Scansioni caotiche: scopri come Kyocera organizza i tuoi documenti

Al giorno d’oggi la digitalizzazione dei documenti è ormai diventata una necessità imprescindibile.

Le aziende combattono una problematica che tende a ripetersi: la gestione disordinata delle scansioni.
Molto spesso capita che i dipendenti perdano tempo alla ricerca di un documenti digitalizzati tra centinaia di file sparsi e senza alcuna logica di archiviazione. Altre volte invece bisogna perdere altro tempo per rinominare un file manualmente per evitare di perdere il file nel tempo e rendere la nomenclatura parlante.

Esiste la possibilità di una soluzione efficace e si tratta delle stampanti multifunzioni Kyocera. Infatti, proprio grazie alle tecnologie avanzate dei suoi software intelligenti, i dispositivi convertono la scansione in un processo ordinato, rapido e soprattutto: perfettamente organizzato.

L'archiviazione automatizzata e soprattutto organizzata

Uno dei vantaggi più esclusivi delle soluzioni Kyocera è la possibilità di rendere automatica la classificazione dei documenti. Infatti, proprio grazie alle soluzioni integrate, ogni singola scansione può essere salvata direttamente all’interno di un folder predefinito, seguendo regole precise, che sono state impostate in base alle esigenze dell’azienda. Ciò significa che una fattura può venire archiaviata in maniera automatica nella cartella “Amministrazione” così tanto quanto un contratto può finire direttamente nel database “Legale” e una distinta giungere nella cartella “Logistica“, senza necessitare di alcun intervento di tipo manuale. Ciò che ne deriva è una gestione documentale maggiormente efficiente e soprattutto l’annullamento dei rischi di perdita del documento in questione.

La sicurezza dei documenti digitalizzati

Un altro aspetto da considerare è la sicurezza dei documenti che sono stati digitalizzati. Un file scansionato e lasciato all’interno di una cartella accessibile a tutti i membri del team può contenere dati privati e sensibili che non dovrebbero essere visualizzati e maneggiati da chiunque. Le soluzioni Kyocera garantiscono funzionalità avanzate di protezione dei documenti, tra cui: la crittografia dei file, l’accesso con l’autenticazione utente e la possibilità di impostare restrizioni sugli utenti in grado di visualizzare o modificare alcuni documenti specifici. Così facendo, le informazioni riservate rimangono sicure ed accessibili soltanto a coloro che realmente lo necessitano.

Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per una ricerca veloce

L’organizzazione non si riferisce solo alla destinazione del file ma anche al nome che riporta. Le soluzioni Kyocera sono dotate di sistemi di riconoscimento dei caratteri, il cosiddetto OCR, che permette di convertire il testo scansionato in dati ricercabili. Ciò significa i file che verranno scansionati non riporteranno una serie di nomi generici ma i documenti saranno rinominati automaticamente attraverso informazioni chiave, come ad esempio: data, numero di documento oppure nomativo del cliente. Un particolare che fa la differenza quando bisogna recuperare le informazioni senza aprire diversi file.

La tecnologia OCR non solo rende il testo ricercabile ma consente anche le modifiche e l’estrazione delle informazioni utili per l’automazione dei processi aziendali.

Una fattura scansionata, per esempio, potrebbe essere trasformata in un documento editabile, consentendo in questo modo la possibilità di inserire direttamente i dati nel software di contabilità aziendale, come OS1.

Allo stesso modo, documenti e contratti legali possono essere analizzati in maniera auotmatica per l’estrazione di parole chiave, riferimenti normativi e clausole importanti, semplificando notevolmente il processo di revisione e approvazione del documento.

L’OCR offre una maggiore precisione nel riconoscimento testuale, riducendo al minimo gli errori di trascrizione e migliorando la qualità dei dati archiviati. Proprio grazie alla capacità di apprendimento automatico, il sistema può migliorare in modo progressivo la propria accuratezza, riconoscendo così termini specifici del settore e adattandosi alle necessità dell’azienda. Ciò che ne consegue è un significativo risparmio in termini di tempo e una maggiore efficienza nel reperire informazioni, trasformando il potenziale caos delle scansioni in un archivio ben strutturato e ottimizzato in maniera intelligente.

L'integrazione con il cloud per un accesso immediato

Le scansioni disorganizzate nascondo un’altra grande insidia: la difficoltà di accesso ai documenti digitalizzati.

Oggi che il lavoro è agile e la condivisione delle informazioni è essenziale, avere dei file archiviati in locale su un solo e unico computer può diventare un vero e proprio ostacolo alla produttività aziendale. Ecco perché Kyocera ha sviluppato soluzioni che sono integrate al cloud, permettendo di salvare automaticamente ogni scansione su piattaforme diverse. Questa tecnologia consente di accedere ai documenti da qualunque dispositivo e soprattuto ovunque ci si trovi, rendendo più facile il lavoro in team e riducendo in maniera drastica la possibilità di perdere informazioni importanti.

I grandi volumi di scansione

Cosa accade quando i documenti da digitalizzare sono copiosi e il tempo è ristretto? Un problema comune all’interno degli uffici è il bisogno di scansionare molti documenti, spesso di formato diverso e con pagine miste: fronte-retro e a volte solo fronte.

Le soluzioni Kyocera sono pensate per gestire questi scenari grazie alle funzionalità avanzate di batch, infatti è possibile impostare il dispositivo per riconoscere in modo automatico: la tipologia di documento, elimando le pagine bianche e correggere orientamenti non conformi. Ciò significa che il lavoro di revisione manuale, molto spesso lungo e soprattutto piuttosto noioso viene ridotto drasticamente, aumentando così conseguentemente l’efficienza operativa.

Automazione e workflow

Un vantaggio che rende le soluzioni Kyocera la scelta ideale è la compatibilità con i più moderni software di gestione documentale. Infatti, le multifunzioni possono essere integrate con soluzioni di archiviazione elettronica e gestione dei flussi di lavoro, consentendo l’automazione di processi complicati.

Per esempio, una fattura che è stata scansionata può essere riconosciuta in maniera immediata, può venire registrata, inviata per approvazione senza bisogno di minimo intervento manuale. Tale automazione consente di risparmiare tempo e riduce conseguentemente gli errori di tipo umano, migliorando pertanto l’accuratezza di tutte le operazioni aziendali.

Il risparmio economico e la sostenibilità

Non è solo la funzionalità quella offerta dalle soluzioni Kyocera, è anche un importante vantaggio economico e soprattutto ambientale nell’utilizzo di queste multifunzioni. Infatti, proprio grazie alla tecnologia Ecosys, i dispositivi Kyocera diminuiscono l’utilizzo di materiali di consumo, in questo modo riescono a ridurre i costi operativi e anche l’impatto ambientale, donando un’impronta green alla tua azienda. Con Kyocera andrai in contro, a minori sprechi di carta, una riduzione dei toner impiegati e conseguentemente sostituiti e acquisteranno una maggiore durata dei componenti, portando un risparmio significativo e concreto per l’azienda e anche una scelta più sostenibile per il pianeta.

In conclusione

Tutti coloro che abbiano mai avuto a che fare con una gestione documentale disordinata delle scansioni sa quanto sia frustrante e dispendioso in termini di risorse. Trovare un documento in un paio di secondi consente di far risparmiare tempo prezioso nella ricerca che può fare un’enorme differenza nella produttività aziendale quotidiana. Grazie alle soluzioni Kyocera, tutto questo diventa realtà: documenti sempre organizzati, accessibili e sicuri, con un sistema di gestione intelligente che semplifica il lavoro di tutti i giorni.

Se vuoi migliorare la gestione documentale della tua azienda e la qualità delle tue stampe, contattaci, sapremo offrirti la soluzione perfetta. Investire in una multifunzione di qualità significa non solo risparmiare tempo e denaro, ma anche garantire un ambiente di lavoro più efficiente e organizzato.

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