L’impiego delle Stampanti Multifunzioni e Fotocopiatrici per trasformare i documenti da cartacei a digitali è un metodo piuttosto diffuso dalle piccole e medie imprese italiane. E se ti dicessimo che, grazie all’adozione del Software Documentale DocuWare sarai in grado di migliorare i processi aziendali, automatizzandoli e raggiungendo anche ottimi obiettivi in termini di sostenibilità? Infatti, le semplici copie digitali di un documento non sono sufficienti, lo scopo è quello di essere in grado di modificare i documenti nel loro formato digitale.
OCR: come modificare i documenti digitali? Fatti aiutare dalla digitalizzazione del testo
Che cos'è il riconoscimento ottico dei caratteri?
L’OCR è l’acronimo di Optical Character Recognition ed è una tecnologia che serve per riconoscere ed estrarre il testo dalle immagini, come ad esempio le scansioni di documenti, fotografie o rappresentazioni del testo. È il metodo più utilizzato dalle aziende per trasferire i documenti cartacei in file digitali.
Come funziona l’OCR?
L’obiettivo principale del riconoscimento ottico dei caratteri è convertire il testo non modificabile, che spesso è incorporato nelle immagini, in testo leggibile e modificabile. Vediamo insieme il funzionamento della tecnologia OCR.
1. L’acquisizione delle immagini
Il processo inizia grazie all’acquisizione dell’immagine, al cui interno è contenuto un testo. L’immagine può essere ottenuta attraverso l’utilizzo di scanner oppure attraverso l’acquisizione fotografica.
2. La fase di pre-elaborazione
L’immagine che viene acquisita viene poi sottoposta ad una fase di pre-elaborazione per implementare la qualità e la chiarezza del testo. Fanno parte di questa fase anche operazioni quali: il ritaglio dell’immagine, il raddrizzamento del testo inclinato, la riduzione di quello che viene detto “rumore” per assicurare un migliore e accurato riconoscimento.
3. La localizzazione del testo
Il software OCR può quindi analizzare l’immagine che è stata pre-elaborata per identificare le aree in cui è presente il testo. Questo passaggio è cruciale per isolare ed estrarre il testo dall’eventuale background del contenuto dell’immagine.
4. La segmentazione dei caratteri
Una volta identificate le aree in cui è presente il testo, il sistema OCR procede segmentando i singoli caratteri o le singole parole.
Ciò implica la scomposizione del testo in frammenti più piccoli proprio per facilitare il miglior riconoscimento di ciascun carattere.
5. L’estrazione delle caratteristiche
Lo step successivo è l’estrazione delle caratteristiche distintive di ciascun carattere segmentato. Queste caratteristiche possono infatti includere aspetti differenti, quali: la forma, la dimensione e le relazioni spaziali tra le diverse parti del carattere ed aiutano a distinguere un carattere da un altro.
6. Il riconoscimento dei caratteri
Tali caratteristiche vengono messe a confronto e abbinate ai caratteri segmentati di un database che è stato precedentemente addestrato con caratteri noti. Gli algoritmi OCR utilizzano tecniche di riconoscimento di modelli, che includono modelli di apprendimento automatico o reti neurali per l’identificazione dei caratteri.
7. La ricostruzione del testo
Dopo il riconoscimento dei singoli caratteri, questi vengono ricostruiti in parole e frasi. Questo step prevede la comprensione del background e della disposizione dei caratteri che formano un testo coerente.
8. La generazione degli output
Il risultato del processo OCR ha come scopo un testo leggibile e soprattutto modificabile. Il testo può essere impiegato per scopi differenti, come ad esempio: l’indicizzazione, la ricerca, la modifica all’interno di documenti digitali. La tecnologia OCR è applicata alla digitalizzazione dei documenti, all’automazione dell’inserimento dati, all’estrazione del testo dalle immagini per i servizi di traduzione e soprattutto all’accessibilità del materiale stampato per le persone con disabilità visiva.
Gioca un ruolo cruciale della trasformazione di informazioni non testuali in un formato elaborato dai computer e integrato in diverse applicazioni, una necessità nel momento in cui si abbandonano i documenti cartacei.
Per quali motivi il riconoscimento ottico dei caratteri è importante per i sistemi di gestione dei documenti?
Nell’ultimo periodo si è verificato un aumento delle aziende che eseguono e conservano dati digitali. Infatti, piuttosto che affidarsi a documenti cartacei, che sono sempre a rischio di deperimento, scomparsa o violazione della sicurezza, i documenti archiviati in digitale in un sistema di Gestione Documentale come DocuWare, eliminano ognuno di tali rischi.
Questa tecnologia è assolutamente fondamentale per i sistemi di Gestione Documentale.
Per una migliore ricercabilità e accessibilità dei documenti
L’OCR consente alle imprese di rendere ricercabili i documenti convertendo le immagini di testo in testo effettivamente leggibile dalla macchina e memorizzandole all’interno di un DMS. Ciò migliora in maniera significativa la capacità di ricercare informazioni specifiche all’interno dei documenti, facilitando il recupero dei dati in totale rapidità ed efficienza.
Il processo di OCR è in grado di convertire il testo stampato o scritto a mano in formati totalmente leggibili dalla macchina e ciò migliora l’accessibilità dei documenti. Utile soprattutto per per i dipendenti con disabilità visiva e crea un ambiente di lavoro inclusivo, in cui molte aziende hanno deciso di adottare il lavoro a distanza.
Per l’efficientamento nell'inserimento dei dati
L’OCR automatizza l’estrazione dei testi di un documento riducendo la necessità di inserire i dati in maniera manuale. Ciò permette di risparmiare tempo e ridurre il rischio di eventuali errori umani, associati all’inserimento manuale.
Una ricerca del 2022 mostra che il rischio di inserimenti manuali errati si aggira attorno all’1% e che sebbene sembri un dato piuttosto ridotto, tali errori implichino gravi conseguenze, come ad esempio: danni alla reputazione, azioni legali o multe.
Utilizzare l’OCR per trasferire documenti in un Sistema di Gestione Documentale (DMS) consente alle imprese dei processi d’inserimento dati più rapidi e un ricollocamento delle risorse in maniera più efficiente.
Per la semplificazione dei flussi di lavoro e l'integrità dei dati
Le aziende spesso devono fronteggiare grandi volumi di documenti che devono essere elaborati e gestiti. L’OCR aiuta a snellire i flussi di lavoro, attraverso l’automatizzazione di attività quali: la categorizzazione dei documenti, l’estrazione dei contenuti e l’indicizzazione, con un miglioramento conseguente di efficienza e produttività.
La precisione nel riconoscimento dei caratteri è la caratteristica principale per cui è stato progettato il processo OCR. Ciò contribuisce a migliorare l’accuratezza e l’integrità dei dati, soprattutto nei settori in cui la precisione è fondamentale, come ad esempio: il finanziario, il legale e il sanitario.
Per l'ottimizzazione dei costi
Grazie all‘estrazione automatica del testo attraverso l’OCR si ha un’impattante riduzione nell’impiego di manodopera per l’inserimento dei dati, con conseguente e significativa diminuzione dei costi per le aziende. Ciò si traduce con un ottimizzazione dei costi, poiché si necessita di minore personale ed inoltre si riducono i tempi necessari per i processi relativi ai documenti.
Per la compliance e audit trail
Attraverso l’OCR si ha la possibilità di mantenere la conformità ai requisiti legislativi, garantendo record accurati e soprattutto ricercabili. La creazione di indici basati sul testo contribuisce alla creazione di soliti audit trail, che sono cruciali per i settori che necessitano una documentazione davvero dettagliata ai fini della conformità.
Per l’integrazione con i sistemi aziendali e il miglioramento della Customer Experience
Il processo OCR può essere anche integrato nei sistemi e nelle applicazioni aziendali già esistenti, migliorando le capacità senza richiedere una visione completa. La flessibilità offerta permette alle aziende di utilizzare l’OCR per esigenze specifiche all’interno della loro infrastruttura.
Le aziende possono anche utilizzare l’OCR per migliorare l’esperienza dei clienti, elaborando e recuperando, in maniera efficiente le informazioni dai documenti. Ciò è particolarmente importante nel dipartimento di servizio clienti, dove l’accesso rapido a informazioni precise può migliorare la soddisfazione degli stessi.
Chi beneficia del riconoscimento ottico dei caratteri?
La tecnologia OCR è vantaggiosa per molte persone e per molti settori. Qualsiasi settore o azienda che abbia a che fare con documenti cartacei o basati su immagini può trarre vantaggio dall’OCR, migliorando la gestione documentale, la ricercabilità e l’efficienza dei flussi di lavoro.
Chi può effettivamente trarre vantaggi?
Agli individui
I privati infatti possono trarre vantaggio dall’OCR nella gestione dei documenti personali. Questo sistema permette loro di digitalizzare e organizzare i documenti cartacei, facilitando la ricerca di informazioni e creando archivi digitali, grazie alla condivisione dei documenti in formato elettronico.
Alle PMI e alle grandi imprese
Le PMI possono utilizzare il sistema l’OCR per snellire i processi documentali, riducendo gli sforzi di inserimento manuale dei dati e migliorando l‘efficienza dei loro workflow. L’OCR è particolarmente indicato per tutte le aziende ma in particolare soprattutto per quelle che hanno a che fare con un volume significativo di documenti cartacei.
Le grandi aziende maneggiano spesso grandi quantità di dati e documenti. L’OCR infatti le aiuta a digitalizzare e gestire questi documenti più efficientemente, migliorando: l’accuratezza dei dati, la ricercabilità e l’accessibilità complessiva dei documenti.
Alle istituzioni finanziarie
Banche, servizi finanziari e società di contabilità traggono vantaggio dall’OCR automatizzando l’elaborazione di documenti quali: fatture, ricevute ed estratti conto. Tutto ciò consente di migliorare l’accuratezza dei dati finanziari e accelerare l’elaborazione delle transazioni.
All’industria sanitaria
Infatti, le organizzazioni sanitarie utilizzano il processo OCR per digitalizzare cartelle cliniche di pazienti, moduli medici e documenti di prescrizione.
Il sistema OCR migliora così l’accuratezza e la precisione dei dati, facilitando l’accesso rapido alle informazioni dei pazienti e supportando la conformità agli standard delle cartelle cliniche elettroniche (EHR).
Ai servizi legali
Studi e dipartimenti legali spesso si trovano a dover gestire una grande mole di documenti, tra cui: contatti, depositi in tribunale e corrispondenza legale. Il sistema OCR aiuta a convertire e gestire questi documenti in maniera digitale, in modo tale da rendere più efficiente il recupero delle informazioni trattate.
Al commercio al dettaglio e agli e-commerce
Poiché i rivenditori e le aziende e-commerce impiegano l’OCR per l’elaborazione delle fatture, gli ordini d’acquisto e per la documentazione riguardante le spedizioni.
Ciò aiuta a semplificare la gestione inventariale, l’elaborazione di ordini e altre attività attinenti.
Alla logistica e alla catena di approvvigionamento
Infatti, le aziende di logistica e di gestione della catena di fornitura hanno modo di trarre benefici dall’utilizzo dell’OCR proprio nella gestione dei documenti di spedizione, delle bolle di consegna e delle fatture. Tutto ciò migliora l’accuratezza e la velocità nel processo di elaborazione di ordini e durante l’attività di gestione dell’inventario.
Alle risorse umane (HR)
L’OCR viene utilizzato nei reparti di Risorse Umane (o HR) per digitalizzare e gestire i registri dei dipendenti, le candidature e altri documenti relativi. Così facendo è possibile migliorare l’efficienza dei processi di assunzione e soprattutto di inserimento di eventuali dipendenti.
I casi d’uso dei servizi OCR includono: fatture in arrivo, avvisi di pagamento e fatture e ricevute di consegna.
Fatture in arrivo
L’OCR automatizza l’estrazione d’informazioni dalle fatture in arrivo, rendendo più agevole l’elaborazione più rapida e riducendo errori nelle transazioni finanziarie.
Avvisi di pagamento
Poiché l’OCR estrae i dettagli rilevanti dai documenti di avviso di pagamento, migliorandone l’accuratezza dell’elaborazione dei pagamenti.
Fatture e ricevute di consegna
Il sistema di OCR aiuta a digitalizzare e organizzare le bolle di consegna e le ricevute, facilitando così la tracciabilità delle spedizioni e la gestione dell’inventario.
Che ne sarà in futuro del riconoscimento ottico dei caratteri?
Nel 2023, il mercato globale ha registrato un riconoscimento ottico dei caratteri da ben 12,56 miliardi di dollari e delle aspettative di crescita del 14,8% fino al 2030. Si prevede solo quali saranno i suoi sviluppi nei prossimi anni, soprattutto con l’adozione dell’apprendimento automatico, dell’automazione e dell’intelligenza artificiale.
Tanto più la qualità dei tuoi documenti digitalizzati sarà alta, tanto più accurati saranno i tuoi processi in DocuWare. Trasforma i tuoi documenti fisici in documenti digitali e permetti all’innovazione di raggiungerti.
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