Guida semplice: come aumentare la produttività con DocuWare

Spesso nelle realtà a conduzione familiare si tende ad essere scettici sull’automazione dei processi. Molte aziende hanno paura che dipendenti e manager non siano disponibili ad apprendere nuovi metodi per svolgere la propria mansione quotidiana. Ed ecco perché sovente queste motivazioni spingono le aziende (di qualunque dimensione e settore) a utilizzare processi vetusti e manuali.

In questo articolo tratteremo: i vantaggi dell’automazione dei processi e le motivazioni del perché sia effettivamente uno strumento prezioso. L’obiettivo è fornire le conoscenze necessarie per avviare un progetto di automazione dei processi di successo, come avviene già per coloro che utilizzano il software di Gestione Documentale DocuWare.

Che cos'è l'automazione dei processi?

L’automazione dei processi utilizza ovviamente la tecnologia per automatizzare le operazioni aziendali. In questo modo riduce la necessità di interventi manuali e di margini di errori umani.  L’automazione rende standard e allinea le azioni tramite l’uso di regole aziendali, definite dalle organizzazioni. Tutto questo assicura la coerenza dei processi presenti all’interno di un’azienda, salutando la confusione che può presentarsi quando lavoratori e reparti svolgono una stessa azione di lavoro in modalità differenti. 

 

Vediamo insieme la differenza tra automazione dei processi e automazione dei workflow. Nel primo caso: comporta la progettazione di un insieme interconnesso di flussi di lavoro che ottimizzano un intero processo. Nel secondo caso, ovvero nell’automazione dei processi: la visione è senza dubbio più ampia e definisce le fasi, i punti di decisione e le pratiche di approvazione all’interno di ciascun workflow di un processo.

Perché risulta importante l'automazione dei processi?

Molte aziende sono d’accordo sul fatto che alcune attività lavorative, svolte quotidianamente, richiedono una buona quantità di tempo e poco sforzo mentale. L’esecuzione di tali funzioni noiose e ripetitive, senza automazione, può portare ad una frustrazione dei dipendenti e soprattutto ad una limitazione di dedicarsi ad attività più importanti e critiche. L’automazione mira, oltre ad aumentare la soddisfazione dei dipendenti, all’aumento misurabile dell’efficienza aziendale che impatta direttamente sui profitti. 

I vantaggi dell'automazione dei processi

Il miglioramento della produttività

Con l’automazione intelligente dei processi si ottiene un miglioramento sostanziale delle prestazioni della forza lavoro, consentendo di ottenere maggiori risultati con lo stesso numero di dipendenti.

Dati integrati

L’automazione dei processi rende possibile lo scambio di dati tra un sistema di gestione dei documenti (DMS), un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e altre possibili applicazioni aziendali, consentendo così un processo decisionale più rapido e realmente più informato.

Riduzione dei costi

L’automazione dei processi aziendali fa aumentare la precisione e ridurre i costosi errori, che possono scaturire da un lavoro di tipo manuale. In questo modo è possibile garantire il completamento del lavoro nelle scadenze di tempo previste, ridurre la possibilità di effettuare straordinari e annullare eventuali assunzioni aggiuntive durante i periodi di maggiore richiesta. 

Adattabilità maggiore

L’adozione di automazione intelligente dei processi è scalabile al fine di adattarsi alla crescita aziendale. Infatti, in questo modo l’azienda è in grado di adattarsi in modo più veloce alle differenti e mutevoli esigenze aziendali, mantenendo sempre il proprio vantaggio competitivo. 

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Grazie all’automazione dei processi, i dipendenti diventano più motivati, in quanto le attività ripetitive non devono essere più svolte manualmente. Infatti, proprio la gestione di attività più complesse porta ad un ambiente di lavoro più collaborativo e generalmente più positivo

Processi uniformi

L’automazione dei processi è in grado di offrire uniformità per garantire all’azienda una copertura su eventuali frodi, violazioni sulle norme della privacy e produzione di documentazione per un audit. L’automazione fa in modo di proteggere l’azienda, applicando le regole aziendali e avvisando chi di dovere di eventuali errori involontari, eliminando così l’errore umano.

I tre casi d'uso più diffusi dell'automazione dei processi aziendali

Elaborazione fatture

Durante l’inserimento dati: infatti, tramite il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) avviene l’estrazione dei dati presenti all’interno delle fatture. Ciò rende più facile inserire i dati nei sistemi di contabilità. 

Nel flusso di lavoro: è possibile inoltrare le fatture a tutti i manager per l’approvazione tramite regole predefinite. 

Nell’elaborazione dei pagamenti: l’azienda potrà finalmente programmare ed eseguire pagamenti, una volta che le fatture saranno state approvate, garantendo così le transazioni prima delle scadenze. 

La riconciliazione: corrisponderà le fatture con gli ordini d’acquisto e i biglietti di consegna al fine di verificare l’accuratezza. 

HR

Durante l’assunzione: attraverso lo smistamento di CV, terrà traccia dei candidati e programmerà i colloqui con questi. 

Nell’inserimento: verranno raccolte informazioni sui nuovi assunti, per esempio: gli accordi di non divulgazione e e le lettere di accettazione delle offerte. Verranno anche impostati gli account di posta elettronica e assegnati i moduli di formazione. 

Tracciare presenze e orari: l’automazione terrà conto delle ore dei dipendenti, gestirà le richieste di ferie e s’integrerà con il sistema di buste paga.

La gestione delle prestazioni: l’automazione farà in modo che venga impostato promemoria, tracciato il completamento dei lavori, raccolti informazioni e feedback.

Formazione e sviluppo: l’automazione iscriverà i dipendenti ai programmi di formazione richiesti, monitorando i progressi e confermandone il completamento.

Gestione della supply chain

Durante l’elaborazione degli ordini: tramite l’inserimento degli ordini, il monitoraggio dello stato delle spedizioni e aggiornamento dei livelli di inventario.

Nella gestione dei fornitori: l’automazione semplificherà la comunicazione con i fornitori, automatizzando la conferma degli ordini e monitorando le consegne.

Nella gestione delle scorte: attraverso il riordino delle scorte in base a soglie predefinite e alla domanda prevista.

Come la gestione documentale facilita l'automazione dei processi?

La Gestione Documentale digitalizzata è un elemento chiave nell’automazione dei processi aziendali. Infatti, è proprio attraverso l‘uso di software avanzati che si può organizzare e archiviare in totale sicurezza tutti i documenti, rendendoli facilmente accessibili. 

Ciò si traduce in un risparmio di tempo e una conseguente riduzione di errori associati alla gestione documentale manuale, oltre che una condivisione più efficiente delle informazioni tra dipendenti e reparti di un’azienda.

In aggiunta a ciò, i processi ripetitivi come: l’approvazione di documenti o l’aggiornamento delle versioni possono essere automatizzati, dando la possibilità alle risorse di essere a disposizione per attività più strategiche, aumentando conseguentemente l’efficienza produttiva e complessiva aziendale. 

Nello specifico, la gestione documentale digitalizzata facilita l’automazione dei processi grazie:

1. All'archiviazione organizzata e recupero rapido

I documenti sono archiviati in digitale all’interno di un database centrale che è completamente consultabile e le informazioni sono immediatamente disponibili per il personale che è in possesso di autorizzazione.

2. Al controllo delle versioni

Senza il controllo delle versioni, si potrebbe aver generato più versioni di uno stesso documento, che alla fine farà parte di un flusso di lavoro. I sistemi di gestione documentale fanno in modo che i documenti giusti siano disponibili al momento giusto per il personale autorizzato.

3. Alla tracciabilità

In questo modo viene tenuta traccia di chi visualizza, modifica o stampa i documenti, al fine di assicurare la privacy dei dati e altri requisiti per la conformità. Queste informazioni consentono anche di conteggiare quanti documenti una persona oppure un team di lavoro elabora in un determinato periodo di tempo, al fine di definire gli obiettivi e la responsabilizzazione dei dipendenti. 

4. Alle firme elettroniche

Le firme di tipo elettronico riducono l’utilizzo della carta, semplificano i flussi di lavoro sicuri e consentendo di raccogliere le firme dei dipendenti, dei clienti e dei fornitori di servizi interessati in un unico flusso di lavoro.

5. Ai moduli web

I moduli digitali semplificano, migliorano e accelerano la raccolta dei dati, essendo immediatamente disponibili per chiunque e da qualunque dispositivo. Inoltre, forniscono una struttura ai dati e possono essere utilizzati per automatizzare il flusso di informazioni. I moduli elettronici servono ad esternalizzare l’inserimento dei dati dell’utente e l’impostazione dei campi obbligatori elimina il tempo dedicato alla ricerca delle informazioni che non sono state fornite.

6. All'integrazione

Un software di Gestione Documentale può condividere i dati con altri software aziendali dell’infrastruttura IT, al fine di risparmiare sui costi e aumentare la produttività. Inoltre, può integrarsi con altri software aziendali. Vengono integrati: la sincronizzazione dei database, l’importazione dalla posta elettronica e l’importazione ed esportazione dei dati.

7. Alla sicurezza

Un DMS può fornire una sicurezza a più livelli che soddisfa e supera gli standard del settore. Sicurezza e riservatezza devono essere controllate attraverso: i diritti di accesso, la crittografia e altre moderne misure di salvaguardia.

Perché DocuWare per l'automazione dei processi?

DocuWare offre modelli semplici da utilizzare e configurazioni di tipo preimpostato per molti applicativi, dando la possibilità di essere operativi in pochi giorni. Inoltre, può essere tagliato su esigenze aziendali personalizzate. Grazie ai vantaggi dell’automazione dei processi l’azienda può spostare il focus sui suoi obiettivi fondamentali. 

Ricordiamo che DocuWare aiuta circa 19.000 clienti in tutto il mondo a semplificare il proprio lavoro attraverso la digitalizzazione, l’automazione e la trasformazione dei processi. 

Entra a far parte della Gestione Documentale Digitalizzata, richiedi subito maggiori informazioni. I nostri esperti sono a tua completa disposizione.

Contattaci per maggiori informazioni:

oppure scrivici all’indirizzo commerciale@kalyos.it o chiamaci allo 039. 6111601