Come l'automazione del ciclo passivo migliora la gestione aziendale

Le aziende al giorno d’oggi diventano sempre più competitive, grazie al miglioramento dell’efficienza dei processi interni, come la gestione del settore finanziario.

L’automazione del ciclo passivo è uno degli elementi che può incidere sul risparmio di tempo e sulla diminuzione dei costi amministrativi, evitando eventuali errori e ottimizzando i flussi di cassa. Il software per la Gestione Aziendale OS1 è un valido strumento che mette a disposizione delle aziende l’integrazione flessibile ad automatizzare il ciclo passivo nei processi aziendali.

In questo articolo vedremo in che modo il software di Gestione Aziendale può migliorare ed efficientare il lavoro aziendale e quali sono i vantaggi concreti che possono ricevere le aziende che scelgono di avvalersi di tale soluzione, ottenendo così il massimo dall’automazione.

In cosa consiste l'automazione del ciclo passivo?

Nel ciclo passivo sono incluse tutte le attività relative agli acquisti aziendali, dall’identificazione di una necessità d’acquisto fino alla chiusura della fattura stessa e al pagamento da parte del fornitore. Le principali fasi comprendono:

La richiesta di acquisto: quando la divisione che ha bisogno di una risorsa ne fa richiesta.
L’ordine di acquisto (PO): l’ufficio acquisti emette formalmente l’ordine.
La ricezione della merce e la conseguente verifica: quando giungono beni e servizi che vengono controllati al fine di assicurare la conformità.
L’approvazione e il successivo pagamento: quando il dipartimento di contabilità verifica se i documenti sono corretti per poter poi autorizzare il pagamento.

Automatizzare il ciclo passivo significa ridurre al massimo l’intervento del personale in queste fasi, dando il via alla digitalizzazione dei documenti e centralizzando le informazioni. Questo consente un flusso di lavoro snello, riducendo la possibilità di generare eventuali errori e velocizzando i tempi, con una sempre crescente trasparenza delle operazioni. Il software OS1 ti permette tutto ciò, integrando anche diverse funzionalità che collegano una gestione unificata e automatica.

Come OS1 rivoluziona il ciclo passivo

Il software OS1 ti consente la modulazione digitale e l’automazione di molti processi, tra cui il ciclo passivo. Le sue funzionalità garantiscono un efficientamento dell’intero processo, che parte dall’emissione degli ordini di approvazione fino al pagamento delle fatture.

Digitalizza le richieste di acquisto

Grazie a OS1 potrai creare e gestire le richieste di acquisto in maniera totalmente digitale. Ciò significa che ogni divisione riuscirà ad inserire le proprie richieste direttamente nel sistema, senza dover utilizzare i documenti in cartaceo o mail che possono essere facilmente smarrite. Infatti, una volta che si inserisce una richiesta, essa può essere visualizzata facilmente e approvata dal responsabile degli acquisti.

Genera automaticamente gli ordini d'acquisto

La capacità d’integrazione che ha OS1 con i database di fornitori e materiali, gli consente di produrre in maniera automatica gli ordini di acquisto in base alle richieste approvate. Inoltre, si può configurare OS1 per approvare gli ordini secondo dati specifici come i parametri di: budget, quantità, disponibilità dei fornitori. Tutto ciò consente di ridurre i tempi di emissione dell’ordine ed eliminare eventuali errori dovuti all’inserimento manuale dei dati.

Documentazione centralizzata

Il supporto che offre OS1 per la digitalizzazione delle fatture e della conseguente documentazione relativa agli acquisti, consente di archiviare ogni documento in formato digitale. Infatti, il software usa gli strumenti avanzati come ad esempio: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che estrae automaticamente i dati dalle fatture e dai documenti in formato analogico, regalando la possibilità di ridurre i tempi necessari per la registrazione dei dati ed aumentandone la precisione.

Verifica e approvazione automatica

Grazie alla personalizzazione di OS1 potrai configurare regole automatiche per la verifica e l’approvazione delle fatture. Il software, infatti, confronta i dati della fattura con gli ordini d’acquisto e le conseguenti ricevute di consegna per garantire che siano corretti prima di un’eventuale autorizzazione al pagamento. Qualora si presentassero delle incongruenze, OS1 invierà automaticamente notifiche ai relativi responsabili in modo da segnalare a loro le anomalie al fine di trovare una veloce risoluzione.

Integrazione al sistema contabile

Ciclo passivo e contabilità vengono alimentati da un flusso continuo di dati grazie al software OS1 che si integra con i principali sistemi contabili. Tale condivisione di dati elimina la necessità di eventuali inserimenti manuali e riduce i rischi di errore, perché i dati vengono aggiornati in maniera automatica e sincronizzati tra i vari reparti.

Ciclo passivo ottimizzato: i vantaggi

Automatizzare il ciclo passivo con software di gestione aziendale reca diversi benefici alle aziende, che si traducono in efficienza operativa e risparmio a livello economico.

Ecco i principali benefici:

Tempi e costi ridotti

Automatizzando il ciclo passivo potrai eliminare molte attività di tipo manuale che implicano l’impiego di tempo e risorse, come ad esempio: l’inserimento dei dati, la verifica di fatture e gestire la documentazione. Il processo d’acquisto totale può essere completato in modo più veloce e riducendo i tempi d’elaborazione delle richieste, abbattendo i costi dell’amministrazione.

Precisione e riduzione di eventuali errori

Grazie agli strumenti offerti dalla digitalizzazione e all’integrazione dei dati, OS1 permette di ridurre errori di inserimento e possibili incongruenze. Il software verifica automaticamente la corrispondenza tra ordini d’acquisto, ricevute di consegna e fatture, notificando eventuali errori prima che i documenti siano approvati per il pagamento.

Controllo e tracciabilità

Le attività che concorrono al ciclo passivo sono registrate con OS1 e consentono ai responsabili di controllare totalmente ogni fase del processo. Le aziende possono consultare la cronologia di tutte le operazioni, le fasi che sono critiche e monitorare le performance dei loro fornitori, ottenendo maggiore trasparenza e un controllo più efficace delle spese.

Ottimizzazione flusso di cassa

Le aziende che automatizzano il ciclo passivo gestiscono in maniera più efficiente i propri pagamenti, evitando eventuali ritardi e sanzioni dovute a pagamenti tardivi. OS1 offre strumenti di analisi che aiutano a pianificare i vari pagamenti viste le condizioni finanziarie e le ottimizzazioni di un flusso di cassa.

Compliance e audit

OS1 ti aiuta a semplificare anche la gestione della compliance e degli audit, proprio grazie alla sua capacità di archiviare e organizzare in modo automatico tutti i documenti necessari. Le aziende, a questo punto, possono garantire la conformità alle normative vigenti e anche ridurre i rischi di sanzioni, poiché sono in possesso di una documentazione completa, a cui hanno facilmente accesso.

In sintesi

Risparmia tempo e denaro

Aumenta l'efficienza

Compliance maggiore

Ottimizzazione flusso di cassa

Controlli migliori

Passaggi chiave per l'implementazione di OS1 al ciclo passivo

Al fine di ottenere il massimo dal software di OS1 si possono seguire una serie di step durante l’implementazione del software stesso:

Analisi dei processi già in corso

Analizzare i processi di acquisto è essenziale prima di integrare OS1, perché aiuta ad individuare per tempo eventuali inefficienze e quindi dà la possibilità di configurare il software in maniera tale che dia una risposta pronta e positiva alle esigenze dell’azienda.

Personalizzazione delle impostazioni

Grazie alla notevole flessibilità in termini di configurazione, OS1 consente alle aziende di impostare parametri specifici per l’automazione delle richieste, delle approvazioni e delle verifiche. La personalizzazione del software in base alle necessità aziendali consente l’ottimizzazione dei processi e la massimizzazione dell’efficienza.

Formazione del personale

Nonostante l’intuitività del software, una formazione adeguata del personale è assolutamente fondamentale per assicurarsi della riuscita nell’utilizzo delle corrette funzionalità del sistema. Infatti, una buona formazione aiuta ad evitare errori e a rendere l’implementazione più fluida.

Monitoraggio e continuo miglioramento

Monitorare costantemente i risultati ottenuti è importante per individuare eventuali aree di miglioramento. Il ciclo passivo è infatti un processo dinamico e continuare nell’ottimizzazione del sistema consente di adattarsi adeguatamente alle nuove esigenze aziendali e di mantenere un alto livello di efficienza.

In conclusione

L’automazione del ciclo passivo tramite un software per la Gestione Aziendale, come OS1, rappresenta un vantaggio competitivo molto alto per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e ottenere un controllo maggiore sulle spese. Proprio grazie alla digitalizzazione delle richieste di acquisto alla gestione integrata della contabilità, OS1 consente di semplificare l’intero processo, trasformando il ciclo passivo in un’attività automatizzata e ottimizzata.

Le aziende che decidono di investire nell’automazione del ciclo passivo risparmiano tempo e risorse e hanno il privilegio di prendere decisione più informate proprio grazie alla disponibilità di dati che vengono aggiornati continuamente in maniera automatica e ad analisi dettagliate di flussi d’acquisto.

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