Guida completa ai Workflow automatizzati:
come risparmiare tempo e denaro
Soprattutto quando si parla di aziende con esperienze decennali, modificare le attività di routine può risultare complicato: infatti i dipendenti stessi potrebbero risultare riluttanti nell’apprendere un nuovo modo di svolgere un lavoro che è da sempre stato svolto secondo metodologie pre impostate ed ormai familiari. Per questo motivo spesso le aziende utilizzano processi manuali e macchinosi, sottovalutando il potenziale e il successo di flussi di lavoro automatizzati.
Ma è arrivato il momento di compiere un passo in avanti!
Vai avanti a leggere per scoprire insieme a noi tutti i segreti per creare workflow automatizzati di successo che ti permettano di risparmiare tempo e denaro ed aumentare la tua produttività.
Cosa si intende per workflow automatizzati?
I workflow automatizzati, o flussi di lavoro automatizzati, sono strumenti generati da software appositi per gestire attività documenti e dati. Vengono utilizzati per organizzare l’ordine delle attività che costituiscono un processo aziendale secondo il formato del “se/allora“.
Esempio: se l’importo di una fattura è inferiore a 500 euro, il sistema può approvarla senza revisione. Se invece è superiore a 501 euro, il flusso di lavoro la indirizza al responsabile che deve approvarla
Queste fasi del processo di approvazione sono impostate dal sistema per essere eseguite in maniera autonoma, con il controllo da parte dei dipendenti o utilizzando entrambi i metodi.
Ogni flusso di lavoro è composto da:
- Attività avviate dall’utente (es. un membro del personale decide lo stato di un documento come l’approvazione o il rifiuto di una fattura)
- Attività automatizzate (es. il sistema invia automaticamente la fattura ad un secondo dipendente dopo che questa è stata approvata dal responsabile)
Come valutare i processi aziendali attivi
È importante prendersi il tempo necessario per poter comprendere tutti i processi che attualmente nella tua azienda vengono gestiti attraverso strumenti cartacei. In primo luogo ci si può concentrare sull’automazione delle attività manuali ripetitive identificando i passaggi principali e le problematiche cruciali.
È importante farsi le giuste domande e tenere in considerazione il parere degli utenti finali che spesso sono più coinvolti rispetto ai manager nei processi.
Quali domande porsi prima di automatizzare un processo?
- Da dove inizia il processo? Una email, una chiamata, un modulo elettronico, una visita di persona, etc.
- Come vengono acquisite le informazioni?
- Qual è il primo passaggio eseguito una volta ricevute le informazioni?
- Dove finiscono le informazioni?
- Chi è coinvolto nel processo?
- I documenti richiedono approvazioni?
- Dove viene archiviato il documento? In loco o in strutture esterne che quindi comportano costi?
- È necessaria l’integrazione con altri sistemi aziendali o ERP?
- I documenti e i processi devono essere accessibili anche dall’esterno tramite smartphone o da remoto?
Come utilizzare i moduli web per workflow dinamici ed ottimizzati
I moduli web, come quelli presenti in DocuWare, possono essere utilizzati per rendere i workflow ancora più dinamici e maggiormente ottimizzati. Immaginiamo ad esempio un reparto risorse umane che utilizzi un modulo web per reperire informazioni sui nuovi dipendenti: oltre ai campi anagrafici (nome, cognome e informazioni identificative) il modulo può contenere campi dedicati per esempio a indirizzo e-mail, telefono, etc.
Quando un modulo viene compilato, viene avviato un flusso di lavoro HR. Il secondo passaggio del workflow, una volta inserito l’indirizzo email, è quello di assegnare il compito all’IT di creare un account personalizzato. In questo modo i processi vengono velocizzati e i nuovi dipendenti possono essere operativi fin dal primo giorno.
La firma elettronica: lo strumento per accelerare il completamento di un workflow
Le firme elettroniche sono ampiamente adottate in ogni azienda e settore, soprattutto dopo la pandemia di Covid-19 che ha diminuito drasticamente le interazioni di persona. Inoltre, le firme elettroniche di oggi hanno spesso la stessa validità della tradizionale “firma autografa”.
I tipi più comuni di firma elettronica sono semplice, avanzata e qualificata. Il livello di sicurezza necessario dipende dall’uso che se ne fa. Firmare un documento digitale con uno stilo, come si fa ad esempio quando si conferma il ritiro di un pacco, è un esempio di firma semplice. Una firma avanzata è crittografata, con una parte della chiave elettronica accessibile solo al firmatario. Con una firma qualificata, l’identità del firmatario viene verificata anche tramite un certificato depositato presso un fornitore di servizi fiduciari (TSP).
Grazie alle firme elettroniche i workflow vengono ancora più velocizzati, sia che si tratti di accettazione di offerte di lavoro o accordi tra dipendenti e azienda. Infatti, il team non perderà più tempo ad aspettare che clienti, partner o fornitori restituiscano le copie cartacee firmate.
Esempio di applicazione della firma elettronica in un workflow
- Un documento viene inviato a uno stakeholder e richiede una firma
- L’utente conferma la propria identità tramite un TSP come Validated ID o DocuSign. I dati che verificano la firma elettronica vengono aggiunti al documento digitale.
- Il documento e la firma verificabile e tracciabile proseguono attraverso il flusso di lavoro automatizzato fino alla fase successiva richiesta dall’azienda per l’elaborazione.
Quali sono i vantaggi?
- Maggiore aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità
- Eliminazione della carta e dei costi associati
- Migliore supporto per i flussi di lavoro remoti
- Migliore conservazione dei documenti
- Recupero immediato dei documenti per supportare il servizio clienti, le vendite, le risorse umane e altri reparti
- Riduzione degli errori legati all’inserimento, all’archiviazione e al recupero dei dati
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