Acquistando una tecnologia basata sull‘Intelligenza Artificiale (IA) bisogna tenere in considerazione diversi fattori. Infatti, sebbene le possibilità che questi nuovi sistemi sono in grado di offrirci siano molte, bisogna comprendere quali applicazioni sono realmente all’altezza delle aspettative nutrite da un’azienda e quanto soddisfano le loro necessità. All’interno dell’articolo vedremo come le funzionalità dell’IDP (Intelligent Document Processing) che utilizza l’Intelligenza Artificiale per offrire automazioni maggiori, per essere d’aiuto alla tua impresa. Alla fine della lettura sarai in grado di capire come funziona l’IDP e quali sono i vantaggi che può portare la scelta di un sistema di Gestione Documentale che lo utilizza, come il software di DocuWare.
Come l'IDP di DocuWare aiuta la tua azienda
Come funziona l'IDP?
Il sistema IDP regala una classificazione di tipo avanzato, catalogando documenti composti da pagina multipla o singola, un’estrazione accurata dei dati e capacità altissime di elaborazione che portano all’aumento dei tassi di automazione e alla riduzione dei costi operativi.
Tale tecnologia incorpora l’OCR, ovvero il riconoscimento ottico dei caratteri e il riconoscimento del testo che è stato scritto a mano (detto anche HTR), con l’intelligenza artificiale che simula il ragionamento umano attraverso l’apprendimento automatico (Machine Learning), sempre presente all’interno della categoria dell’Intelligenza Artificiale.
Infatti, i modelli di apprendimento sono allenati a riconoscere le informazioni presenti all’interno dei vari documenti per permettere una classificazione che sia precisa e accurata. I modelli si esercitano e imparano a prevedere i risultati, prendere decisioni o creare nuovi contenuti.
L’IDP impiega una speciale tecnica che viene utilizzata da strati di algoritmi detti “reti neurali artificiali“. Tale sistema è in grado di ricreare persino il linguaggio naturale e comprendere e riproporre il linguaggio umano.
Alcuni algoritmi vengono addestrati per individuare i modelli e lo fanno attraverso una grande quantitià di dati al fine di sviluppare una comprensione della connessione tra gli elementi dei dati. La computer vision riesce anche ad estrapolare campi rilevanti da documenti che sono stati scritti di pugno, che sono rovinati, stropicciati oppure lesionati.
Quali vantaggi apporta l'IDP?
L’IDP si basa sull’Intelligenza Artificiale che ottimizza l’intero ciclo di vita di un documento, dagli esordi fino alla sua archiviazione a lungo termine.
I principali vantaggi includono:
Accuratezza
Il sistema diminuisce gli errori di estrazione e classificazione dei dati, migliorando la qualità. Grazie all’Intelligenza Artificiale l’IDP può fare una classificazione dei documenti tramite le informazioni di contesto ed estrarre informazioni essenziali (ad esempio: nome del fornitore o del cliente, tipo di documento, percorso fatto per ottenere l’approvazione).
Automazione della pre-elaborazione
IDP separa i lotti dei vari documenti senza necessitare di fogli che fungono da divisori o codici a barre. Inoltre, rende standard le dimensioni dei documenti tramite il ritaglio, garantendo la massima coerenza nell’elaborazione ed elimina le informazioni di tipo sensibile al fine di offrire una gestione sicura dei dati e della privacy.
Gestione di documenti strutturati
Il sistema IDP riesce a gestire quasi tutte le tipologie e soprattutto i formati dei documenti, tra cui: tabelle, fogli di presenza e classificazioni basate sul testo. Infatti, il potenziale IT migliora l’efficienza operativa automatizzando l’estrazione dei dati, la classificazione e l’esportazione, tramite modelli di intelligenza artificiale.
Precisione di estrazione
Gli algoritmi effettuano l’estrazione delle informazioni come: numeri, testi, immagini oppure firme.
Massima integrazione
L’integrazione ai software di contabilità, risorse umane ed eventuali CRM è totale.
Aumento della customer satisfaction
Le imprese che ancora oggi effettuano una gestione documentale in cartaceo si affidano a processi che sono lenti e manuali e non assicurano la protezione della privacy e dei dati e compromettono in questo modo la fiducia del cliente. Ecco perché questi clienti potrebbero scegliere di cambiare fornitore e rivolgersi a chi invece sceglie una gestione documentale digitale e un’organizzazione di gestione aziendale ottimizzata come quella offerta dal software di OS1.
Costi operativi e crescita
Con l’automazione dei processi manuali, l’IDP riduce i costi di manodopera, gli errori e diminuisce i tempi di elaborazione, portando a un processo decisionale più celere e ad un migliore servizio.
Alti standard di sicurezza
L’IDP garantisce la sicurezza e la privacy dei dati attraverso la tecnologia della crittografia e di controlli rigorosi, aderendo a standard elevati, come il GDPR.
IDP e DocuWare
Gestione dei contratti
L’IDP di DocuWare estrae e analizza informazioni importanti da contratti e documenti di tipo legale. Inoltre, gestisce efficientemente grandi quantità di documenti, per verificare la conformità e le prestazioni. Il sistema ti affianca nell’identificazione dei rischi, riducedo così eventuali controlli manuali e migliorando il processo decisionale.
Logistica
Ingenti volumi di documenti quali: bolle di consegna, fatture e documentazioni inerenti alla spedizione vengono gestiti, migliorando la precisione per la riduzione dei ritardi.
Sinistri assicurativi
Grazie all’automazione di raccolta dei dati dei sinistri e dei documenti relativi, è possibile accelerare l’elaborazione dei sinistri, aumentando conseguentemente la soddisfazione da parte del cliente grazie a pagamenti più veloci.
Preparazione fiscale
Assiste le aziende nella preparazione, archiviazione e conformità fiscale. Elabora grandi volumi di documenti fiscali, moduli e fatture; garantisce l’accuratezza per evitare problemi di conformità. Automatizza l’estrazione e la categorizzazione dei dati fiscali, supportando flussi di lavoro accurati, efficienti e conformi.
In conclusione
Con la presenza delle tecnologie in continua evoluzione e l’avvento dell’Intelligenza Artificiale possiamo aspettare miglioramenti nell’apprendimento automatico.
Infatti, ad oggi l’elaborazione intelligente dei documenti costituisce un utilizzo pratico e comprovato dell’AI. L’IDP di Docuware rappresenta la risposta alle aziende che vogliono abbracciare una tecnologia all’avanguardia e vogliono affrontare processi automatizzati e fluidi, ad altissima efficienza. Proprio l’implementazione del sistema IDP può assicurare il futuro della tua azienda e prepararla all’innovazione, costituendo così un reale ed effettivo vantaggio rispetto ai competitor.
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