Cosa sono le firme digitali: la chiave per il futuro della tua azienda
Negli ultimi anni, le aziende di tutto il mondo hanno compiuto passi da gigante nell’adozione di tecnologie innovative per migliorare l’efficienza e ridurre l’impatto ambientale. Una di queste tecnologie che sta rivoluzionando il modo in cui le imprese gestiscono i loro documenti e firmano contratti è la firma elettronica digitale. Infatti, in un percorso di digitalizzazione di un’azienda l’aspetto della firma digitale non può essere trascurato.
In questo articolo, esploreremo cosa sono le firme elettroniche digitali, quante tipologie ne esistono e quali sono le differenze, i loro vantaggi e come possono trasformare radicalmente alcuni processi in azienda semplificandoli, velocizzandoli ed aumentandone l’efficienza.
Cos'è una firma elettronica o firma digitale
Una firma elettronica, detta anche firma digitale, è un metodo avanzato ed efficiente per apporre una firma su un documento digitale, che ha assunto un ruolo sempre più cruciale nel mondo moderno delle aziende. A differenza delle firme tradizionali su carta, le firme elettroniche digitali sono basate su tecnologie crittografiche sofisticate e vengono utilizzate per confermare l’autenticità del firmatario e garantire l’integrità del documento in questione. Questo processo avviene in un ambiente completamente digitale, eliminando la necessità di stampare documenti, inoltrarli fisicamente o archiviarli in formati cartacei.
Le firme elettroniche digitali sono altamente sicure e legalmente riconosciute in molte giurisdizioni, consentendo alle aziende di condurre transazioni commerciali in modo più efficiente, risparmiare tempo e denaro, e ridurre l’impatto ambientale associato alla produzione e alla gestione dei documenti cartacei.
Questa tecnologia offre inoltre un’archiviazione sicura e facilmente accessibile dei documenti firmati, semplificando notevolmente la gestione e la ricerca dei dati archiviati. In sintesi, le firme elettroniche digitali rappresentano un elemento chiave nella trasformazione digitale delle aziende, consentendo loro di operare in modo più rapido, sicuro ed ecologicamente sostenibile.
Quali sono gli elementi distintivi della firma elettronica
AUTENTICITA‘: la firma elettronica digitale, grazie alle tecnologie crittografiche utilizzate, certifica l’originalità del documento. In questo modo il legame tra il firmatario e il documento viene garantito in maniera univoca, rendendo la possibilità di manipolare o contraffare la firma estremamente remota. Questa caratteristica diventa fondamentale soprattutto se si fa riferimento a transazioni legali e aziendali, in quanto garantisce una protezione elevata dalle frodi
INTEGRITA‘: utilizzando lo strumento digitale, viene garantito che il documento non sia stato modificato in seguito alla firma e inoltre che le firme siano state apposte solo da soggetti autorizzati
NON RIPUDIABILITA’: la firma elettronica digitale è in grado di dimostrare in modo inequivocabile che è stata effettuata dal legittimo firmatario e quest’ultimo non può negare la sua partecipazione. Infatti, differentemente dalle firme tradizionali, le firme digitali contengono al loro interno una serie di informazioni: l’identità del firmatario, il momento e il luogo della firma ed altri dettagli sul documento firmato
Quante tipologie di firma elettronica esistono?
1. Firma elettronica semplice
La firma elettronica semplice è una forma di firma digitale che rappresenta un’alternativa pratica ed efficace alle firme su carta. Contrariamente alle firme elettroniche digitali più complesse, che richiedono l’uso di algoritmi crittografici avanzati, le firme elettroniche semplici possono essere create in modo più informale. Non garantiscono la paternità della firma, ma possono essere utilizzate per transazioni meno sensibili o documenti non altamente regolamentati.
Alcuni esempi di firma elettronica semplice sono ad esempio:
- I check da apporre compilando un modulo sul web
- La firma posta in calce ad una mail
- il tracciamento di una firma su un dispositivo al momento di una consegna postale
2. Firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata è una forma sofisticata e altamente sicura di firma digitale utilizzata in contesti che richiedono un livello superiore di autenticazione e validità legale. A differenza delle firme elettroniche semplici, le firme elettroniche avanzate incorporano procedure di sicurezza più avanzate, tra cui l’uso di algoritmi crittografici robusti, certificati digitali e un registro dettagliato delle transazioni.
I dati infatti sono codificati e protetti da una chiave elettronica fornita da un TSP certificato e solo il destinatario designato può firmare il relativo documento. Inoltre, in caso di firma da remoto, l’identità del firmatario viene verificata tramite il riconoscimento a 2 fattori (es. email e codice SMS)
Questo tipo di firma è progettato per garantire l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità dei documenti e delle transazioni. Le firme elettroniche avanzate sono spesso utilizzate per documenti legali, contratti, accordi finanziari e in settori altamente regolamentati come la sanità e la finanza. Parliamo di firma elettronica avanzata anche in riferimento a quella che viene inserita tramite apposito dispositivo grafometrico presente nelle banche, uffici pubblici, etc.
3. Firma elettronica qualificata
La firma elettronica qualificata è la forma più avanzata e legalmente vincolante di firma elettronica nell’Unione Europea, regolamentata dalla normativa eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Questo tipo di firma elettronica implica un rigoroso processo di verifica dell’identità del firmatario, che può includere la consegna di un certificato digitale da parte di un fornitore di servizi di fiducia qualificato che autentica in maniera univoca il firmatario. Le firme elettroniche qualificate sono legalmente equiparate alle firme autografe e hanno validità giuridica in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea.
Inoltre, le firme elettroniche qualificate sono soggette a rigidi requisiti di conservazione dei dati, garantendo una tracciabilità completa.
I vantaggi della firma elettronica
Adottare la firma elettronica durante il processo di digitalizzazione della tua azienda porta numerosi vantaggi e benefici:
- Risparmio di tempo e denaro: con l’utilizzo della firma elettronica non sarà più necessario stampare, spedire ed archiviare documenti cartacei. In questo modo puoi risparmiare tempo, denaro ed ottimizzare le attività dei dipendenti. Inoltre, la firma elettronica può essere implementata nell’automazione dei processi grazie ad appositi software di gestione documentale per consentire un’efficienza e una produttività ancora maggiore
- Efficienza operativa: l’utilizzo della firma elettronica velocizza i processi di approvazione e firma dei documenti. Questi infatti possono essere firmati in pochi clic ed inviati istantaneamente a tutti i membri coinvolti eliminando ritardi dovuti a consegne fisiche o spedizioni postali. Inoltre, l’utilizzo della firma elettronica si rivela di fondamentale importanza soprattutto per quelle aziende che hanno più sedi operative dislocate in diverse parti dello stesso paese o addirittura in paesi differenti
- Sicurezza e Autenticità: le firme elettroniche digitali utilizzano protocolli di sicurezza avanzati per garantire l’autenticità del firmatario e l’integrità del documento. Questo rende molto difficile la contraffazione delle firme e conferiscono alle aziende la massima sicurezza e validità legale
- Archiviazione facile e accessibile: i documenti firmati digitalmente possono essere archiviati in modo sicuro e facilmente accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso ad internet. Questo semplifica la gestione e la condivisione dei documenti e riduce il rischio di danneggiamento e smarrimento degli stessi
- Riduzione dell’impatto ambientale: la transazione verso l’utilizzo di firme elettroniche digitali contribuisce alla riduzione dell’uso di carta e dell’inquinamento legato alla produzione e allo smaltimento della carta
Come implementare la firma elettronica in azienda
Se arrivato a questo punto ti stai chiedendo come implementare la firma elettronica nella tua azienda, basterà seguire alcuni passi chiave
Valutazione delle esigenze aziendali
È importante iniziare con un’analisi dettagliata delle esigenze aziendali: identifica i processi che possono beneficiare maggiormente dell’adozione della firma elettronica, come ad esempio il ciclo di approvazione dei contratti, il processo di assunzione, gli accordi con i clienti e fornitori, etc.
Scelta della giusta piattaforma
Esistono numerose piattaforme per implementare la firma elettronica nei tuoi processi: è importante scegliere quella che più soddisfi le tue esigenze e che possa rendere quanto più efficiente possibile il tuo lavoro quotidiano, ma soprattutto che abbia esperienza comprovata in modo tale da garantire la sicurezza e la conformità normativa.
Un esempio è DocuWare, il software che noi forniamo ai nostri clienti, che grazie alla partnership con Provider di firma altamente qualificati (ValidatedID e DocuSign) ti garantirà di mantenere al sicuro i tuoi documenti e le tue informazioni. Inoltre, integrando la firma elettronica nell’automazione dei processi, ti permetterà di snellire notevolmente la mole di lavoro aumentando l’efficienza della tua azienda
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