Ciclo di produzione: come ottimizzarlo grazie alla digitalizzazione dei documenti dei clienti
Quando un determinato prodotto passa dall’inventario al cliente, sono diverse le tipologie di documenti che vengono coinvolti: fatture, liste di imballaggio, etichette, avvisi di spedizioni, autorizzazioni per i resi, movimentazioni e ovviamente offerte e documenti normativi.
In maniera sempre più imponente tutti i processi legati ai documenti per l’evasione degli ordini stanno diventando sempre più complessi in quanto è aumentato drasticamente il numero di fornitori e clienti a livello globale, i clienti richiedono soluzioni logistiche di consegna più specializzate ed è richiesta una sempre maggiore agilità e flessibilità. Per questo è importante considerare la digitalizzazione del ciclo di produzione della tua azienda.
Processo di documentazione del cliente
Il processo inizia nel momento in cui il cliente effettua un ordine e viene emesso il relativo preventivo, per proseguire poi durante il processo di produzione in quanto si estende anche alla documentazione che accompagna l’ordine. Per questo è importante tenere in considerazione il processo nella sua totalità in quanto i documenti forniti sono di fondamentale importanza anche per garantire un servizio clienti ottimale ed efficiente.
In che modo automatizzare i documenti del ciclo di produzione può essere vantaggioso?
1. Migliorando il tempo di produzione e riducendo i ritardi
Soprattutto per quanto riguarda la produzione, l’utilizzo di documenti digitali è diventato sempre più diffuso negli ultimi anni. Infatti, digitalizzando i documenti, i produttori possono ridurre i tempi del ciclo di produzione in modo tale da minimizzare i ritardi nell’evasione delle consegne. In questo modo i prodotti possono essere consegnati in tempo e con alti standard di qualità, anche grazie al migliore controllo sui processi di scambio.
2. Riducendo gli sprechi di carta e i relativi costi
Digitalizzare i documenti, che soprattutto nel ciclo di produzione vengono prodotti in grande quantità, significa anche ridurre gli sprechi di carta e agire in ottica ecosostenibile. In questo modo la tua azienda potrà contribuire al sostegno dell’ambiente e ridurre i costi legati all’acquisto di carta e consumabili.
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3. Risparmiando sui tempi e sui costi del personale
Grazie alle tecnologie di digitalizzazione dei documenti, questi possono essere aggregati in maniera automatica agevolando così le tempistiche delle spedizioni dei prodotti. Snellendo il ciclo di produzione, la tua azienda potrà lavorare in maniera più efficiente e le tue risorse potranno dedicarsi ad attività di valore.

4. Riducendo errori e costi di elaborazione
Le organizzazioni possono ridurre gli errori e i costi dell’elaborazione delle eccezioni causati da documenti incompleti o mancanti sfruttando i documenti digitali e automatizzando il ciclo di produzione. L’automazione del ciclo di produzione elimina gli errori di inserimento manuale, garantisce l’accuratezza e migliora la velocità di elaborazione dei documenti. I documenti digitali consentono inoltre alle organizzazioni di acquisire e memorizzare dati importanti durante l’intero ciclo di produzione, riducendo la probabilità di documenti mancanti o incompleti. Integrando i documenti digitali nel loro ciclo di produzione, le organizzazioni possono ridurre significativamente i tempi, i costi di manodopera e gli errori associati all’elaborazione manuale.
5. Migliorando il potenziale per aumentare le vendite future
Includere messaggi di marketing personalizzati nei documenti di consegna e nelle notifiche durante il ciclo di produzione ha il potenziale di rivoluzionare le vendite delle aziende. Personalizzando i messaggi per i clienti presso il punto vendita, le aziende possono incrementare le vendite future e ridurre le scorte in eccesso, rivolgendosi ai clienti con offerte specifiche che rispondono ai loro interessi. Questa strategia potrebbe portare a un’esperienza più efficace per i clienti e a una loro maggiore fidelizzazione.

6. Creando un archivio digitale per migliorare il servizio e la conformità
La creazione di un archivio digitale permette alla tua azienda di migliorare il servizio clienti, permettendoti di trovare rapidamente e facilmente tutta la documentazione relativa a un determinato cliente. Inoltre, consente di mantenere la conformità alle varie normative e standard che regolano i cicli di produzione e i documenti digitali.
7. Permettendo di rispettare i requisiti minimi per ogni Paese
Le aziende che operano in settori fortemente regolamentati devono fare i conti con una moltitudine di requisiti di documentazione specifici per ogni Paese, volti a garantire la sicurezza della gestione e della spedizione di materiali pericolosi, merci refrigerate, sostanze controllate e altro ancora. Per stare al passo con questa domanda, le aziende devono disporre di un ciclo di produzione ben definito. Con i documenti digitali, che possono essere facilmente aggiornati e personalizzati, è così possibile essere sempre conformi alle normative in evoluzione.

8. Agevolando la condivisione delle informazioni a livello globale
Nel panorama aziendale moderno, le organizzazioni hanno sempre più a che fare con clienti e fornitori distribuiti a livello globale, e per questo cresce quotidianamente l’esigenza di digitalizzare la documentazione di base dei clienti e di condividere tali informazioni tra i processi aziendali. A tal fine, sta diventando sempre più importante la necessità di digitalizzare la documentazione dei clienti e di snellire il ciclo di produzione per condividere senza soluzione di continuità queste informazioni tra i processi aziendali. Ciò consente alle organizzazioni di servire meglio i loro clienti e fornitori globali, oltre a fornire un maggiore controllo e visibilità sul loro ciclo di produzione. Infatti, la gestione dei processi con fusi orari e geografie diverse non può essere effettuata se ci si basa su processi cartacei.
8. Aiutando i dipendenti a soddisfare e superare le aspettative del cliente
Utilizzando i documenti digitali nel ciclo di produzione, i dipendenti che si occupano del servizio clienti sono in grado di accedere alle informazioni del cliente in modo rapido ed efficiente. Ciò consente di anticipare le loro esigenze e di ridurre gli errori, migliorandone la soddisfazione. L’accesso a tutte le informazioni associate a un cliente consente ai rappresentanti del servizio clienti non solo di soddisfare, ma anche di superare le aspettative dei clienti, rendendoli una risorsa preziosa per qualsiasi organizzazione.
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