei pagamenti. OS1 ti consente di creare report personalizzati, analisi KPI, estratti conto, schede contabili, bolle di reso e altro. Tutti i documenti sono personalizzabili, esportabili in vari formati (PDF, Excel, XML) e collegati al flusso operativo aziendale.

In conclusione

La gestione efficiente del ciclo attivo e passivo è fondamentale per ogni azienda. OS1 è la risposta moderna e all’avanguardia di cui la tua azienda ha bisogno, poiché è costruita a misura tua.
Il futuro della tua azienda parte da una scelta gestionale intelligente. Richiedi ora un preventivo e vedi finalmente: OS1 in azione.

Contattaci per maggiori informazioni:

oppure scrivici all’indirizzo commerciale@kalyos.it o chiamaci allo 039. 6111601