I vantaggi di integrare un sistema di Business Intelligence nel software di gestione aziendale

Nella società odierna, le aziende sono di fronte al quesito di come emergere in un mercato sempre più competitivo e complesso. Il volume di dati generato dalle operazioni quotidiane è in costante crescita, ed è diventato essenziale trasformare tali dati in informazioni di tipo strategico. Un fattore determinante per vincere questa sfida risiede nell’utilizzo della Business Intelligence integrata (BI), uno strumento tecnologico che, quando integrato al software di gestione aziendale, sfrutta il massimo potenziale delle informazioni messe a disposizione dell’azienda. 

Infatti, l’integrazione di una piattaforma di Business Intelligence con i sistemi di gestione aziendale (ERP, CRM, ecc…) aiuta a: centralizzare i dati, migliorare l’efficienza operativa e fornire analisi strategiche in tempo reale. 

Accesso diretto e integrazione alle informazioni aziendali

Quanto è importante la centralizzazione dei dati?

Nella maggior parte dei casi, i dati aziendali vengono distribuiti tra i i vari dipartimenti e sistemi: infatti, come molto spesso accade, la Divisione Sales utilizza un CRM (ovvero Customer Relationship Management), mentre il Reparto di HR utilizza un altro gestionale su cui inserire i dati del personale, così come l’Amministrazione si affida a un software di gestione finanziaria differente. In questo modo l’isolamento dei dati porta a diverse problematiche, tra cui: eventuali duplicazione delle informazioni, un arduo accesso di dati aggiornati e la mancanza di una visione generale e globale a livello aziendale. 

Grazie alla Business Intelligence integrata, i dati che provengono da molteplici e differenti fonti possono essere raccolti, uniti e resi disponibili in tempo reale. Ciò significa che, i dirigenti e i responsabili possono finalmente accedere ad un’unica piattaforma, all’interno di una dashbord, dove è possibile consultare i dati d’interesse senza dover raccogliere informazioni in maniera spezzettata da diversi report. 

Un esempio pratico di centralizzazione

In un’azienda di produzione che usa sistemi diversi per la gestione della supply chain, del magazzino e delle vendite, che non è dotata di Business Intelligence integrata, i manager devono richiedere dei documenti di reportistica separati per riuscire ad avere un quadro dell’inventario attuale, di quali saranno le previsioni di vendita e i tempi di produzione. Grazie al sistema di Business Intelligence integrata, tutto ciò può essere visualizzato allo stato attuale e consentendo una visione olistica aziendale.

Quali sono i vantaggi concreti?

La riduzione della frammentazione dei dati, in quanto accessibili da una sola fonte, sono in grado di migliorare la qualità decisionale.
La trasparenza. Infatti, ogni livello dell’azienda è in grado di accedere ai dati pertinenti senza richiedere approvazione dai livelli superiori che farebbe perdere tempo.
Una migliore gestione delle risorse, poiché il fatto che le informazioni siano centralizzate consente di pianificare con precisione, evitando eventuali sprechi e duplicazioni. 

Dati obiettivi per decisioni più rapide

Dalla gestione tradizionale all’analisi in tempo reale

Da sempre le decisione aziendali venivano prese sulla base di report manuali, i quali richiedevano diversi giorni o settimane di lavoro per essere generati e analizzati. Questo ritardo all’accesso ai dati rendeva difficile per i dirigenti reagire prontamente a cambiamenti di mercato o a problematiche operative. La Business Intelligence integrata trasforma completamente questo scenario.

Infatti, proprio grazie all’integrazione con i sistemi aziendali, le organizzazioni usufruiscono di reportistica avanzata e dashboard interattive, che forniscono una visione attuale e reale delle performance in azienda. Ciò velocizza il processo decisionale rendendolo anche più accurato, grazie all’affidabilità di dati aggiornati e obiettivi. 

Le dashboard dinamiche

Attraverso l’utilizzo delle dashboard c’è la possibilità per un CEO o un direttore finanziario di monitorare i KPI (metriche chiave di performance) direttamente dal proprio dispositivo: smartphone o laptop. Infatti, le dashboard hanno la peculiarità di poter essere personalizzate per mostrare le informazioni più importanti e rilevanti per ogni reparto o livello decisionale, come ad esempio: le performance di vendita, i profitti e l’inventario. 

I dati possono essere filtrati e visualizzati attraverso modalità differenti in base alle esigenze specifiche di quel momento e di quell’utente, mostrando un’analisi granulare dei problemi o delle opportunità emergenti.

Quali sono i vantaggi concreti?

 

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Velocità

La velocità, perché le decisioni possono essere prese in tempo reale e non devono più attendere report manuali ma vengono fatte sulla base di accurate e concrete informazioni.

Precisione

La precisione, in quanto gli errori umani vengono ridotti al minimo e non vi è manipolazione manuale dei dati.

Flessibilità

La flessibilità, perché sia i report che le dashboard possono essere aggiornati o personalizzati in tempo reale, proprio sulla base delle esigenze aziendali. 

Automazione dei processi: risparmio di tempo e risorse

Ottimizzare le operazioni aziendali

La Business Intelligence integrata all’interno del Software di Gestione Aziendale porta con sé anche l’opportunità di automatizzare molti processi manuali e regalare maggiore efficienza anche alla gestione documentale. Infatti, la raccolta, la pulizia e l’elaborazione dei dati sono delle attività che di solito richiedono tempo e risorse. Grazie alla Business Intelligence integrata, tali processi vengono automatizzati eliminando così le operazioni manuali e ripetitive e riducendo al minimo il margine di errore.

Un esempio calzante di quanto detto sopra può essere senza dubbio la creazione di report finanziari. Infatti, un sistema Business Intelligence genera in maniera automatica report mensili o settimanali (a seconda di quanto richiesto) con analisi dettagliate e garantendo un minore carico di lavoro al team finanziario e migliorando contemporaneamente la qualità del lavoro.

Esempio di automazione che libera le risorse

Poniamo il caso di un’azienda di distribuzione, che deve monitorare l’inventario su più magazzini in tempo reale. Non possedendo l’automazione, tale processo richiederebbe risorse umane e tempo piuttosto considerevoli, per: controllare, verificare e aggiornare manualmente i dati. 

Con la Business Intelligence integrata, invece, tutti i dati si aggiornano automaticamente, permettendo al team di lavoro di concentrarsi su attività di maggior valore, come: la pianificazione delle scorte o l’ottimizzazione dei tempi di consegna.

Quali vantaggi porta?

Efficienza operativa

i processi avvengono più velocemente e con meno margine di errori. 

Focalizzazione su attività strategiche

il tempo liberato dall’automazione può essere utilizzato per progetti strategici, anziché operazioni manuali.

Riduzione costi operativi

meno ore dedicate ad attività ripetitive, con più tempo per attività di valore. 

Il monitoraggio continuo delle performance e KPI

Esempio di automazione che libera le risorse

Una delle funzioni più utili di un sistema Business Intelligence integrata è la capacità di monitorare in tempo reale la resa delle performance aziendali attraverso: la definizione e il tracciamento di Key Performance Indicators (KPI). Cosa sono i KPI? Metriche chiave che permettono alle aziende di misurare i progressi verso gli obiettivi prefissati, come: l’aumento delle vendite, la riduzione dei costi o il miglioramento del servizio clienti.

Grazie alla Business Intelligence, tali indicatori sono monitorati e visualizzati all’interno di dashboard intuitive e consentono ai manager di avere una visione immediata su ciò che funziona.

Esempio di KPI nel settore retail

Un’azienda di retail è in grado di monitorare le vendite in tempo reale, tenendo in considerazione il giorno oppure l’orario e confrontando i risultati con gli obiettivi di fatturato (siano essi settimanali oppure mensili). Qualora i risultati non fossero allineati agli obiettivi, è possibile intervenire in modo tempestivo grazie a mirate strategie di marketing o promozioni create ad hoc.

Quali vantaggi apporta?

Reattività

perché la capacità di azione rapida al cambiamento può essere attuata senza attendere la fine del periodo prescelto (mese o trimestre).

Allineamento degli obiettivi

perché tutti i dipartimenti possono cooperare per gli stessi risultati e obiettivi, avendo sempre una chiara visibilità sui risultati.

Analisi continua

Oltre a tenere traccia delle performance del passato la Business Intelligence permette di prevedere trend futuri, in questo modo aiuta a migliorare continuamente le strategie aziendali.

La previsione dei trend e la capacità di analisi predittiva

Dall’analisi storica alla previsione del futuro

L’integrazione della Business Intelligence non si limita a fornire una visione dello stato attuale dell’azienda, ma offre anche potenti strumenti di analisi predittiva. Questi strumenti utilizzano i dati storici per fare previsioni su futuri trend di mercato, modelli di domanda e comportamenti dei clienti.

Ad esempio, un’azienda manifatturiera può utilizzare la BI per analizzare i dati passati e prevedere i periodi di maggiore domanda dei propri prodotti, ottimizzando così la produzione e riducendo i costi legati all’overstock o alla carenza di inventario.

Vantaggi concreti:

Pianificazione strategica più precisa. Grazie alle previsioni accurate, le aziende possono prepararsi meglio per il futuro.

Riduzione dei rischi. Prevedere i trend consente di adattarsi ai cambiamenti prima che diventino problematici.

Miglioramento della customer satisfaction. Anticipare le esigenze dei clienti permette di migliorare i servizi offerti.

business intelligence integrata
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In conclusione

Possedere un sistema di Business Intelligence integrata con il software di gestione aziendale è sicuramente una delle strategie più efficaci che servono a trasformare i dati in valore concreto. Inoltre, i vantaggi sono diversi e tangibili: dai benefici legati alla centralizzazione delle informazioni all’analisi predittiva, passando per la velocità decisionale e l’automazione.

Indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza, ogni azienda può trarre beneficio da questa integrazione, migliorando la propria capacità di adattamento ai cambiamenti del mercato e aumentando così l’efficienza operativa. Il futuro sarà sempre più data-driven e adottare l’integrazione della Business Intelligence sarà senza dubbio il primo passo per guidare la propria azienda verso il successo e l’ottimizzazione.

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